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Las dietas de trabajo en la Declaración de la Renta

Las compensaciones por gastos de locomoción, manutención y estancia, hasta un límite fijado, están exentas de gravamen

Algunos trabajadores tienen que desplazarse fuera de su centro laboral (la oficina, la fábrica, el taller, etc.) para realizar sus funciones. Este nuevo destino puede estar situado en el mismo municipio en el que desempeñan su labor o en otra localidad. Para compensar los gastos de locomoción, manutención y estancia que ocasiona este trabajo, perciben unas dietas. Como se detalla en el siguiente artículo, estas compensaciones, hasta el límite fijado, están exentas de gravamen y, por tanto, no se tienen en cuenta al presentar la Declaración de la Renta.

Asignaciones para gastos de viajes

Las dietas y asignaciones para gastos de viaje están comprendidas en los rendimientos íntegros del trabajo, excepto los de locomoción y los considerados normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, con los límites establecidos por ley.

Sí están sujetas al IRPF las cantidades percibidas por el empleado en concepto de desplazamiento desde su domicilio hasta el lugar de trabajo, aunque ambos estén en distintos municipios. Por tanto, en este caso se incluyen en la Declaración como rendimientos íntegros del trabajo.

No obstante, en este ejercicio están exentas las cantidades satisfechas a las entidades encargadas de prestar el servicio público de transporte de viajeros para el desplazamiento de los empleados entre su lugar de residencia y el centro de trabajo, incluidas las fórmulas indirectas de pago. Ello, siempre que cumplan las condiciones marcadas y hasta las cuantías establecidas.

Cuantía de las dietas de locomoción

Los trabajadores cuentan con distintas opciones para realizar los desplazamientos y, en todos los casos, las asignaciones destinadas por la empresa para gastos de locomoción están exentas de IRPF.

Pueden utilizar el transporte público y, para acreditar el recorrido realizado, el importe del gasto se justifica mediante una factura o un documento equivalente. Si no usa medios colectivos, el importe exento de declarar es de 0,19 euros por cada kilómetro recorrido, más el coste del peaje y el aparcamiento, siempre que se justifique que el desplazamiento y los gastos se han realizado.

En los gastos de locomoción también se incluye el importe del peaje y el aparcamiento

En ocasiones, la empresa paga estas dietas a un precio más elevado del establecido por la ley, sobre todo en los desplazamientos privados, como manera de fomentar estos viajes o de compensar las molestias del desplazamiento. La cantidad que exceda de la cuantía legal está sujeta a gravamen en concepto de rendimientos del trabajo.

Gastos de manutención y estancia

Los desplazamientos fuera del lugar de trabajo no solo generan gastos de locomoción, sino también de manutención y estancia. Cuando el empleado tiene que desempeñar sus funciones fuera del municipio en el que trabaja de manera habitual y en una localidad distinta a la de residencia, genera unos gastos en comida, hoteles, etc. Estos desembolsos en restaurantes y demás establecimientos de hostelería se compensan por las empresas en forma de dietas y, como tales, no están sujetos al IRPF ni se computan como rendimientos íntegros del trabajo hasta el límite establecido.

Cuando el desplazamiento y la permanencia en un mismo municipio sea por un periodo superior a nueve meses, las asignaciones no están exentas de gravamen.

Para que la exención pueda aplicarse, es imprescindible que el pagador acredite el día y lugar del desplazamiento y también su motivo. Al igual que sucede con los gastos de locomoción, se establecen unas cantidades máximas exentas de IRPF en función de los trabajadores a los que vayan destinadas y si existe o no pernoctación en un lugar diferente a su domicilio.

Si las empresas pagan por las dietas más de lo establecido legalmente, el excedente tributa

Para los funcionarios y el resto de empleados con destino en España que pasen la noche en otra localidad, los gastos de estancia con carácter general son los que se justifiquen. Hay una excepción entre los trabajadores: cuando sean conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera sin justificación de gastos, será de 15 euros al día en España y de 25 en el extranjero. Los gastos de manutención para los empleados en general están exentos hasta el límite de 53,34 euros al día, si el municipio es español, y de 91,35 euros, si se ubica en el extranjero.

Cuando no sea necesario pernoctar, la manutención que no tributa, con carácter general, se fija en 26,67 euros diarios, si el trabajo se realiza en una localidad de España. Es de 48,08 euros, si se ejerce en el extranjero. Si las dietas de manutención las recibe personal de vuelo, están exentas hasta 36,06 euros al día en municipios españoles, y 66,11 en otros fuera del país.

En cuanto a las dietas percibidas por funcionarios y otros trabajadores con destino en el extranjero, no se exige el requisito de que el desplazamiento y la permanencia no sea por un periodo continuado superior a nueve meses.

Para estos empleados, tiene la consideración de dieta exceptuada de gravamen el exceso que perciban sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de estar destinados en España. Es necesario que estas personas destinadas en el extranjero sean contribuyentes del IRPF. Están incluidos los funcionarios públicos españoles, el personal al servicio de la Administración del Estado, quienes trabajen para otras administraciones públicas y los trabajadores de empresas con destino en el extranjero.

También hay un tercer grupo de empleados que presta sus servicios en centros de trabajo móviles o itinerantes. Algunas empresas, por la actividad que realizan, necesitan que sus trabajadores se desplacen a los lugares donde son requeridos. Es el caso de las compañías de montaje eléctrico, de instalaciones telefónicas o los circos, entre muchas otras. El empleado sabe que el trabajo conlleva la indeterminación del centro donde presta sus servicios y se desplaza con la empresa en la que trabaja.

Este colectivo también puede aplicarse el régimen general de dietas y gastos de viaje exentos de IRPF en las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia. Han de estar contratados para prestar sus servicios en este tipo de centros móviles o itinerantes, siempre que los desplazamientos se realicen a localidades distintas a la de residencia habitual del trabajador.

Reglas especiales

Junto con esta normativa general aplicada a las personas que se desplazan a otros municipios, destinadas en España, en el extranjero o que realizan sus funciones en centros de trabajo itinerantes, hay unas reglas diferentes aplicables a otros colectivos.

  • Por una parte, las relaciones laborales especiales de carácter dependiente. Son numerosas las personas a quienes la empresa no les paga dietas por desplazamiento o permanencia en otros lugares. Una compañía puede contratar a los representantes de comercio para que muestren sus productos en otras provincias y acordar que esta no abone los gastos de locomoción, estancia y manutención, que correrían por cuenta del empleado.

    En estos casos, los gastos de estancia siguen las normas generales, pero en lo referente a los gastos de locomoción y manutención se aplica una regla especial que permite que, cuando estos gastos no se resarzan de forma específica por las empresas donde los empleados presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos íntegros del trabajo que se deriven de estas relaciones laborales especiales puedan minorar sus ingresos. Para ello es imprescindible que se justifique que se han realizado los desplazamientos.

    La minoración será, en concepto de gastos de locomoción, el importe que se justifique con una factura o un documento equivalente cuando se realice en trasporte público. Si se utiliza un medio privado, 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento. También se incluyen los gastos de manutención, que ascienden a 26,67 euros diarios en el territorio español y 48,08 en el extranjero.

    Donde no hay minoración es en los gastos de estancia. Si la empresa no resarce al trabajador por este concepto, el empleado no podrá aplicarse ninguna deducción por el dinero invertido.

  • Otro supuesto en el que se aplican reglas especiales es el traslado del puesto de trabajo a un municipio distinto. Con la crisis hay, además de muchos despidos, un cierre masivo de fábricas, oficinas y sucursales bancarias que, a su vez, generan una movilidad casi obligatoria de los trabajadores que continúan contratados. A menudo, es necesario cambiar de localidad. En estos casos, las asignaciones para gastos de viaje están exoneradas de gravamen, siempre que el traslado exija el cambio de residencia.

    Las cantidades percibidas que no tienen que declararse corresponden en exclusiva a los gastos de locomoción y manutención del trabajador y sus familiares durante el desplazamiento, así como los generados por el traslado del mobiliario y otros enseres.

Jurados y miembros de mesas electorales

Quienes hayan formado parte de un jurado en 2012 o hayan sido seleccionados en un principio, aunque después no hayan realizado esta función, habrán percibido unas dietas que están exentas de gravamen. El régimen retributivo se fijó en el año 1996 y las cuantías se actualizaron por una Resolución del Ministerio de la Presidencia de 21 de julio de 2006.

La cuantía de las retribuciones e indemnizaciones correspondientes al desempeño de la función del jurado se revisó, sobre todo, porque no se habían modificado desde 2002. Desde entonces, ha habido una clara evolución en los salarios y los precios de alojamiento, manutención y carburantes.

Según la resolución de 2006, la retribución diaria de los jurados se fija hoy en 67 euros, mientras que los candidatos no seleccionados finalmente para realizar esta función reciben una retribución única de 33,50 euros.

Los gastos de viaje con utilización del vehículo particular son de 0,19 euros por kilómetro si se hace en automóvil, y de 0,078 si se utiliza una motocicleta.

Quien realice la función de jurado recibe 65,97 euros por el alojamiento y el desayuno y, en concepto de manutención, 18,70 euros por la comida y 18,70 por la cena.

También están exceptuadas de gravamen las cantidades percibidas por los miembros de las mesas electorales. La Orden INT/3782/2007, de 13 de diciembre, establece que las personas que se designen para los cargos de presidente y vocal de las mesas electorales perciben una dieta de 60 euros. Solo tienen derecho a cobrarla los titulares. Los suplentes tendrán esta retribución solo en el caso de que adquieran la condición de titulares. El importe percibido será íntegro, con independencia del tiempo de la jornada electoral que se desempeñe el cargo.


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