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Facturas: la importancia de conservarlas

Sin recibos no se puede reclamar un mal servicio, un pago indebido o la aparición de una pieza defectuosa en algún aparato

Ahora que el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha declarado ilegal el denominado "céntimo sanitario", solo los contribuyentes que puedan presentar las facturas de las diferentes gasolineras en donde hayan llenado el depósito de sus vehículos podrán cobrarlo. Esto pone de manifiesto la importancia de conservar estos documentos de pago durante varios años, ante la posibilidad de encontrarse ante una circunstancia como esta o de similares características. En el siguiente artículo se señala qué recibos deben guardarse, cómo y por qué hacerlo.

Guardar siempre las facturas

Es frecuente entre los consumidores que, una vez realizada la compra o prestación de un servicio, se queden con la factura que acredite su pago, pero que, a los pocos días, bien la tiren a la basura o acabe en cualquier sitio que les sea difícil recordar si en algún momento la necesitan. Conservarlas es de especial relevancia, ya que si no puede acreditarse un gasto, esto impedirá ejercer cualquier acción, como ha sucedido en el reciente caso del "céntimo sanitario".

Las facturas y recibos son la constatación de que en realidad se ha comprado un producto o servicio

Por ello, lo más aconsejable es guardar estos documentos debidamente en una carpeta o archivador, para que puedan estar localizables en cualquier momento y de forma rápida. Esta máxima se puede aplicar a todo tipo de facturas, desde los recibos domésticos (gas, luz, telefonía...) hasta las compras realizadas (ordenadores, muebles o electrodomésticos), pasando por cualquier reparación en el hogar (servicios de fontanería, ebanistería o electricidad). También están incluidas las operaciones bancarias llevadas a cabo, desde una transferencia hasta la contratación de un depósito, sin olvidar las operaciones de Bolsa.

Cualquier factura debe ser objeto de atención y nunca olvidarla o romperla. El precio de no hacerlo puede ser demasiado caro, ya que no se podrá reclamar un mal servicio, un pago indebido o la aparición de una pieza defectuosa en algún aparato.

¿Por qué conservarlas?

Perp ¿por qué se deben conservar los recibos durante un periodo de tiempo prudencial? Estas son las razones más básicas:

  • 1. Mantienen la garantía del producto y conceden el derecho a reparación o sustitución del bien adquirido.

  • 2. Actúan como el pasaporte natural para iniciar una reclamación o queja ante sus emisores, e incluso, en casos de fuerza mayor, para emprender un proceso judicial.

  • 3. Son la constatación de que en realidad se ha comprado un producto o servicio. Sin ellos no habrá prueba fehaciente de esta operación.

  • 4. Sirven para protegerse ante posibles problemas que puedan surgir en las relaciones con el vendedor o el suministrador del servicio.

  • 5. Se constituyen como un instrumento indispensable para justificar los gastos ante las autoridades tributarias.

¿Las guardo todas?

La importancia de almacenar las facturas se deriva del hecho de que son una acreditación de la compra o adquisición de un producto o servicio, y sin ellas no se tendrán apenas derechos. Pero también hay que tener en cuenta que conservar o no un recibo depende del servicio prestado y que no todos cumplen las mismas funciones ni tienen el mismo periodo de vigencia.

  • Facturas domésticas: solo habrá que verificarlas, y si todo está bien, no será necesario guardarlas. Sin embargo, desde las asociaciones de consumidores recomiendan tenerlas durante un año por si hubiese que ejercer alguna reclamación. Sirven, sobre todo, para demandar un pago indebido y, en menor medida, para cambiar de tarifa.

  • Extractos bancarios: están destinados para revisar sus cuentas, y una vez estén conformes con ellas, podrá prescindirse de ellos. No obstante, en los relativos a los productos financieros (depósitos, operaciones bursátiles, fondos de inversión, tarjetas...), deben mantenerse mientras estén vigentes los servicios contratados.

  • Historia laboral: deberá guardarse, tanto el último resumen proporcionado por la Seguridad Social, como las últimas 12 nóminas, para cumplimentar las posibles cantidades impagadas en el último ejercicio o, también, para solicitar un crédito ante el banco.

  • Compras: ¿quién no ha comprado alguna vez un televisor, un ordenador? Su factura es el salvoconducto de su garantía, y si se pierde, no habrá ninguna. Por ello, deben mantenerse por un mínimo de dos años, que se incrementaría a un periodo mayor en las adquisiciones de electrodomésticos, equipos informáticos y productos audiovisuales, mientras que los justificantes de pago en ámbitos educativos y deportivos durarán el tiempo de sus actividades.

  • Seguros: es necesario guardar los recibos de pago de cualquier póliza hasta el preciso momento en que finalice el contrato o sea rescindido por el propio asegurado.

  • Bienes y propiedades: afectan a muchas personas que tienen en su patrimonio casas, vehículos, plazas de garaje, etc. En estos casos, tendrán que conservar sus escrituras mientras dispongan de la propiedad.

Atención a los recibos y facturas presentados a Hacienda

Son numerosos los contribuyentes que piensan que al presentar su Declaración de la Renta ya está todo hecho, y rompen todos o alguno de sus documentos. Grave error, ya que el proceso no está finalizado con su presentación. El motivo es bien sencillo, ya que las autoridades fiscales podrán investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro años desde la presentación de su última Declaración. De ahí que deban guardarse todos los recibos y documentos durante este periodo, que deberán ordenarse por años y por la actividad de los mismos, para tenerlos localizables si les exigen una inspección.

Esto afecta a cobros de rentas, retenciones, extractos bancarios, operaciones de inversión, compra y venta de bienes y, en definitiva, a los resguardos de cualquier operación comercial que afecte a la Declaración de la Renta de los cuatro años anteriores. La pérdida o inexistencia de las facturas puede salir muy caro al contribuyente que, al no poder justificar estos gastos, puede verse perjudicado en su correspondiente revisión. Pasados los cuatro años, ya no habrá problemas y podrán destruirse todos los documentos, para que no entorpezcan el ordenamiento de los nuevos recibos.


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