Cómo hacer una factura de trabajo

Cuando se trabaja como autónomo y no queda más remedio que entenderse con las interminables declaraciones de IVA, descuentos del IRPF… conviene tomar aire y respirar profundamente porque al final siempre salen las cuentas. Las bases para emitir las facturas de forma correcta, y asegurarse de no tener ningún problema ni con el pagador ni con la Agencia Tributaria, ahora que tenemos que hacer la Declaración de la Renta, son sencillas. Basta con incluir una serie de datos establecidos por la ley, y tener especial cuidado para no cometer errores o intentos de fraude.

La factura es un documento mercantil, fundamentalmente de IVA, que los profesionales y empresarios autónomos están obligados a emitir por los servicios realizados, un papel que resultará imprescindible sobre todo para justificar los ingresos a Hacienda. Confiere, al mismo tiempo, seguridad laboral y económica al trabajador, no sólo por el pago que recibirá de su deudor, sino por el dinero que retuvo el pagador y que debe constar en Hacienda “a cuenta” de su declaración anual de renta. Un importe que, probablemente, le devolverá posteriormente la Agencia Tributaria tras hacer la declaración.

La realización y configuración de una factura de trabajo es sencilla. No requiere ningún formato preconcebido, por lo que cada trabajador por cuenta propia puede idear su modelo particular. Aunque, por supuesto, la ley sí establece los datos que tienen que figurar en este documento, y que todo “freelance” debe conocer.

Según el Reglamento de Facturación descrito en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, una factura debe incluir las siguientes referencias:

• El nombre legal, es decir empresa S.L. o en el caso de un autónomo, el nombre y ambos apellidos del profesional que emite el documento. También el domicilio y C.I.F (Código de Identificación Fiscal), equivalente al N.I.F. en el caso de tratarse de un profesional individual.

• Cada factura debe ir cronólogica y correlativamente numerada, es decir una detrás de otra, con lo que no se podrá alterar ni la fecha ni el orden.

• La numeración tiene que coincidir con la fecha de emisión de la nota, no de la realización del trabajo. Por ejemplo la factura número 506 no podrá nunca tener una fecha anterior a la número 504.

• Los datos identificativos del pagador o cliente al que va dirigida la factura (nombre legal, dirección y C.I.F).

• El concepto: descripción completa y concreta de los servicios prestados. No es suficiente escribir “trabajo realizado en el mes de febrero”.

• El importe de la operación detallando el precio base, al que se le suma el IVA siempre de manera desglosada. El Impuesto sobre el Valor Añadido general es del 16%, aunque según la actividad que realice tributará en IVA con un porcentaje “reducido” -del 7%- o “súper reducido” -del 4%-. Se sumará un 7% de IVA cuando se desarrolle la profesión dentro del mundo cultural, deportivo, hostelero o como un promotor que venda una vivienda nueva. El caso de superreducción de este impuesto atañe especialmente a los vendedores de productos naturales sin elaborar o de primera necesidad, como las hortalizas, el pan, la leche o los medicamentos. Incluso existen algunos servicios exentos de IVA, como por ejemplo todos aquellos relacionados con los derechos de autor (músicos, artistas, periodistas) o la sanidad (odontólogos). Los profesionales que duden en tributar o no el IVA pueden consultarlo en el artículo 20 de la Ley del IVA 37/2003.

  Los empleados del hogar pertenecen a un régimen laboral especial, por lo que no emiten facturas, sino que son contratados por el cabeza de familia.

  Es importante tener en cuenta que si el servicio se va a efectuar en el extranjero o los bienes que se vendan salen de España, la factura no debe incluir el IVA, ya que el cliente o pagador tributará en su propio país.

• Si se trabaja como profesional y se factura a empresas o a otros profesionales, a la suma del precio base más IVA, ha de restarse el IRPF, según el modelo del cuadro que se detalla a continuación. La retención sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es habitualmente del 15%. Sin embargo, la retención se reducirá a un 7% durante ese ejercicio de inicio de la actividad y los dos siguientes años, siempre que sea el primer trabajo como profesional. La deducción del IRPF únicamente procede cuando la factura se extiende a otra empresa, que ingresará dicha retención en Hacienda a nombre del emisor. Ésa es la parte del dinero que tras la declaración de la renta le saldrá a devolver. Por eso, el IRPF no debe incluirse en la nota cuando se cobra un servicio a un particular, al cliente final.

No hay que olvidar exigir los mismos requisitos para las facturas que se reciban por el desarrollo de la actividad, ya que así se podrá deducir el IVA y el gasto en el IRPF, pues unos simples tickets no serían suficientes.

Las sanciones

Realizar una factura es una tarea sencilla, pero hay que tener cuidado con los despistes, ya que pueden costar caro, según advierte Manuel Arenas, técnico de la Oficina Nacional de Gestión de la Agencia Tributaria. La Ley General Tributaria establece un régimen de sanciones en su artículo 201, y la simple falta de expedición de una factura, por ejemplo, puede llegar a traducirse en una multa de 300 euros por documento. En el caso de intento de fraude, como la emisión de facturas falsas, el Estado cobrará una sanción del 75% del importe total cobrado. También contarán como inválidas aquellas facturas que se hayan modificado indebidamente, aunque sea por un error.

Pero todo error puede subsanarse, y hay dos tipos de factura para estos casos:

• Facturas negativas o abonos: Especialmente aplicables en el cobro de productos, más que de servicios. Surgen por un error en la facturación o por devoluciones. Lo primero que hay que hacer es establecer una serie nueva, con otra numeración correlativa desde el principio. Naturalmente, tiene que figurar la fecha en la que se realiza la modificación. El cálculo que procede es la resta del valor del producto o servicio (por ejemplo por devolución de un abrigo) con la correspondiente deducción del IVA.

• Facturas rectificativas: Se emplean cuando se ha cometido un error en una factura ya enviada, como por ejemplo poner mal el nombre de la empresa receptora, o por haber hecho mal las cuentas. Se necesitará otra serie nueva correlativa con la fecha en que se modifica y se deberá especificar que se trata de una “factura rectificativa de la número xxx de fecha xxx, por error en…”.

Consejos

A la hora de emitir una factura es importante tener en cuenta que sólo se puede expedir un original. En todos los demás ejemplares ha de figurar claramente la palabra “duplicado”, copias igualmente válidas ante la ley, además de muy útiles si la factura tiene diversos destinatarios o si se pierde el original, como aseguran desde uno de los más relevantes portales de empleo españoles.

Es, además, fundamental conservar todas las facturas expedidas durante un período de cuatro años a partir de la liquidación de impuestos (el IVA se liquida trimestralmente; el IRPF anualmente, en junio). Así lo marca la ley y, en caso de auditoría o cualquier problema con Hacienda, se dispondrá de las pruebas necesarias sobre los cobros efectuados.

Hay que conservar las facturas durante cuatro años desde su presentación en la Declaración de la Renta y asegurarse de que el documento no puede ser alterado por nadie

Las facturas deben emitirse bien en el momento de la realización del servicio, o bien en un plazo máximo de un mes, en caso de que las operaciones vayan destinadas a una misma empresa o persona. Conviene guardar la factura original en papel, aunque ello no es óbice para tener la factura también en soporte digital. Si se envía la factura al pagador a través de correo electrónico, debe hacerse sólo en un formato que no se pueda alterar, ya que como asegura Arenas, es “una práctica muy peligrosa mandar documentos modificables” y debe huirse de formatos Word, Excel e incluso PDF, programas que sólo se podrán emplear con personas de entera confianza. De lo contrario, es posible encontrarse con la desagradable sorpresa de que alguien haya cambiado los términos de la factura, lo que podría suponer un problema a la hora de declarar los ingresos.