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Programas para organizarse

Concentrarse es cada día más difícil. En una vida tan complicada y llena de distracciones, hay algunos programas que pueden ayudar

  • Fecha de publicación: 10 de agosto de 2005

Las frases del tipo "esto lo dejo para mañana", "no puedo con todo" o "se me va el tiempo" son más oídas que nunca. Ante esta situación existen movimientos en Internet que ofrecen programas y métodos para organizarse mejor.

Mucha gente trabaja hoy en día frente a un ordenador. Los ordenadores son máquinas que hacen más sencillo trabajar en varias cosas a la vez, y eso es exactamente lo que ocurre. Con una ventana abierta para el correo electrónico, otra con un documento de texto, una página web con las noticias y otra con la agenda, hay demasiada dispersión para poder concentrarse en el trabajo, eso sin contar las llamadas por el teléfono móvil.

No es de extrañar que las librerías de los aeropuertos estén a rebosar de libros con distintos métodos para organizarse mejor. En la Web también surgen movimientos como GTD (Getting Things Done), que es casi una religión para llevar una vida más organizada y productiva.

Organizarse puede ser tan sencillo como comprarse una libreta de bolsillo. No obstante los nuevos programas de organización personal son más fáciles de usar y tienen más posibilidades para comunicarse con una agenda electrónica, o con el programa de correo electrónico, por ejemplo. Estos son algunos de los más usados:

My Life Organized

Es a la organización personal lo que las hojas de cálculo a la contabilidad: sirve para cualquier situación. MLO, como lo conocen los adeptos, es un programa para organizar listas de tareas, o "To Do Lists", en inglés. Hay una versión gratuita, y otra de pago capaz de sincronizarse con los programas más conocidos.

El programa presenta dos paneles. En el de la izquierda se añaden tareas, como "Entregar presupuesto" o "Llevar traje a la tintorería". Estas tareas se pueden organizar en un árbol, y así separar las personales de las profesionales, por ejemplo, o dentro de las profesionales, separar todas las tareas de un trabajo concreto.

La prioridad de cada tarea en cada rama del árbol se ajusta con un simple mando deslizante, que mide la importancia de la tarea para la rama de la que depende. Por ejemplo, dentro de la rama personal, tendrá mayor prioridad "pagar recibo" que "lavar el coche". Las tareas aparecerán organizadas automáticamente según la prioridad que tengan en relación al resto.

Mind Manager

Las jerarquías son una forma poco natural de organizar las ideas. El cerebro funciona por asociaciones, encadenando una idea a otras muchas y formando una red, algo parecido a la web, con sus enlaces de una página a otra.

Esta es la filosofía detrás de los mapas mentales. A la hora de plantear un proyecto, anotar ideas para una novela o preparar una fiesta, se toma un papel y se escribe en el centro la idea principal: "Fiesta". Después se escriben alrededor las ideas secundarias, como "llamar invitados" o "comprar bebidas", formando una especie de pulpo.

Mind Manager es uno de los programas más utilizados para crear mapas mentales con el ordenador. A cada una de las ideas se le puede enlazar una página web, un documento de texto o de hoja de cálculo, o una tarea en la agenda electrónica. El gráfico se puede utilizar para presentar las ideas en una reunión, como las notas para una conferencia, o simplemente para identificar de un vistazo las tareas pendientes de un trabajo.

Life Balance

Life Balance es un programa que pretende lo que su nombre indica. No sólo dispone de una agenda para las tareas profesionales, sino que también organiza las otras partes de la vida que ocupan tiempo y no deben descuidarse. Las categorías de las tareas son "Ganarme la vida", "Organizarme", "Ver a la familia y amigos", "Cuidarme" y "Relajarme". Cada una tiene asignado un color diferente, y en ellas cabe desde una llamada importante a un cliente hasta la visita al gimnasio tres veces al día, pasear al perro o darse un baño relajante. Lo mismo puede aplicarse a la dieta, para equilibrar las cantidades de proteinas, hidratos y grasas.

Lo ideal es mantener la atención a cada tarea equilibrada. Si se está descuidando el trabajo, o a los amigos, aparecerá representado en un gráfico de tarta, donde se puede ver qué necesita mayor atención.

El programa se puede sincronizar con los programas más conocidos, como Outlook, o con las agendas electrónicas Palm, y hay versiones tanto para Windows como para Macintosh.

Algunos consejos

  • No hay métodos ni herramientas infalibles. Cada persona debe encontrar la mejor forma de organizarse.
  • La mayoría de los programas disponen de versiones de prueba, y hay algunos gratuitos. Es una ocasión de ver si funciona antes de comprar la versión completa.
  • Quienes no están acostumbrados a utilizar una agenda de papel, puede que tampoco se apañen con una agenda electrónica.
  • Una vez encontrado el programa ideal para organizarse, es conveniente aprenderse los atajos de teclado y otros trucos para trabajar más rápido con él.

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