Per complir amb Hisenda, no n’hi ha prou amb fer la Declaració de la Renda o confirmar l’esborrany que envia l’Agència Tributària. Fa mancada ser ordenat, acurat i fins i tot tenir bona memòria. És convenient que així sigui perquè la cita amb el fisc no acaba amb la presentació de l’IRPF. A qualsevol moment, Hisenda pot iniciar una recerca fiscal. Passats quatre anys prescriuen els delictes fiscals, però fins llavors s’ha de conservar qualsevol document que pugui estar sota la supervisió de l’Administració. Entre uns altres, tal com s’indica en aquest article, convé tenir sota control certificats de retencions, extractes bancaris i factures relacionades amb activitats econòmiques, així com qualsevol document que acrediti una compra o venda d’un ben patrimonial.
L’Agència Tributària pot investigar a qualsevol contribuent en un termini de fins a quatre anys després que es presenti la Declaració, per la qual cosa és aconsellable guardar tots els certificats de retencions i cobraments de rendes que acrediten els ingressos declarats durant aquest temps. Oblidar on s’ha guardat un document, perdre-ho o no haver-ho obtingut al seu moment pot sortir molt car.
Certificats de retencions
Els certificats de retencions són els principals documents que cal tenir controlats en fer la Declaració de la Renda. En general, les empreses emeten aquestes notes informatives i les reparteixen als seus treballadors a l’abril o maig. En aquests impresos, les companyies fan constar informació econòmica important que ha de passar pel “escàner” d’Hisenda. A més de trobar dades personals, tant de l’empresa com de l’empleat, figuren aspectes com els rendiments del treball bruts que s’han aconseguit durant l’any fiscal (que va de l’1 de gener al 31 de desembre) i les retencions aplicades.
En alguns casos, poden contenir detalladament dades sobre el que s’ha ingressat en concepte de rendiments del treball en diners (retribucions dinerarias) i com a rendiment en espècie (algun tipus de regal).
Els certificats de retencions contenen les dades personals d’empresa i empleat, a més dels rendiments del treball bruts
En el cas de les retribucions dinerarias, els diners a través de nòmina que rep el treballador, en el certificat ha d’especificar-se l’import íntegre satisfet i les retencions practicades.
Quant als rendiments en espècie, el càlcul és més complicat, ja que tots els regals o premis atorgats per qualsevol entitat privada (els públics estan exempts) a un contribuent passen pel fisc i tenen la consideració de rendiment de treball. En aquests casos, en els certificats de retencions ha de constar la valoració d’aquest regal al mercat i els ingressos a compte efectuats a càrrec del contribuent. La valoració del regal serveix per calcular aquesta retenció, que haurà de ser la mateixa que es practiqui pels seus rendiments de treball. També en aquests documents han de constar les dietes rebudes pel treballador.
Sigui el que sigui el concepte, tota empresa que realitzi un pagament al llarg de l’exercici ha d’emetre el seu corresponent certificat de retencions. En general, el retenedor o obligat (que és com es denomina en Hisenda a qui efectua un pagament) ha d’expedir un certificat acreditatiu de la retenció practicada o dels ingressos a compte efectuats en favor del treballador, així com de les restants dades que hagin d’incloure’s en el resum anual de retencions. Perquè els documents siguin legals, hauran de constar la signatura i el segell de l’empresa o pagador.
Documents bancaris i productes que desgraven
En el plànol de l’estalvi, també l’Agència Tributària es comporta com un àvid detectiu, que no lleva ull a cap dada. És, per tant, important guardar tots els documents que serveixin per acreditar moviments en els comptes corrents o contractació de qualsevol producte d’inversió. Hisenda creua dades de manera constant amb les entitats financeres, la qual cosa li permet enviar en els esborranys dels seus contribuents tota la informació relativa als moviments de comptes corrents, salaris o compra-venda de nous productes financers, amb les seves corresponents minusvalideses o plusvàlues generades. En qualsevol cas, convé comparar-los amb els extractes bancaris i documents personals, perquè l’Administració també es pot equivocar.
Els bancs estan obligats a remetre extractes amb la informació fiscal dels productes que tinguin contractats els seus clients. En aquests impresos, ha d’aparèixer informació com el saldo global a final d’any, els interessos que ha generat cada producte (en el cas d’instruments d’estalvi com a comptes o dipòsits, que donen interessos periòdics) i les retencions a compte efectuades. En el cas d’iniciar una inspecció, Hisenda pot sol·licitar aquests documents. En relació amb els dipòsits bancaris, comptes corrents o títols de renda fixa es vigilen dades com el saldo global, els interessos i la retenció a compte, fixada en el 18%.
Els bancs estan obligats a remetre extractes amb la informació fiscal dels productes que tinguin contractats els seus clients
Quant a productes d’inversió, en els extractes bancaris ha de figurar informació sobre el nom comercial del producte (per exemple fons d’inversió, pensions, accions) i els guanys o pèrdues generades, si s’hagués efectuat la seva venda.
També és necessari guardar tots els contractes que se signen a l’hora de formalitzar la subscripció d’un producte. Convé tenir en lloc segur els contractes de fons d’inversió, pensions, assegurances… En aquests impresos hi ha informació útil sobre quan es va contractar el producte, la qual cosa pot servir per comprovar la seva cotització (si escau) al mercat al moment de la seva compra.
Alguns dels documents bancaris més rellevants -i que s’han de conservar per si l’Agència Tributària inicia una inspecció- són els que fan referència a productes que desgraven, com a plans de pensions.
Factures
Els autònoms o professionals que treballen per compte propi han de conservar, a més, tot tipus de factures que acreditin el cobrament de rendes. Un autònom pot emetre factures amb el seu nom, adreça i DNI. En aquestes factures, haurà de figurar l’IVA (sempre que l’activitat que desenvolupa no estigués exempta, com és el cas de periodistes, artistes i escriptors). Sol ser un 16%, encara que en funció de l’activitat aquest percentatge pot canviar.
A part de carregar l’IVA, l’autònom ha de descomptar un percentatge de la factura en concepte d’IRPF. Aquest impost ho retenen les empreses a les quals l’autònom factura i aquestes ho han d’ingressar en Hisenda en confeccionar les seves declaracions.
Dos dels conceptes que convé diferenciar i que venen expressats en els certificats de l’Agència Tributària són els de ingrés a compte o retenció. Fan referència al mateix aspecte: la quantitat que es queda Hisenda sempre que s’hagi efectuat un pagament. La diferència radica en la naturalesa d’aquest pagament. Així, s’aplica el terme de retenció quan es tracta de rendes del treball o del capital. Els pagaments a compte es realitzen en cas de percepcions en espècie i pagaments fraccionats, sobre empresaris i professionals.
Entre uns altres, estan subjectes a retenció o ingrés a compte els rendiments del treball, del cabdal mobiliari, els rendiments d’activitats agrícoles i ramaderes, els rendiments d’activitats forestals, els guanys patrimonials obtinguts com a conseqüència de les transmissions o reemborsaments d’accions i participacions de fons d’inversió, els rendiments procedents de llogar immobles urbans, els rendiments procedents de la propietat intel·lectual, industrial, de la prestació d’assistència tècnica, de l’arrendament de béns mobles, negocis o mines, del subarrendament sobre els béns anteriors i els procedents de la cessió del dret a l’explotació del dret d’imatge.
També tenen la seva corresponent retenció els premis que es lliurin com a conseqüència de la participació en jocs, concursos, rifas o combinacions aleatòries, estiguin o no vinculats a l’oferta, promoció o venda de determinats béns o serveis.
