Article traduït per un sistema de traducció automàtica. Més informació, aquí.

Teletreball contra la grip A 187737

És una de les mesures aconsellades per a prevenir la propagació del virus, però cal conèixer certes tècniques perquè sigui eficaç
Per elenaantunez 2 de setembre de 2009
Img teletrabajo
Imagen: Fabio Bruna

El Ministeri de Sanitat i Política Social va presentar el mes de juliol passat una guia perquè les empreses i els centres de treball posin en marxa protocols d’actuació per a prevenir contagis i actuar contra els efectes del virus H1N1. Aquesta mesura es planteja davant l’arribada del fred a la tardor. Una de les propostes és que es recorri al teletreball, almenys en les tasques que puguin realitzar-se des de casa: call center, assistència informàtica, comercials o tasques de tipus intel·lectual. Alguns experts asseguren que aquesta serà la forma de treball més estesa en el futur, però fins al moment és només una possibilitat que exerceixen pocs. Les empreses són poc inclinades a aquesta manera de relacionar-se amb els seus treballadors. A Espanya només el 8% dels empleats realitza les seves activitats des de casa, enfront del 25% d’alguns països nòrdics. Segons l’Institut Nacional d’Estadística (INE), només el 14,7% de les empreses espanyoles treballa així. Ara, forçats per la grip A, és possible que milers d’espanyols practiquin el teletreball. Per als qui mai abans ho han fet, convé seguir una sèrie de tècniques útils per a treure el màxim profit i evitar possible errors.

Avantatges i inconvenients

En línies generals, els professionals destaquen els avantatges del teletreball. El temps que s’estalvia en desplaçaments amplia les estones disponibles per a l’oci, mentre que les empreses disminueixen costos, amb oficines de menors dimensions o un consum energètic més reduït. Però el conjunt de la societat també surt beneficiat. A més de descendir la congestió del trànsit, aquesta manera de treballar ofereix la possibilitat de repoblar les zones rurals (les tasques es poden exercir des de qualsevol lloc) i facilita la reubicació de persones amb problemes d’accés al treball, com les dones amb fills al seu càrrec, els joves que busquen la seva primera ocupació i les persones discapacitades.

Entre els inconvenients, destaca l’aïllament que provoca el treball a distància i el fet que, en determinats casos, pot limitar les possibilitats d’ascens professional. En les empreses és freqüent que, a l’hora de decidir un nomenament per a un càrrec, es doni preferència a les persones que estan en l’oficina diàriament enfront dels qui es coneix menys, com és el cas d’aquests treballadors.

Primer pas: logística

Una de les qüestions més importants en el treball a distància és com i on es faran les tasques. Encara que sigui en la pròpia casa, l’espai ha d’estar perfectament delimitat de la resta de les zones. És la millor forma de no barrejar vida personal i professional, a més de poder desconnectar quan finalitza la jornada. Sempre que sigui possible, el despatx ha de tenir unes dimensions per a desembolicar-se amb comoditat, juntament amb unes condicions acceptables de llum i insonorització. Quan es realitzin labors manuals, cal adoptar mesures de seguretat per a evitar possibles accidents: tenir extintors, farmaciola, etc.

Si no es marca un horari, resulta difícil complir els objectius

Per a desenvolupar el teletreball de manera eficaç també cal fixar-se en l’equipament. A més d’una cadira i una taula còmodes i ergonòmiques, el mínim imprescindible està compost per: ordinador, impressora, línia de telèfon, connexió a Internet i un compte de correu electrònic. Si part del treball consisteix a realitzar visites a clients o sortides al carrer, cal comptar amb un telèfon mòbil per a estar localitzable.

Segon pas: disciplina

Treballar des de casa és còmode. Tant, que per a algunes persones resulta impossible davant la dificultat d’imposar-se un horari. És essencial marcar-se unes hores mínimes i complir-les, ja que en cas contrari resulta molt difícil complir els objectius. Però, a més, cal crear rutines per a evitar l’aïllament: és recomanable mantenir contacte amb altres persones (clients, companys, caps…) i reservar moments per a sortir a prendre un cafè o fer una passejada. La jornada laboral pot ser similar a la de qualsevol oficina, especialment en el nombre d’hores.

L’èxit en l’ocupació a distància depèn d’aquest aspecte: l’hora a la qual s’acaba la jornada laboral. Mantenir un horari estricte ha d’aplicar-se tant a l’hora de començar com en acabar. No convé allargar la jornada, excepte excepcions, o s’entra en una dinàmica que pot perjudicar la vida personal.

L’habitació és l’oficina. Els experts recomanen mantenir l’ordre i no treballar en bata o en pijama, ja que s’afavoreix un ritme lent i poc productiu. Tampoc s’ha de prestar molta atenció a temes personals. Com que treballar des de casa pot confondre a la família i als amics, convé deixar-los clar des del principi que, mentre es desenvolupa l’activitat, ningú ha d’interrompre.

És un error, d’altra banda, perdre el contacte amb l’empresa. Cal conscienciar-se de la importància, cada vegada major, del networking en el món laboral. Si es talla el fil de comunicació, es perden moltes possibilitats de progressar.

Tercer pas: gestionar el temps

Una de les principals claus per a ser eficient consisteix a gestionar el temps de manera adequada. No és qüestió de treballar més hores, sinó d’aprofitar-les millor. Convé establir prioritats. Un treball està compost per objectius a llarg termini i, per a complir-los, cal realitzar activitats a mitjà i a curt termini. Primer cal acabar les tasques el compliment de les quals produeixin el major benefici. Per al final, quedarà el treball la demora del qual ocasioni menys pèrdues.

És fonamental diferenciar entre les qüestions que són importants i les urgents. Un treball urgent ha de fer-se immediatament, però això no significa que sigui important. Per a fixar la prioritat d’una tasca cal distingir entre quatre categories:

  • Important i urgent: atendre un client, lliurar un treball en una data límit, etc.
  • Important i no urgent: planificar una reunió o una presentació decisiva.
  • No important i urgent: anomenades de telèfon, visites d’última hora, etc.
  • No important i no urgent: navegar per Internet sense cap motiu, etc.

Segons els experts, primer cal centrar-se en els aspectes importants per sobre dels urgents. És una matisació fonamental perquè hi ha persones “addictes a les urgències”. La veritat és que quanta més urgència es té, menor és la importància del que es fa. Una fórmula per a trobar la diferència consisteix a preguntar-se si la tasca urgent ajuda a aconseguir un objectiu important.

Cal gestionar el temps de manera rendible: no és qüestió de treballar més hores, sinó d’aprofitar-les millor

Stephen Covey, expert en lideratge, assenyala que per a fixar les prioritats cal planificar el temps des d’una visió setmanal. En la seva opinió, l’organització diària proveeix una vista limitada, mentre que la programació setmanal “amplia la foto i permet veure el que en realitat són les muntanyes. Les activitats diàries comencen a prendre dimensions més adequades quan es visualitzen en el context de la setmana”. Però el teletrabajador no sols ha de fer una previsió setmanal d’objectius i activitats. Per a ser eficaç deu, a més, portar un control diari. Cada matí ha de dedicar un temps a revisar l’agenda del dia i a establir prioritats. Al final de cada jornada, ha d’anotar què ha fet i les prioritats de l’endemà.

Els experts recomanen destinar una hora al dia per a no atendre crides (connectar el contestador automàtic) o visites. Aïllar-se per a evitar interrupcions. És el que es denomina “l’hora tranquil·la”. Durant aquest temps es fa el treball de tres hores normals repletes d’interrupcions. El millor moment és la primera hora del matí, quan és previsible que hi hagi menys interrupcions.