Article traduït per un sistema de traducció automàtica. Més informació, aquí.

Videoconferències: estalviar diners en les reunions

Cada vegada més empreses utilitzen aquest sistema per a guanyar temps i evitar gastar milers d'euros en viatges, allotjament i dietes
Per Laura Caorsi 15 de novembre de 2009
Img videoconferencia
Imagen: soapbeard

Madrid, Hong Kong, Nova York… Les eines de comunicació estrenyen els llaços comercials més que mai, fins i tot entre països separats per milers de quilòmetres. Igual que els transports, les tecnologies escurcen les distàncies i obren noves línies de negoci. Les iniciatives que fins fa poc s’antullaven impossibles, o es descartaven per la seva baixa rendibilitat, avui són una realitat gràcies als nous sistemes de comunicació, que han experimentat un auge notable des que va néixer Internet. El món -i la manera de treballar en ell- ha canviat molt des de 1980, quan les màquines de fax eren una novetat i els telèfons mòbils sonaven més a ficció que a politono. Trenta anys han bastat per a revolucionar el teixit econòmic, social i comercial. Avions, hotels, correus electrònics i anomenades de telèfon conformen la realitat de milers d’empresaris que mantenen contacte fluid entre si amb independència d’on es trobin. Han convertit el món en una enorme sala de reunions . És la dinàmica del segle XXI i, no obstant això, el mecanisme planteja dos grans problemes: els desplaçaments són cars i les converses telefòniques i els e-mails resulten impersonals. Un correu no sempre és suficient per a intercanviar i discutir idees o per a signar contractes. La solució passa, en molts casos, per recórrer als sistemes de videoconferència.

Dues alternatives d’ús

Dues alternatives d'úsEncara que el tracte personal és insubstituïble, els sistemes de videoconferència professionals permeten una comunicació pròxima, d’alta qualitat, en temps real i sense corts en la imatge o en el so. Al mateix temps, suposen un estalvi notable de temps i diners per a les empreses i els executius. La suma de totes dues qualitats -proximitat i economia- explica que, en els últims anys, les signatures s’hagin bolcat a utilitzar aquesta tecnologia en el seu profit.

No obstant això, no totes les companyies tenen les mateixes necessitats. Per a algunes, les reunions internacionals són esdeveniments puntuals que s’organitzen en moments molt concrets de l’any. Per a unes altres, són el pa de cada dia. Per aquesta raó, hi ha dues maneres d’accedir a aquests sistemes de telecomunicacions: el lloguer i la compra.

Lloguer de despatxos virtuals. És idoni per a les empreses que convoquen reunions internacionals de manera esporàdica i, per tant, prefereixen no invertir en sistemes de videoconferència propis. Diverses signatures ofereixen aquest servei a les ciutats més importants del món: un paquet que va més enllà del simple lloguer dels equips. Encara que amb subtils diferències en prestacions i preus, aquestes companyies posen a la disposició dels seus clients una oficina completa, dotada amb la tecnologia necessària per a mantenir una reunió virtual. Els proveeixen també de servei tècnic i administratiu.

Aquestes sales de conferències es troben en edificis d’oficines i en centres de negocis, per a facilitar la ubicació i l’accés. El seu principal avantatge és el preu, ja que és possible reunir-se amb accionistes, clients, socis o proveïdors que estiguin lluny per menys de 200 euros per hora. El desavantatge és que aquestes oficines no es localitzen en tots els països i, fins i tot a Espanya, només s’han habilitat en determinades ciutats (Madrid, Barcelona i València). Per a utilitzar-les, cal viatjar primer fins a aquests punts.

Un equip bàsic costa prop de 3.000 euros, però la inversió s’amortitza en el primer any d’ús

Compra d’equips. Aquesta opció suposa una major inversió i, a vegades, un desemborsament considerable, encara que el cost varia segons la complexitat, la qualitat i la marca dels equips. El cost d’un sistema bàsic ronda els 3.000 euros, encara que aquesta xifra pot reduir-se si s’adquireixen components de segona mà, o multiplicar-se conforme augmenten les exigències del client i la quantitat de dispositius que es necessiten per a satisfer-les. Malgrat tot, és rendible per a les empreses que mantenen reunions executives periòdiques, amb seus repartides en diverses parts del globus o que requereixen un flux d’informació constant per a poder exercir la seva activitat. A Espanya, diverses empreses de telecomunicacions venen i instal·len aquests sistemes, també a l’estranger. La diversitat d’ofertes i preus és enorme, però totes coincideixen que l’estalvi a llarg termini és substancial. Amb l’auge del “gegant asiàtic”, cada vegada més empreses europees compten amb delegacions a la Xina. Reunir-se amb els responsables d’aquestes oficines no sempre és barat, per la qual cosa el desemborsament en la compra d’aquests equips s’amortitza, en la seva majoria, en el primer any d’ús o menys.

Plataformes professionals i domèstiques

Quan les companyies de telecomunicacions enumeren els equips i els seus preus, és inevitable pensar en els programes gratuïts, com el MSN Messenger o el Skype, que sostenen videoconferències i intercanvien arxius. No obstant això, no és aconsellable utilitzar sistemes “casolans” en l’àmbit empresarial. Recórrer al programari domèstic pot interpretar-se com una falta de serietat, a més d’altres raons tècniques importants per a descartar la idea.

Les plataformes domèstiques són més inestables que les professionals, ja que la comunicació s’interromp sovint de manera abrupta, els gràfics són de baixa resolució i hi ha cert desfasament entre la imatge i el so. Aquests sistemes només permeten connectar dues terminals, de manera que exclouen la possibilitat de celebrar una reunió virtual amb tres o més participants. Les plataformes professionals, en canvi, basen la seva efectivitat en un CÒDEC extern, és a dir, en un dispositiu l’única funció del qual és gestionar les dades mitjançant la codificació de la informació que envia i la descodificació de les dades que rep. Aquest aparell, que té una aparença similar a la d’una consola, processa tant imatges com àudio i documents (textos de Word o fulls d’anotacions Excel). Una de les particularitats dels sistemes professionals és que visualitzen els arxius en temps real i de manera simultània per a tots els participants de la videoconferència, ja que la pantalla es transforma en una taula de treball. Això permet exposar una idea i, al mateix temps, desplegar un gràfic de suport sense necessitat d’enviar el document com un arxiu adjunt. La comunicació és més àgil i, a més, interactiva.

Les plataformes domèstiques exclouen la possibilitat de celebrar una reunió virtual amb tres o més participants

Un altre punt que s’ha de tenir en compte és la qualitat: tan important com utilitzar un canal estable, sense corts ni interrupcions, és tenir la certesa que la imatge i el so seran òptims. Amb una amplada de banda de 500K, els sistemes de videoconferència transmeten imatges amb la qualitat d’un DVD. Si l’amplada de banda augmenta, la resolució millorarà i s’equipararà als televisors d’alta definició o Full HD. Però quins més elements es necessiten perquè funcioni el sistema? A més del CÒDEC i de la connexió a Internet, són imprescindibles una càmera de vídeo, un micròfon i una pantalla, que pot ser de televisió o d’ordinador. La qualitat de cada dispositiu incidirà de manera directa en el cost, però també en el resultat de la videoconferència.

Hi ha diversos tipus de CÒDECS, segons la quantitat d’usuaris que es connectin: en general, des de dos fins a sis ubicacions. És possible realitzar una videoconferència amb mitja dotzena d’interlocutors situats en diferents ciutats del món. La pantalla es divideix perquè tots puguin veure’s entre si i de manera simultània.

Càlculs d’estalvi

El concepte de videoconferència no és recent. Va néixer fa més de mig segle, quan la signatura AT&T va posar en marxa el primer videotelèfon. Les línies llavors no tenien la capacitat de gestionar tal quantitat de dades i el sistema va fracassar per inviable i car. Avui dia, amb la digitalització de les xarxes telefòniques, les transmissions via satèl·lit i les possibilitats d’Internet, els sistemes de videoconferència funcionen de manera generalitzada -ja no ensopeguen amb les barreres del suport- i, per aquesta mateixa raó, l’accés a aquesta tecnologia s’ha estès i aconsegueix fins i tot a mitjanes empreses.

Les videoconferències funcionen de manera generalitzada i el seu ús aconsegueix fins i tot a mitjanes empreses

Sense oblidar que adquirir un sistema de videoconferència professional suposa desemborsar diversos milers d’euros, els factors determinants per a prendre aquesta decisió es resumeixen en quatre: la quantitat d’ubicacions (ciutats) on es troben els executius, la distància que hi ha entre elles, la freqüència de les reunions que mantenen i el temps que necessiten per a cobrir els desplaçaments. En funció d’aquests quatre paràmetres, es calcula l’estalvi que suposa un sistema de videoconferència. No és el mateix una companyia amb dues seus, que una altra amb sis; connectar Barcelona amb Madrid, o Istanbul amb Caracas; celebrar una reunió per semestre o citar-se una vegada al mes. Encara que fins i tot en el millor dels casos, sempre hi ha costos d’hotels, menjars i bitllets d’avió, trens o taxis, que es poden obviar amb una videoconferència.