Escriure unarticle,lliurar l’informe de l’empresa en el termini estipulat, prepararles previsions anuals, etc. Els treballs pendents s’acumulen i, en ocasions, resulta complicat controlar-los, ja que no solament és qüestió de dedicar temps arealitzar-los, sinó que també requereixen una correcta planificaciói una gestió dels espais lliures al calendari.Per evitar que elsassumptes pendents es converteixin en un mal de cap, s’han inventat els denominats “gestors de tasques”. A continuació, es descriuen els més interessants: Things, OmniFocus, Evernote, Nirvana i Remember TheMilk .
Un delsmètodes mésconeguts per gestionar amb èxit els treballs pendents és GTD,acrònim de GettingThings Doni. És un sistema proposat per l’escriptor DavidAllenen un llibre del mateix nom i es basa en la premissa que ésnecessari esborrar de la ment les tasques pendents per poderrealitzar-les amb una concentració major. Aquestes es deuenguardar en un lloc específic, agrupades per temes o segons el seucontext. A més, Allen sosté que qualsevol assumpte que puguiresoldre’s en menys de dos minuts no mereix catalogar-se compendent i s’ha d’executar de forma immediata.
Per tant,i segons lesteories GTD, el primer que l’usuari ha de fer és determinar onguardarà i gestionarà les tasques que no pot resoldre a l’instant.L’agenda s’antoja com un lloc apropiat per a tal fi, ja sigui en la sevaversió tradicional en suport paper o mitjançant l’ús decalendaris digitals com el d’Outlook, el del telèfon iPhone(iCalendar) o fins i tot el de Google.
No obstant això,els calendarissolament són un suport on apuntar cites i tasques d’una formabàsica, de manera que el control i la gestió de les mateixes queda a les mans i la ment dels usuaris, per la qual cosa en molts casos la productivitat no millora.
Segons les teories GTD, el primer és determinar el lloc on es guardaran i gestionaran les tasques que no es poden resoldre a l’instant
Hi ha altres aplicacions paraels principals sistemes operatius d’ordinadors, així com paradispositius portàtils i fins i tot plataformes web, que assumeixen granpart dels conceptes GTD de manera eficaç i que alliberen a l’usuaride l’obligació de recordar. En Internetes poden trobar algunsllistats amb les solucions més utilitzades per a cada sistema. Estarticle no les explica totes, sinó que la seva intenció és centrar-seen les més interessants, ja sigui per la sevapopularitat, per la seva usabilitat o per la seva adaptació a tot tipus deaparells i sistemes operatius.
Things i OmniFocus:GTD per Mac OSX
Thingsés una de les aplicacions GTD més conegudes per al sistemaoperatiu Mac US X i està enfocada a la gestió de tasques iprojectes. Disposa de diferents carpetes on guardar i allotjar elsassumptes pendents en funció de l’organització prevista per elusuari. La bústia d’entrada permet emmagatzemar informació que serànecessària utilitzar més endavant, una forma “de descarregarinformació de la ment”.
Per lagestió de tasques disposa d’una pestanya de “projectes actius” on cadaprojecte no és més que l’agrupació de determinats assumptesrelacionats. Respecte a la gestió del temps, proposa diferentspestanyes amb les labors previstes per a aquest dia, “avui”,així com les “següents” i les “programades”, és a dir, treball concrets que no estan assignades a un projectedeterminat o bé que han de repetir-se de forma cíclica. El seuúltima versió té un cost de 49,99 euros per a unallicència d’ús personal que es descarrega de la Mac Store.
Un altreprograma per Mac US X és OmniFocus,una de les solucions més completes per a la gestió de tasques iproductivitat. No obstant això, proporciona tantes eines iopcions, que és necessari realitzar un aprenentatge previ per treure-li tot elpartit a l’eina. Malgrat tot, és una opció recomanableen entorns empresarials i corporatius. El preu d’una llicència d’ús individual és de 69,99 euros en descàrrega des de la Mac Store.
Evernotei Nirvana, en “el núvol”
Evernoteés un organitzador de tasques i notes que combina un programa deescriptori amb un espai d’emmagatzematge i sincronització online, la qual cosa es coneix com la“núvol”. Té versions per a diferents sistemes operatius d’ordinador (Windows i Mac US X), per a dispositius portàtils (iPhone, iPad 2 i iPod Touch, BlackBerry i WebOS) i també per a navegadors com Chrome, Safari i Firefox,una solució per els qui treballen enconstant moviment. També es pot usar com a eina on linecompatible amb els principals navegadors. Serveix paracapturar informació de diferents pàgines web i guardar-la en laaplicació catalogada.
La filosofia deEvernote és servircom una llibreta on apuntar totes les idees, notes i tasques delsusuaris, perquè no quedi res pendent. Per a això, té unentorn gràfic fàcil d’usar i inclou extensions per capturarinformació de forma instantània de múltiples fonts, com a notesde text, pàgines web, imatges, arxius PDF, escriptura manual,etc.
Lainformació guardada enl’aplicació pot etiquetar-se i organitzar-se segons determini elusuari. La versió gratuïta inclou menor espai d’emmagatzematge per a la càrrega d’arxius i limitacions en el tipus de formats que es poden sincronitzar. La premium costa cinc euros al mes (o 40 euros a l’any) i té un gigaoctet mensual per a la càrrega d’arxius.
L’avantatge de Nirvana és que permet tenir totes les dades allotjades en Internet
Nirvana és una plataforma on line per a la gestió de tasques i projectes. En l’actualitat, disposa d’una versió gratuïta amb limitacions en el nombre de projectes i una altra denominada “Plus” sense limitacions per un cost de cinc dòlars al mes (o 39 dòlars a l’any). Facilita una versió per accedir des d’un ordinador i una altra pensada per a la seva consulta des d’un smartphone.
L’avantatge de Nirvana és que permet tenir totes les dades allotjades en Internet,pel que no és necessari sincronitzar els arxius emmagatzemats endiferents dispositius, com l’ordinador i el telèfon mòbil. Laorganització de carpetes i l’entorn gràfic són similars a“Things” i disposa d’algunes. funcionalitats ben pensades, com delegar unatasca a una tercera persona amb qui l’usuari estiguiinterconnectat.
Remember The Milk
Basat també en els principis del GTD, Remember The Milk (RTM) és un útil servei web gratuïtque permet gestionar els assumptes pendents de forma méseficient i senzilla, amb la comoditat de poder accedir a ells des dequalsevol ordinador. RTM està disponible en més de 20 idiomes.
Entriles seves característiques més destacades, figura poderenviar recordatoris de tasques mitjançant SMS i els principalsprogrames de missatgeria instantània, així com facilitar l’ordenació i classificació dels assumptes per núvols de tags i compartir-los ambaltres contactes.
A més, RTM admet la integració amb altres aplicacions web, entre les quals destaquen diverses que permeten la geolocalización del llocon s’han de realitzar les labors pendents, com GoogleMaps, i la sincronització amb calendaris, com GoogleCalendar o iCal, l’agenda inclosa en les últimes versionsdel sistema operatiu Mac US X.
També disposa de sindicacióRSS de les tasques pendents perquè els usuaris puguinafegir-les al seu agregadorde fonts favorit. Per incorporar una labor, aquesta es pot incloure des de la pròpia pàgina web o bé remetre’s mitjançant l’enviament d’un correu electrònic a una adreça personalitzada per l’usuari.
Paraels qui requereixin majors funcionalitats, unaexplica Pro a un preu de 25 dòlars a l’any atorgaprioritat, en rebre suport via correu electrònic. Té aplicacions per a dispositius mòbils basats en els sistemes operatius Android i iOS. També és possible utilitzar-ho a través de Twitter mitjançant l’afegiment de tasques via missatges directes a l’usuari d’@rtm.
