Article traduït per un sistema de traducció automàtica. Més informació, aquí.

Eines web per al teletreball

Serveis, plataformes i eines on line per millorar la vida laboral a través d'Internet
Per Antonio Delgado 1 de agost de 2011
Img teletrabajo portada
Imagen: Quim Gil

El teletreballs’ha convertit en una forma cada vegada més utilitzada d’estaral món laboral sense necessitat de traslladar-se a una oficina. Aquest estilde treball, àmpliament utilitzat per professionals autònoms i perempreses amb plans per conciliar la vida personal i professional,necessita de grans dosis de motivació, organització i autocontrolperquè la productivitat no caigui en picat. A més, la tecnologiaés essencial per poder realitzar-ho amb eficiència.

L’eina principalparateletrabajar és un ordinador d’escriptori o portàtil que incorporimicròfon, una webcam, així com una connexió de banda ampla que funcioni de forma estable,ja que totes les comunicacions es realitzaran a través d’Internet.Quant al programari, es pot triar entre aplicacions instal·ladesen el disc dur de l’usuari, com les tradicionals aplicacionsofimàtiques –MicrosoftOffice o OpenOffice-, o bé aplicacions i serveis on line.

Entre altres avantatges de lesplataformeson line figura que els documents es poden compartir en tempsreal i permeten la col·laboració i cooperació en una mateixa versiód’un document, la qual cosa augmenta l’eficiència en treballar.El problema d’aquestes aplicacions és que és necessari comptar amb una connexió permanent a Internet per accedir als documents.

Eines per a la comunicació

Les comunicacions bàsiquespodenrealitzar-se mitjançant aplicacions i serveis comuns per a la restad’usuaris, com a comptes de correu gratuïtes en serveis comGmail,Hotmail o Yahoo! Mail, o bé amb un compte d’email sota undomini propi i gestionada des d’algunes d’aquestes plataformes.A més, aplicacions com Skype,MSN Messenger, Yahoo! Messenger o Google Talk sónimprescindiblesper a la missatgeria instantània i l’execució de conferències deàudio i vídeo. A més, en el cas de necessitar realitzar trucadestelefòniques, es pot optar per algun d’aquests serveis o bécontractar amb un proveïdor de VoIP.

Eines per a l’ofimàtica

Els teletrabajadores podentrobardiverses ofertes de serveis i aplicacions ofimàtiques on line comGoogleDocs, integrat dins de la gamma de serveis gratuïtsoferts per Google, o Office365, la plataforma web llançada per Microsoft amb aplicacionsofimàtiques en lanúvol per a professionals i petites empreses. Aquest serveité un cost bàsic de 5,25 euros per usuari i mes. Entre unes altresopcions, disposa de 25 gigaoctets d’emmagatzematge per a correuelectrònic, calendari i contactes, funcions per a l’edició ivisualització de documents en línia i un sistema de conferènciesd’àudio i vídeo, juntament amb missatgeria instantània.

Eines de productivitat i gestió de projectes

A més de disciplina i ordre, el teletreball requereix una bona dotació tecnològica per ser eficient

Una de les eines webméssenzilles és la destinada a crear llistes de tasques pendents osimplement per compartir una sèrie de punts amb altres usuaris.Destaquen serveis gratuïts com Listigator,Scribbless, Flexlistso, fins i tot, 43Things, aquest últim orientat a crear petites comunitats al voltant de persones quetenen els mateixos interessos en una tasca concreta.

Una recomanacióinteressant ésEvernote, unaplataforma webque compta amb diferents aplicacions per a ordinadors, smartphonesi tabletas. Evernote permet guardar idees, tasques pendents,pàgines web o documents per usar-se més endavant des dequalsevol dispositiu. Disposa d’un sistema per classificar i ordenartota la informació emmagatzemada i permetre així la seva recuperació deforma senzilla, inclosos textos escrits a mà i imatgesescanejades.

Les eines de comunicació i missatgeria instantània es fan tan imprescindibles com les quals permeten treballar de forma col·laborativa

Per a la gestió deprojectes entre unao diverses persones, una de les plataformes on line més utilitzades ésBaseCamp. Estservei estàorientat a la col·laboració en projectes amb un entorn gràfic moltusable i senzill que explica, entre altres característiques, amb uncalendari, un arxiver de tasques pendents, espai per publicararxius adjunts, fòrums de debat i missatgeria privada. BaseCampté diferents plans de preus en funció dels recursosutilitzats. El pla més bàsic té un cost de 24 dòlars almes i inclou 5 gigaoctets d’espai en disc i un màxim de 15projectes oberts en el sistema. També disposa d’un plagratuït limitat a un projecte, dos fòrums de debat i 10 megaoctetsd’espai en disc.

Un servei de similarscaracterístiques és Teambox.Aquesta plataforma compta amb un pla de preus des d’un compte bàsicgratuïta per a la gestió de tres projectes, fins a un plaprofessional amb un cost de 99 dòlars al mes i capacitat paragestionar 100 projectes alhora. Per compartir documents entridiversos usuaris, o bé sincronitzar documents entre varisordinadors i dispositius, existeixen diferents opcions basades enplataformes d’allotjament en el núvol, com Dropboxo SugarSync.

Eines per a l’emissió de factures

En gestionar factures, diferents serveis web permeten realitzar aquesta tasca de formasenzilla i amb un alt grau de personalització. A més, en algunscasos, aquestes plataformes implementen la facturació electrònica, elque permet disposar d’aquest servei sense necessitat de fer gransinversions tecnològiques. Endeveés una plataforma per a la gestió de factures que disposa dediferents característiques, com la possibilitat d’enviar facturesperiòdiques de forma automatitzada, personalitzar les mateixes, portar lagestió de les despeses o crear informes amb els balanços generals deingressos i despeses.

Diferents serveis web permeten gestionar factures de forma senzilla i amb un alt grau de personalització

Aquesta eina s’ofereixmitjançantplans de preus en funció de les necessitats i recursosdisponibles. El compte gratuït permet un màxim de 100 facturesper a cinc productes diferents, mentre que el pla professional,amb un cost de 19 euros al mes, disposa de factures i productesil·limitats, juntament amb 5 gigaoctets d’espai per a l’emmagatzematge defitxers adjunts associats a les factures. Altres plataformessemblants per a la gestió de factures són FacturaDirecta, FacturaGem,El meuFactura Online, TradeShifo Estafi Track.Estúltim està orientat a realitzar factures segons el temps emprata realitzar cadascun dels treballs assignats.

En el cas de voler portarun controlde les despeses mitjançant la recol·lecció dels tiquets de compra,Expensifyés una einaque permet gestionar aquests rebuts. En la seva versió per smartphonesdisposa d’una funció per utilitzar la càmera del dispositiu amanera d’escàner per fotografiar els rebuts, convertir-los en unarxiu d’imatge i enviar-los al núvol del servei per guardar-los.