Article traduït per un sistema de traducció automàtica. Més informació, aquí.

Optimitzar l’ús dels serveis de correu electrònic

Gmail, Yahoo! Mail i Hotmail tenen moltes funcionalitats poc conegudes que poden millorar la gestió de l'e-mail
Per jordi 27 de agost de 2008
Img listas blancas
Imagen: bruno neves

Configurarfiltres de missatges per a controlar l’spam, activar la manera”vacances”, crear comptes de correu d’un sol ús,redirigir missatges, incloure una signatura personal en cada missatge…En els últims anys, els serveis webmail méspopulars han desenvolupat una sèrie de funcionalitats que fan de lagestió del correu electrònic una experiènciasimilar, en comoditat, a la utilització de programes d’escriptori.La gran majoria dels usuaris utilitzen els seuscomptes de correu electrònic “online” de manera bàsica.És a dir, no solen aprofitar aquestes noves funcionalitats perquèles desconeixen o no saben com configurar-les. Aquest reportatgepretén fer un repàs a característiques mésinteressants que incorporen Yahoo! Mail!, Hotmail i Gmail.

Entorns gràfics alternatius

/imgs/2003/10/mail.jpg

Els entornsgràfics evolucionen contínuament tractant d’adaptar-se a lesmillores en disseny i usabilitat que s’imposen en la Xarxa,així com a la major potència dels processadors delsordinadors. El mateix ocorre també en els serveis de correuelectrònic. Si les seves versions anteriors eren mésestàtiques, menys plàstiques i no permetien l’úsde tecnologies pròpies de les aplicacionsweb com AJAX(la de “punxar i arrossegar” sobre la pàgina web),les més modernes s’han adaptat i ofereixen una majorpersonalització del servei i una millor interactivitat ambaquest.

Els usuaris ja no s’enfronten a una pàgina corporativa de la qual no poden modificar l’aspecte, sinó que es mouen en un entorn gràfic amb elements movibles

Així, els usuaris ja no s’enfrontena una pàgina corporativa de la qual no podenmodificar l’aspecte, sinó que es mouen en un entorn gràficamb elements movibles, intercanviables i que es poden personalitzarsegons les necessitats de l’usuari. Yahoo!Mail i Hotmail són els quemés han apostat per noves versions gràfiques, peròsempre deixant la possibilitat d’utilitzar les antigues. El canvi de versiós’especifica clarament en la part superior de lapàgina web del correu, de manera que amb només prémer elratolí es passa d’un entorn gràfic a un altre.

La raó per la qual conserven l’alternativad’usar l’entorn gràfic anterior és que aquestsserveis tenen una gran base d’usuaris que porten més de cincanys utilitzant la seva aparença gràfica “clàssica”i no desitgen canviar a la nova. Aquesta possibilitat d’elecciótambé es deu als diferents tipus de connexió delsusuaris, ja que les versions noves requereixen una amplada de bandad’ADSL per a funcionar òptimament, cosa que no sempre es té.També són menys accessibles que la versió”clàssica”, per la qual cosa aquesta es deixa com a alternativaper a usuaris amb dificultats de visió ocognitives.

Filtres

Els filtres serveixen per a catalogar diferents correus electrònics mitjançant paraules clau que figurin en l’assumpte del missatge o mitjançant l’adreça de procedència

La utilització de filtres de correués una de les aplicacions més útils que podenutilitzar els usuaris d’aquestes noves versions gràfiques,tant per a organitzar per temes els missatges que els vagin arribant a lasafata d’entrada com per a defensar-se millor del spam. Elsfiltres serveixen per a catalogar diferents correus electrònicsmitjançant paraules clau que figurin en l’assumpte del missatge omitjançant l’adreça de procedència. Alhora que el filtre,es pot preestablir quina acció ha de realitzar elservei amb els missatges filtrats: eliminar, guardar per a estudiarel seu contingut…

Per exemple, a força d’aplicar filtres,els usuaris poden ordenar de manera automàtica els missatgesentrants, classificant-los i destinant-los a diferentscarpetes, cadascuna amb un nom concret. Aquests filtres detectencadenes de text en l’assumpte o el cos del missatge, o bé per l’adreçade correu electrònic del destinatari, isaben que aquest missatge ha d’anar a una carpeta o una altra.

En el cas del spam, n’hi ha prou amb obriruns quants missatges i determinar les paraules clau mésfreqüents en els mateixos per a crear un filtre que manarà a aquestacarpeta el correu escombraries que no hagi detectat el filtre que per defecteporta el servei. També es poden crear filtres per a determinatscorreus comercials que no es consideren spam però dels quals es vol posposar la lectura; n’hi ha prou amb guardar-los en unadeterminada carpeta perquè no destorbin en la safata d’entrada.

Es poden crear filtres per a determinats correus comercials que no es consideren spam però dels quals es vol posposar la lectura

Yahoo! Mail permet realitzar fins a 15filtres de correus i es pot triar una carpeta de destinació o bécrear-la en el moment de crear el filtre. En el cas d’Hotmail elsusuaris han de crear prèviament les carpetes que vulguin utilitzarabans de realitzar un filtre.

Gmail,en canvi, dóna unes opcions més generals a l’hora de realitzarfiltres, amb diferents tipus de combinacions per a personalitzaral màxim la seva creació.A més, una vegada creats, els usuaris poden aplicar els filtressobretot el correu ja rebut en la safata d’entrada, que podenser diversos gigues. Aquesta característica resulta interessant pelfet que aquests serveis s’utilitzen alhora de magatzem”online” d’informació, que pot ser ingent. Una bonaseparació per carpetes temàtiques ajuda a trobar elsmissatges més recòndits.

La manera vacances

Pot ser configurat des de l’apartat de “configuració” i només requereix escriure el text del missatge que es vol deixar

Els usuaris poden crear un missatge de respostaautomàtica perquè quan estiguin de vacancesi rebin missatges, els emissors rebin al seu torn aquestavís i prenguin les opcions pertinents: deixar d’enviar missatges,trucar per telèfon a l’usuari en cas d’urgència, etc. Aquesta”manera vacances” pot ser configurat des de l’apartatde “opcions” i només requereix escriure el text delmissatge que es vol deixar i guardar la configuració.

En el cas d’Hotmail, els missatgesrebuts en la carpeta de spam no rebran aquest missatge,com a seguretat per a no alertar als spammers de què es tracta d’uncompte activat. Quan un usuari rebi més d’un correuelectrònic del mateix remitent, aquest rebrà unaresposta automàtica cada quatre dies per a noextorquir-li. Això és molt útil quan s’està en llistesde correu on diverses persones envien correus a una adreçaunitària i són llegits per tots. D’una altra manera, aquestes llistess’omplirien al juliol i agost de missatges automàticsen “manera vacances”.

Amb Yahoo! Mail és possible configurar el dia en què el filtre ha de ser activat, així com quan ha de deixar d’estar-ho

En aquest sentit Gmail funciona d’igualforma, però permet personalitzar el missatge de resposta automàticaper a enviar-lo únicament a aquells remitents que estiguindonats d’alta en l’agenda de contactes de l’usuari.

Amb Yahoo! Mail és possible configurarel dia en què el filtre ha de ser activat, així comquan ha de deixar d’estar-ho. D’aquesta manera, els usuarispoden configurar aquest filtre amb antelació i no preocupar-sea la seva volta de desactivar-lo. Igual que Gmail i Hotmail, com a protecció,els missatges de resposta automàtica no sónremesos als correus electrònics filtrats o rebuts enla carpeta de spam.

Signatura personal

La creació d’una signatura, que s’afegeixde manera automàtica a tots els missatgesenviats, és una de les característiques comunes als webmailsmés populars. Yahoo! Mail permet personalitzar aquest missatgemitjançant l’ús de text amb o sense format (el que es coneix com a “textenriquit”). Per part seva, Gmail i Hotmail nomésadmeten la personalització de signatures en text pla. L’avantatgede poder usar o no text amb format (amb negretes, cursives, etc.) és que per a connexions lentes o inestablesun text enriquit pot ser la diferència entre rebre bé unmissatge o no rebre’l.

Accés des d’altres comptes

Elsusuaris que disposin de més d’un compte de correu podenconfigurar-les totes per a rebre i enviar correus des del seu webmailfavorit. Per exemple, si un usuari disposa del compte”usuario@proveedordeinternet.com” i vol utilitzar-la des d’unaltre servei de correu online, en primer lloc ha de configurar-laperquè reenvíe tot el seu contingut a aquest servei. Una altra opcióés configurar l’accés POP des del compte “online” per a poder rebreels missatges. En segon lloc, per a poder enviar correus des delcompte desitjat utilitzant el compte “usuario@proveedordeinternet.com“és necessari que el servei webmail verifiqui que aquest compte éslegítim de l’usuari. Per a això s’envia un missatge de validació,amb un link o codi que ha de punxar l’usuari..

Comptes alternatius i d’un sol ús

Els comptes d’un sol ús tenen una durada limitada en el temps i serveixen per a entrar sense problemes a tota mena de serveis

Una característica interessantde Yahoo! Mail és que facilita la creació d’un compte de correuelectrònic extra, associada al compte principal de l’usuari. Aquest úsés interessant si es vol disposar d’un compte més informal per a ser utilitzada amb elsamics i una altra més formal per a comunicacions professionals.D’altra banda, aquest servei també disposa d’un apartat de comptesd’un sol ús, o “pockmail”, que tenen una duradalimitada en el temps i serveixen per a entrar sense problemes a tota menade serveis, de manera que quan li demanen un compte a l’usuari puguifacilitar aquesta sense risc de rebre posteriorment spam.

Sincronització de correus

Gmail, per part seva, incorpora, des de finalsde l’any passat, suport per al protocol IMAP. Aquestprotocol d’accés als comptes de correu electrònicpermet diferents opcions de sincronització que el protocolPOP no inclou. Entre els avantatges d’utilitzar aquest protocol es comptal’opció de poder accedir a l’e-mail des de diferentsdispositius i aplicacions de correu i que l’estat delsmissatges, com llegit, no llegit o destacat se sincronitzide manera automàtica. Per a utilitzar aquest protocol,els usuaris de Gmail poden fer-ho des de la pestanya de “configuració”..