Article traduït per un sistema de traducció automàtica. Més informació, aquí.

Serveis per a la recepció de documents i notificacions

Les denominades bústies electròniques poden ser una bona solució per rebre informació i notificacions certificades
Per Antonio Delgado 12 de abril de 2011
Img metaposta similares portada
Imagen: Alan Stanton

Els ciutadans reben enla bústia decorreus del seu domicili una gran quantitat de documents referents ala seva relació amb l’Administració, empreses i altres serveis quehagin contractat. És el cas dels extractesbancaris, factures, justificants de pagaments, citacions inotificacions, nòmines o contractes, entre uns altres. En traslladar el contingut d’aquests documents a Internet, és necessarirecórrer a plataformes que donin una sèrie de garanties en matèria deseguretat i confidencialitat, com a connexionssegures i protocolsde xifrat de la informació. Per a aquests casos, les bústies electròniques són una solució adequada per rebre notificacions i documents certificats.

Des de 2003, Espanya compta amb una legislació que permet utilitzar mitjanstelemàtics per gestionar notificacions oficials, en substitució dealtres documents físics. Per aquest motiu, s’han creat algunsserveis i plataformes perquè els usuaris utilitzin un“bústia electrònica” on rebre aquests documents deforma totalment vàlida a efectes legals i com si elrebessin per correu postal.

La diferència d’aquests serveis enfront de plataformesper a l’emmagatzematge de documents en discosduros virtuals és que estan orientats a oferir un marctecnològic i de seguretat en la custòdia de documents. És a dir, són serveis que garanteixen que les notificacions allotjades, en sentit legal i jurídic, tenen validesa absoluta.

Metaposta

Metapostaés una plataforma nascuda amb el suport del Govern basc, que facilita a qualsevol persona física o jurídica que resideixi a Espanya unservei gratuït de bústia única, juntament amb un espai virtual paraemmagatzemar de forma segura documents, a manera de caixa fortaelectrònica. Els ciutadans poden guardar qualsevoldocumentació sota uns protocols de seguretatestandarditzats. Metaposta permet que empreses i institucionsutilitzin aquest servei per enviar les seves notificacions de formatelemàtica als usuaris. També té l’avantatge que compteamb valor probatori legal.

Per donar-se d’alta comusuari, ésnecessari disposar d’un certificat digital o bé un NIF en vigor.Si es prefereix, és possible identificar-se mitjançant DNIelectrònic. Per a notificacions electròniques,Metaposta disposa d’un registre telemàtic per a la recepció deaquests documents, sempre que estiguin signats electrònicament ivalidats.

Adreça Única Electrònica

Per rebre notificacions telemàtiques, és necessari comptar amb plataformes que donin una sèrie de garanties en matèria de seguretat i confidencialitat

Una altra opció per rebrenotificacions oficials de les administracions públiques a Espanyaés la utilització de l’Adreça. Electrònica Única, un servei que presta l’Administració. pública, juntament amb Correus on line. Gràcies a aquesta eina, qualsevol persona física o jurídica accepta notificacions o les rebutja, d’igual formaque si les rebés per correu postal tradicional. Entre lesentitats adherides figuren les diferents administracionscentrals, ministeris, ajuntaments i entitats locals, així com empreses públiques i universitats.

Per poder utilitzar estserveigratuït, és necessari registrés mitjançant l’ús d’uncertificat digital o bé un DNI. A més, els usuaris podensubscriure’s de forma voluntària als procediments que vulguinrebre per aquesta via. Registrar-se en aquesta adreça electrònica no implica que totes les notificacions, per defecte, passin a enviar-se mitjançant aquest servei de l’Administració.

Twindocs

Altres iniciatives privades recolzen l’allotjament i recepció de factures i notificacions, entre altres documents. Twindocs és un arxivador on line per allotjar tots els documents considerats importants pels usuaris, tant personals com a oficials. Aquest servei, que té un cost de 0,99 euros al mes o 9,99 euros a l’any si es fa un pagament anual, ofereix un espai d’un gigaoctet per a l’emmagatzematge d’informació en un disc virtual. El pes digital dels documents no pot ser superior a vint megaoctets.

Entre unes altrescaracterístiques, Twindocs disposa d’una eina web per convertir els documents en formatPDF, així com una opció per agrupar-los, crear categories paraordenar-los o sol·licitar justificant de recepció dels enviats. Una vegadaregistrat l’usuari, pot subscriure’s a la recepció dedocumentació de diferents empreses i institucions amb les qualsTwindocs té un acord.

Cada entitat emissorainforma en elprocés d’inscripció de quins són les condicions d’ús i eltipus de documents que s’enviaran, de tal manera que en algunscasos l’enviament electrònic substitueix al paper i, en uns altres, l’entitat enviarà els documents per tots dos canals, és a dir, tant una còpia electrònica a Twindocs, com al correu postal de l’usuari.

Bústies electròniques a l’estranger

En altres països de l’entorn tambés’han habilitat serveis públics similars a l’Adreça ElectrònicaÚnica i Metaposta. Entre ells destaca Mypage.no,de Noruega; Mycertipost,per a larecepció de correu postal certificat de Bèlgica; De-Mail,impulsat per Correus d’Alemanya i el Govern alemany;Mon.service.public.fr, de França; o i-Boks, de Dinamarca. Altres països fora de la Unió Europea, com Singapur, tambédisposen de serveis similars, com My.eCitizen.