Vuit pautes per optimitzar els correus electrònics

La claredat comença per un mateix. En altres paraules: la millor forma d’aconseguir respostes clares als missatges de correu electrònic és manar missatges clars. La immediatesa del correu fa que molts internautes premin el botó d’enviament sense amb prou feines pensar-ho, i sovint el resultat és un correu que es queda sense contestar: la persona a l’altre costat de la connexió a Internet no té temps, o mitjans, per desxifrar què és el que s’espera d’ella. Cal pensar que a mesura que se sumen internautes a la Xarxa, el tràfic del correu electrònic creix i la bústia s’omple indiscriminadament de tot tipus de missatges.

Les que segueixen són pautes d’efectivitat, i no d’etiqueta, encara que també sigui de bona educació no fer perdre el temps als altres. Estan clarament orientades a l’entorn professional, però també es poden emprar en els assumptes privats.

• Començar per un assumpte clar, breu i no redundant. Els assumptes que diuen simplement “el nostre” o “el tema del que parlem” són l’equivalent de llaunes de conserva que diguessin simplement “llauna”, en comptes de deixar clar el seu contingut. Tampoc té sentit posar en l’assumpte el nom del remitent (que ja té la seva pròpia línia en el client de correu) ni el del destinatari (que ja sap el seu propi nom). Finalment, no és el mateix escriure “Què fas matí?” en lloc de “Vens matí a veure Rocky 7 als cinemes Ideal a les 20.30?”.

• Respondre íntegrament en l’assumpte, si hi ha espai. Una petició llarga pot donar lloc a una resposta breu. Per exemple, el següent assumpte resumeix tot el missatge: “Les claus del cotxe estan en la cuina”. És més pràctic que escriure en el camp d’assumpte “Les claus del cotxe” i obligar al receptor a obrir el missatge per llegir: “estan en la cuina”. Per descomptat, si es desitja intimitat aquest mètode no és recomanable, doncs qualsevol que accedeixi a l’ordinador, o passada casualment per davant del mateix mentre l’usuari consulta el correu, pot assabentar-se d’assumptes que no li concerneixen.

• Ser directes. Ser directe significa anar al gra i no estendre’s en paràgrafs d’introducció. Si l’usuari escriu, per exemple, a un amic per preguntar-li per una operació recent, ha d’interessar-se per l’operació sense circumloquis, doncs és possible que el recentment operat estigui rebent molts missatges similars i tingui la bústia plena. I una bústia plena converteix el plaure de rebre correus d’amistats en una tasca enutjosa.

• Establir una estructura gràfica d’assumptes. Si s’escriu per més d’una raó, és molt convenient que cadascuna vagi en un paràgraf diferent per fer més fàcil que l’altra persona contesti fil per randa. Cal pensar que en l’entorn professional la recepció i contestació de correu tendeix a ser molt ràpida i de vegades els històrics (el registre dels missatges anteriors) s’allarguen massa, de manera que haver de revisar-los pot ser molt enutjós.

• Editar els missatges als quals es contesta. No deixar que les files de contestacions s’amunteguin sota el missatge. És bé retallar sense pietat el que ja no faci mancada, i contestar fil per randa, intercalant les respostes.

• Evitar el text amb format. Molts receptors reben el correu en màquines configurades de manera diferent a la de l’emissor (tenen un altre sistema operatiu o un altre programa de correu), o bé tenen necessitats diferents a les pròpies (posseeixen les grandàries de lletra més grans o els colors amb més contrast perquè tenen problemes de visió). També vaig poder ocórrer que llegeixin els seus missatges des de dispositius limitats (telèfons mòbils i agendes electròniques). Per aquesta raó no convé usar els tipus de lletra, grandàries i colors que ens proporcionen els programes de correu en manera html, malgrat l’atractiva que pugui semblar l’escriptura gòtica en color morat sobre un fons de color taronja verdós, per exemple.

• Evitar els arxius adjunts en la mesura del necessari. No és una regla general: els adjunts estan aquí para quan es necessitin. Però si s’han de manar dues pàgines de text que el receptor no necessita editar, és millor fer-ho en el cos del missatge que adjuntar un document de processador de textos. En l’altre extrem, si hi ha necessitat de manar més de deu megaoctets pel motiu que sigui, mereix la pena considerar la possibilitat de ficar un CD en un sobre, posar-li un segell i tirar-ho a una bústia. Facilita les coses el tenir present que molta gent té una connexió menys ràpida que la pròpia i que fins als ordinadors més ràpids triguen a descodificar un arxiu adjunt d’un només megaoctet.

• Usar correctament la Copia Carbó i la Copia Carbó Oculta. Igual que una serra mecànica o la dinamita d’un miner, els camps CC i CCO són eines de gran potència, però també són igualment destructives en mans inexpertes. El camp de Còpia Carbó (CC) serveix per enviar un missatge a terceres persones a més del seu destinatari principal. El camp de CC és només per a la gent que ha de llegir els seus missatges sense donar-los resposta. Si s’espera resposta d’algú, millor posar-ho en el camp del destinatari principal.