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¿Hasta cuándo hay que guardar los documentos presentados en Hacienda?

Los contribuyentes deben conservar los certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas hasta cuatro años después de realizar cada Declaración de la Renta

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  • Fecha de publicación: lunes 16 junio de 2008

Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la declaración o confirmar el borrador que envía la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que así sea porque la cita con el fisco no termina con la presentación del IRPF a lo largo del mes de mayo o junio de cada ejercicio fiscal. Hacienda puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro años después de que se presente la declaración, con lo que es aconsejable guardar todos y cada uno de los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este plazo. Olvidar dónde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir caro. En cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigación fiscal. Pasados cuatro años prescriben los delitos fiscales, pero hasta que pase ese periodo todo contribuyente debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisión de la Agencia Tributaria. Entre otros, conviene tener bajo control certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas relacionadas con actividades económicas, así como cualquier documento que acredite una compra o venta de un bien patrimonial.

Documentos bancarios

Imagen: Paul Downey

En el plano del ahorro, también Hacienda se comporta como un ávido detective, que no quita ojo a ningún dato. Es, por tanto, importante guardar todos los documentos que sirvan para acreditar movimientos en las cuentas corrientes o contratación de cualquier producto de inversión. Hacienda cruza datos de modo constante con las entidades financieras, lo que le permite enviar en los borradores de sus contribuyentes toda la información relativa a los movimientos de cuentas corrientes, salarios o compra-venta de nuevos productos financieros, con sus correspondientes minusvalías o plusvalías generadas. En cualquier caso, conviene compararlos con los extractos bancarios y documentos personales, porque Hacienda también se puede equivocar.

Los bancos están obligados a remitir extractos con la información fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes. En estos impresos, debe aparecer información como el saldo global a final de año, los intereses que ha generado cada producto (en el caso de instrumentos de ahorro como cuentas o depósitos, que dan intereses periódicos) y las retenciones a cuenta efectuadas. En el caso de iniciar una inspección, Hacienda puede solicitar estos documentos. En relación con los depósitos bancarios, cuentas corrientes o títulos de renta fija se vigilan datos como el saldo global, los intereses y la retención a cuenta, fijada en el 18%.

Los bancos están obligados a remitir extractos con la información fiscal de los productos que tengan contratados sus clientes

En cuanto a productos de inversión, en los extractos bancarios debe figurar información sobre el nombre comercial del producto (por ejemplo fondos de inversión, pensiones, acciones) y las ganancias o pérdidas generadas, si se hubiera efectuado su venta. En el caso de acciones y fondos de inversión, si no se han vendido a lo largo del año fiscal, no se aplicará ningún tipo de retención sobre las plusvalías generadas ya que no están materializadas. No obstante, conviene diferenciar el tratamiento que reciben los dividendos, cuando los haya, ya que sí se cobran durante el ejercicio, aunque no se vendan las acciones. A este respecto, en la información bancaria debe constar el pago bruto recibido más la retención a cuenta efectuada. En cualquier caso, están exentos de tributar los primeros 1.500 euros recibidos en concepto de dividendo.

También es necesario guardar todos los contratos que se firman a la hora de formalizar la suscripción de un producto. Conviene tener a buen recaudo los contratos de fondos de inversión, pensiones, seguros… En estos impresos hay información útil sobre cuándo se contrató el producto, lo que puede servir para comprobar su cotización (en su caso) en el mercado en el momento de su compra.

En cuanto a las ganancias generadas por cualquier producto de ahorro o inversión, con la introducción de las últimas modificaciones fiscales (que entraron en vigor en enero de 2007), los contribuyentes tributarán lo mismo por las plusvalías de un depósito, de un bono, de un fondo de inversión, una cuenta corriente o un seguro de ahorro. Hacienda se lleva un 18% de los rendimientos generados con cada uno de estos productos, sin importar el tiempo que se haya mantenido la inversión.

Productos que desgravan

Algunos de los documentos bancarios más relevantes -y que se deben conservar por si Hacienda inicia una inspección- son los que hacen referencia a productos que desgravan, como planes de pensiones, hipotecas o cuentas ahorro vivienda.

Si se trata de planes de pensiones, es importante guardar los extractos bancarios en los que figuran las cantidades aportadas durante el año, ya que eso reducirá la base imponible del contribuyente. Lo mismo sucede con las cantidades pagadas como letras hipotecarias. En este caso, en el primer año se deducen también los gastos de notaría, impuestos y seguros formalizados, por lo que es aconsejable conservar todos los documentos relacionados con la venta del piso. Entre otros, hay que tener a mano las escrituras del piso, de la hipoteca, los contratos de seguros formalizados, los pagos al notario y de impuestos.

Respecto a las cuentas ahorro vivienda, en los extractos bancarios con información fiscal debe constar el dinero acumulado en cuenta que es susceptible de desgravarse. Además, como se trata de productos remunerados y sometidos a retención a cuenta, deberán figurar estos dos datos: intereses pagados y retención efectuada.

Facturas

Los autónomos o profesionales que trabajan por cuenta propia deben conservar, además, todo tipo de facturas que acrediten el cobro de rentas. Un autónomo puede emitir facturas con su nombre, dirección y DNI. En dichas facturas, deberá figurar el IVA -siempre que la actividad que desarrolla no estuviera exenta como es el caso de periodistas, artistas y escritores-. Suele ser un 16%, aunque en función de la actividad este porcentaje puede cambiar.

Aparte de cargar el IVA, el autónomo debe descontar un porcentaje (por lo general, el 15%) de la factura en concepto de IRPF. Este impuesto lo retienen las empresas a las que el autónomo factura y éstas lo deben ingresar en Hacienda al hacer sus declaraciones.

¿INGRESO A CUENTA O RETENCIÓN?

Dos de los conceptos que conviene diferenciar y que vienen expresados en los certificados de Hacienda son los de ingreso a cuenta o retención. Hacen referencia al mismo aspecto: la cantidad que se queda la Agencia Tributaria siempre que se haya efectuado un pago. La diferencia radica en la naturaleza de ese pago. Así, se aplica el término de retención cuando se trata de rentas del trabajo o del capital. Los pagos a cuenta se realizan en caso de percepciones en especie y pagos fraccionados, sobre empresarios y profesionales.

Entre otros, están sujetos a retención o ingreso a cuenta los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, los rendimientos de actividades agrícolas y ganaderas, los rendimientos de actividades forestales, las ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones de fondos de inversión, los rendimientos procedentes de alquilar inmuebles urbanos, los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial, de la prestación de asistencia técnica, del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, del subarrendamiento sobre los bienes anteriores y los procedentes de la cesión del derecho a la explotación del derecho de imagen.

También tienen su correspondiente retención los premios que se entreguen como consecuencia de la participación en juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias, estén o no vinculados a la oferta, promoción o venta de determinados bienes o servicios.

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