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Gastos de representación

El trabajador debe guardar siempre las facturas para evitar malos entendidos con la empresa

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La finalidad define el gasto

/imgs/2008/09/primera-clase.art.jpgUna cena para captar un cliente, desplazarse por unos días a un congreso profesional o a torneo deportivo para cerrar un trato de la empresa… Son obligaciones de trabajo que, por supuesto, corren por cuenta de la compañía, y sobre cuya facturación nadie duda. Son los conocidos como gastos de representación. Pero algunos de ellos no están definidos con tanta claridad como los anteriores, por lo que conviene que el empleado que deba realizar un gasto con el fin de representar a su empresa o captar clientes conserve todas las facturas, para evitar malos entendidos.

Una cuestión previa que conviene aclarar es la diferencia entre “gastos de representación” y “gastos de viaje”. De hecho, hay muchas personas que suelen confundirlos refiriéndose a unos con el nombre de los otros. Pero hay una clara diferencia entre ambos conceptos desde el punto de vista de la finalidad a la que vaya dirigido el gasto, según señala Helena Díaz Román, directora de Mano a Mano Consultores:

  • Gastos de viaje: como su propio nombre indica, son los gastos ocasionados por motivo de un viaje de trabajo ordenado por la empresa con la finalidad de cubrir los gastos de manutención, alojamiento o desplazamientos necesarios.
  • Gastos de representación: están destinados a representar a la empresa ante clientes o proveedores. Hacen referencia a las relaciones públicas, generalmente llevadas a cabo por los trabajadores, administradores, directivos o altos cargos de la compañía, con intención de recibir un beneficio comercial o empresarial futuro. El objetivo fundamental es mejorar la imagen de la empresa y de los profesionales que en ella trabajan.

Sin embargo, es cierto que en ambos casos se pueden incluir los gastos de comidas, los hoteles o los desplazamientos, motivo por el cual existe tanta confusión. Para Helena Díaz, la diferencia es clara: “No es lo mismo cuando el empleado va a un restaurante a comer porque se ha desplazado para realizar un trabajo fuera de su comunidad autónoma, que cuando invita a comer a unos posibles clientes con la finalidad de captarles”. Entonces, ¿qué gastos se consideran de representación?

Tipos de gastos de representación

Parece claro que se incluyen las comidas, los desplazamientos o el alojamiento siempre que se destinen a mejorar la imagen de la empresa y la atención hacia el cliente. Pero hay muchos más. En sentido amplio, el gasto de representación es todo aquel que deriva del desarrollo de la actividad profesional y que afecta a la misma, “y aquí podemos incluir desde un vehículo de empresa, el café de media mañana al que se invita a un cliente o el parquímetro de una visita comercial”, tal y como indica el consultor de Recursos Humanos José Manuel Fra Alonso.

Un gasto de representación es el que cumple condiciones de naturaleza y finalidad que se deben probar en caso de inspección tributaria

El concepto de gastos de representación es amplio, y deja lugar a diversas interpretaciones. Si bien su consideración como gasto deducible para la empresa requiere una interpretación algo más restrictiva, sigue siendo un concepto poco claro. Helena Díaz aclara que, desde el punto de vista de la empresa, se consideran gastos de representación deducibles si cumplen unas condiciones de naturaleza y finalidad que la empresa deberá probar en caso de inspección tributaria. De acuerdo con el artículo 14 del Impuesto sobre Sociedades, serían gastos deducibles:

  • Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
  • Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
  • Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios.
  • Los gastos que se hallen correlacionados con los ingresos.

Más concretamente, y teniendo en cuenta esta clasificación, puede decirse que los gastos de representación más habituales son:

  • Estancias en hoteles para los clientes.
  • Invitaciones a comidas con clientes.
  • Asistencia a eventos artísticos, deportivos o culturales.
  • Entrega a clientes y proveedores de regalos y obsequios de empresa, participaciones de lotería, etc.

Es frecuente considerar como gastos de representación ciertos gastos que en realidad no lo son. Es muy habitual en las empresas -según Díaz- incluir entre los gastos de representación “lo que son en realidad ‘liberalidades’, gastos no necesarios para la obtención de ingresos, cuya finalidad no es la obtención de beneficios empresariales futuros”, como es el caso de los gastos de restaurantes con personas no vinculadas a la empresa, las entradas a conciertos para amistades, gastos de aparcamiento o de desplazamientos, regalos de importe excesivo… En su opinión, “el concepto de ‘gasto necesario’, incluido en la normativa del impuesto sobre sociedades para determinar la deducibilidad del gasto, es un concepto jurídico indeterminado y ambiguo que, por tanto, permite a cada intérprete darle el sentido que le parece más conveniente”. Y siempre se cuela como gasto algo que no lo es, según afirma a este respecto José Manuel Fra, quien añade, sin embargo, que también es cierto que muchas veces “se pasan por alto algunos gastos sin considerarlos de representación cuando sí lo son”.

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