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Gastos de representación

El trabajador debe guardar siempre las facturas para evitar malos entendidos con la empresa

  • Autor: Por
  • Fecha de publicación: sábado 13 septiembre de 2008

El uso mixto de coche y vestuario

¿Son gastos de representación los coches de empresa? ¿Y si tenemos que comprarnos un traje (o cualquier artículo de vestuario) para impresionar a un cliente? Según Helena Díaz, desde el punto de vista del trabajador, en el caso concreto del vehículo de empresa, “se considerará una retribución en especie por el tiempo que pueda estar disponible para su uso particular. Por el tiempo que se utilice para uso comercial o empresarial, se considerará un gasto para la empresa que se podrá deducir a través de las amortizaciones anuales”. En la práctica, cuando el uso es mixto, para fines particulares y de la empresa, hay que deslindar qué parte del uso constituye retribución y qué parte no.

En cuanto a la asignación para el gasto de vestuario, se puede considerar como retribución en especie por su posible uso privado y la dificultad para determinar qué uso se da para fines privados y cuándo para fines comerciales o empresariales. No es extraño, sin embargo, que en la práctica, en muchos casos se contemple como un gasto de representación para la empresa, no incluyéndose como retribución para el trabajador. Un ejemplo claro de vestuario que no constituye retribución para el trabajador es la entrega por parte de la empresa a los empleados del uniforme obligatorio, que no tiene como destino la utilización por ellos para sus fines particulares, sino que responde a una utilización exigida por la propia compañía para sus fines empresariales.

Mecánica para justificar gastos

¿Cuál es la mecánica más habitual para gestionar y abonar este tipo de gastos al empleado? Aquellos pagos que pueden abonarse con anterioridad (billetes de avión, reservas de hotel…) normalmente se sufragan por adelantado. Otra fórmula habitual, según los expertos, consiste en que la empresa adelanta al trabajador un importe aproximado, en muchas ocasiones, “tirando a la baja”. Una vez que el trabajador ha realizado el gasto (un viaje, una comida con un cliente, un regalo…) éste debe justificar con facturas el importe exacto de todos los gastos ocasionados y, finalmente, se liquida el saldo resultante a favor del empleado o de la empresa. Normalmente el saldo suele ser a favor del trabajador, ya que como se ha dicho antes el cálculo suele ser a la baja con la finalidad de que sea la empresa la que tenga que pagar, y no el trabajador el que tenga que devolver el dinero.

Obviamente, el método más favorable para el trabajador es el del adelanto o anticipo. De lo contrario, sería el empleado quien llevaría la carga de tener que desembolsar un dinero que no le corresponde pagar a él y que son gastos de la empresa, como asegura Helena Díaz. José Manuel Fra Alonso se refiere a la utilización de las tarjetas para gestionar este tipo de pagos, e indica que es costumbre que aquellos trabajadores que por razón de su trabajo necesitan realizar habitualmente desplazamientos tengan una tarjeta de crédito de titularidad de la empresa con la que realizan los correspondientes pagos. Al igual que con el resto de tarjetas, mensualmente la empresa recibe el resguardo bancario con el detalle de los pagos. Hay, además, tarjetas especializadas para determinados gastos (gasolina, viajes, etc.) u otros medios que se facilitan al trabajador para el abono de determinados gastos como, por ejemplo, cheques o tiques válidos en algunos restaurantes.

Si los gastos son deducibles para la empresa, no hay repercusión fiscal alguna para el trabajador

De cualquier modo, ante la realización de un viaje se hace una previsión de gastos en la que se incluye la cantidad que puede gastarse en este concepto (obviamente es una estimación) y se le entrega al trabajador. En última instancia la persona empleada corre con los gastos de su bolsillo y, al igual que en el caso anterior, debe acreditar todo gasto con tique o factura.

También hay casos de empresas en las que son los propios empleados quienes tienen que abonar de su bolsillo este tipo de gastos. Se trata de casos más excepcionales; son situaciones de empleados que deben hacer estos gastos de forma excepcional. En estos casos, la empresa les puede devolver la cantidad sufragada mediante una transferencia a su favor o la inclusión en nómina. Generalmente se hace transferencia ya que supone la devolución íntegra de la cantidad y además no tiene por qué quedar constancia del gasto.

Guardar las facturas

Un consejo que el trabajador no debe pasar por alto es el de guardar siempre la factura o el ticket de cualquier gasto de este tipo que realice. A veces, un despiste o un olvido debido a la falta de costumbre puede provocar malos entendidos con la empresa. Es mejor que todo gasto esté perfectamente documentado. Los importes justificados no están sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

¿Pero tienen alguna repercusión fiscal para el trabajador estos gastos de representación?

Si el trabajador percibe una remuneración por este concepto, ya sea dineraria o en especie y existe un beneficio particular, se considerarán rendimientos del trabajo, como establece el artículo 16.1 c) del Texto Refundido de la Ley del IRPF. En el caso de que sean gastos de representación deducibles para la empresa y por los que el trabajador no percibe remuneración ni asignación alguna, no hay repercusión fiscal para el trabajador.

GASTOS MUY REPRESENTATIVOS

Si se trabaja en un departamento de marketing, como relaciones públicas o en atención al cliente de una gran empresa, o bien en una pequeña compañía en la que muchas veces toca “hacer un poco de todo”, hay que estar bien familiarizado con lo que se entiende como gasto de representación. Los más habituales son las comidas con clientes, obsequios…, pero cada vez hay mayores posibilidades en este campo:

  • Invitaciones al fútbol, al hipódromo, al teatro, a conciertos…
  • Regalar entradas a cine o parques de ocio.
  • Talleres de cocina o catas de quesos, vinos, productos gourmet. Fines de semana gastronómicos.
  • Un día de paintball, de regatas, circuito de karting…
  • Cuidados personales en un spa, o un día de relax en una granja o casa rural.
  • Rutas en helicóptero o en 4×4.
  • Cursos de tenis, de vela o de golf.

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