Case todas as persoas teñen tantas cousas que facer no traballo que 24 horas non dan de si para realizar todas as tarefas pendentes. E así debe ser! Porque ser eficaz non é cuestión de pasar máis horas no posto de traballo, senón de aproveitar ao máximo aquelas en as que se está dedicado ao labor en cuestión. A produtividade pode mellorar se se adoptan hábitos que fan ser máis eficientes, como ser ordenados, ter un calendario establecido ou descansar 15 minutos cada hora e media de intenso traballo e concentración. Neste artigo lémbranse dez deles. Ao polos en práctica lograrase mellorar no traballo e tamén no resto de facetas da vida.
1. Escribir as ideas primeiro a man
Sempre que se teña unha idea hai que escribila a man. Isto axuda a asentala moito mellor pois o ser humano concéntrase en desenvolver o que vai escribindo, pensa nas letras que plasma. A escritura adestra a creatividade e, ademais, permite pensar máis, tachar, volver sobre o escrito, reflexionar… E reler despois o que se escribiu axuda a que as ideas evolucionen.
2. Deixar repousar unha decisión importante durante 24 horas
Unha boa idea é tamén deixar madurar unha decisión importante durante polo menos 24 horas. Incluso todo un fin de semana! Se tras ese prazo séguese pensando o mesmo, non hai tempo que perder e hai que pór en marcha a idea. Se se espera un pouco e déixase que repouse a idea, evitarase cometer erros importantes por tomar decisións “en quente”.
3. Liberar o cerebro durante cinco minutos
Ter dous ou máis pensamentos distintos na mente leva á tensión, e case sempre termina en fracaso. A creatividade e eficacia aparecen cando se deixa espazo para que xurda. Por iso, convén cada día tomarse cinco minutos antes de empezar a traballar para liberar a mente de todas as ideas que a atafegan, segundo explica a coach Axelle Clement.
4. Ser limpo e ordenado no traballo
Para lograr eficiencia laboral é esencial manter en orde o posto de traballo. Todos os expertos en Recursos Humanos coinciden neste punto. Non é casualidade que desde pequenos no colexio ensínese a ser organizados para poder traballar mellor. Se a zona de traballo está desordenada, pode entorpecer o nivel de produtividade e desperdiciarase moito tempo tentando atopar calquera documento ou útil que se necesite para levar a cabo unha faena.
5. Ter un programa e horario establecidos
Para render máis e mellor no quefacer diario débese facer unha lista e un horario, resolver antes os asuntos prioritarios e colocar as tarefas menos importantes ao final da lista. Débense ter marcados os prazos dos proxectos e facer o horario sendo realistas respecto á vez que tomará cada labor.
Aínda que elaborar as tarefas importantes e as urxentes antes das sinxelas é un bo consello, tamén hai que ter en conta un factor esencial: cal é o momento do día en que un é máis produtivo e eficiente. Así, na medida do posible, habería que programarse para concentrar nesas horas os quefaceres que necesiten máis concentración e creatividade. O resto da xornada pódense desenvolver os traballos máis rutineiros ou sinxelos.
6. Un descanso cada hora e media de intenso traballo
A produtividade depende moito da concentración. Cando levan máis de 90 minutos cun enfoque e concentración ao máximo nivel, o cerebro empézase a dispersar e é necesario un descanso. Así, Alberto Blázquez, desde ABCoach, sinala que é moi útil traballar en catro tramos de hora e media, con 15 minutos de descanso. Na hora e media de concentración, non se debería usar o teléfono, Internet, nin responder, a menos de que sexa unha emerxencia.
Se por algún motivo non se está concentrado, o máis efectivo é deixar a tarefa, descansar e retomala despois con ánimo. Non hai que esquecer que os intres de descanso axudan a concentrarse e a traballar máis motivado, permiten que o corpo se estire e evítase estar demasiadas horas sentados. E son excelentes para descansar os ollos e preservar a vista!
7. Seguir a regra dos dous minutos
Aínda que se programou o calendario ao detalle, é tamén importante ter en conta a regra dos dous minutos: se xorde un labor que se é capaz de resolver en menos de dous minutos, hai que acometela de inmediato, pois se tarda máis tempo en engadila á axenda, planificala, etc… A teoría, moi efectiva, é do consultor David Allen, autor do libro ‘Feixe que funcione’ (Alenta, 2011).
8. Delegar tarefas noutras persoas do proxecto
A delegación é unha habilidade moi importante para unha xestión eficiente. Se se lles permite realizar funcións a outras persoas dun equipo, pódese dedicar máis tempo a executar tarefas máis estratéxicas.
Tamén é importante detectar que traballos requiren habilidades especiais que a persoa non ten ou nas que non destaca e delegalas en quen si as teñen dentro do mesmo equipo e proxecto. É unha maneira segura de aumentar a produtividade propia e a da empresa.
9. Levar un estilo de vida san
Menos tele e comida rápida, e máis exercicio! Comer ben, facer deporte e durmir as horas suficientes son aspectos imprescindibles para render con efectividade. Facer deporte mellora o humor no traballo e a produtividade. Ademais, durmir entre seis e oito horas seguidas é básico: o cansazo pode reducir de forma drástica o rendemento laboral.
10. Manter un ánimo positivo e menor nivel de autoexigencia
Se se tenta ser sempre perfecto no traballo, é posible que se realice cun grao terrible de autoexigencia. Non é boa idea, por tanto, xa que, aínda que incrementa a eficiencia, se non se permite un fallo ou algo de relax, é fácil terminar con demasiado cansazo e tensión.
Tamén hai que tentar manter unha actitude positiva e ter tenacidade e perseveranza para levar a cabo as tarefas encomendadas, ademais de buscar sempre a parte divertida e útil do traballo, mesmo cando haxa razóns para non estar motivados.
