A ‘e-factura’, ‘factura telemática’ ou ‘factura electrónica’, é un arquivo electrónico con todos os datos dunha factura normal e corrente, que unha persoa pode recibir por mail, nun documento pdf ou que pode consultar na web da empresa. Normalmente vai acompañada dunha firma electrónica, que non é máis que un código numérico expedido pola Axencia Tributaria e outros organismos autorizados por esta, que certifica a validez do documento e a habilitación da empresa que factura por este medio.
Nos últimos anos o seu uso estendeuse considerablemente entre empresas. A Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica e Multimedia (ASIMELEC) realizou en outubro pasado, en Madrid, o primeiro Congreso Nacional de Factura Electrónica e Dixitalización Certificada. Entre os seus obxectivos está o de promover a adopción das novas tecnoloxías en relación coa factura electrónica, tanto no ámbito empresarial como doméstico.
Segundo estimacións de ASIMELEC, no ano 2006, preto de 6.000 empresas e profesionais emitiron facturas electrónicas nalgunhas das súas modalidades, e poderían chegar a 30.000 a finais do ano 2007. Actualmente, as empresas intercambian preto de dous millóns de facturas electrónicas ao ano, e, cada vez máis, empeza a xeneralizarse a factura electrónica nas ‘utilities'(empresas relacionadas coa prestación de servizos públicos, tales como enerxía, auga, etc.). Ademais da progresiva implementación entre empresas, os consumidores finais están a comezar a familiarizarse con este concepto, e non con poucas vantaxes potenciais.
O almacenamento do papel en grosos libros, a perda dos orixinais ao momento de realizar un reclamo, a non sempre sinxela comparación do consumo de diversos servizos son algúns dos factores implicados na adopción da factura electrónica. E ademais das vantaxes económicas e operativas, a e-factura ten un positivo impacto ecolóxico. Para imprimir 500.000 facturas son necesarias 2,5 toneladas de papel.
Para imprimir 500.000 facturas son necesarias 2,5 toneladas de papel
Oportunidades para os usuarios
Segundo a Asociación Española de Fabricantes e Distribuidores (AECOC), o aforro das compañías que facturan dixitalmente é de cinco millóns de euros ao mes. Isto responde ao menor emprego de papel, de persoal para a xestión administrativa e a unha redución dos custos operativos en xeral. Segundo Julián Inza, coordinador do grupo eFactura de Asimelec, “o interese das empresas por que os seus clientes se subscriban ao servizo de factura electrónica crea neste momento unha oportunidade para os usuarios, xa que as de utilities “”: enerxía eléctrica, gas, gasóleo de calefacción, auga, comunicacións… ofrecen e ofrecerán no futuro, a medida que se optimicen os sistemas de xestión, vantaxes económicas, ademais das operativas”. Hai que ter en conta, ademais, que en calquera fogar prodúcense gastos pouco evidentes que se poden reducir co emprego da factura telemática nos procesos de reclamación, financiamento e devolución, entre outros.
Algunhas entidades que xa promoven a factura electrónica con particulares son Telefónica, o Consorcio de Augas de Bilbao e Endesa, entre outras. En todos os casos e unha vez dados de alta no servizo, pódese cancelar para volver recibir a factura en papel.
No referente ás vantaxes no tratamento de datos e aos requirimentos técnicos, Julián Inza agrega: A principal vantaxe para os usuarios é a facilidade de arquivo e de procura cando garda as facturas no seu computador.
“A principal vantaxe para os usuarios é a facilidade de arquivo e de procura cando garda as facturas no seu computador”Tamén a dispoñibilidade permanente de acceder a todas as facturas dun exercicio (e ás veces de exercicios anteriores) no servizo web de xestión de facturas do seu provedor (outra vantaxe ante a posible perda datos do computador). As facturas envíanse por e-mail como ficheiros adxuntos, en formato PDF con firma electrónica ou se deixan a disposición do usuario nunha páxina web do provedor, nese mesmo formato, de maneira que os requirimentos técnicos (dispoñibilidade de computador e acceso a Internet e contar con programas de correo electrónico, navegación por páxinas web e visualización de arquivos PDF) están ao alcance de calquera persoa”.
Segundo os especialistas, a aceptación por parte dos usuarios aínda non é moi alta porque é necesario avanzar en esquemas que simplifiquen a xestión destas facturas por parte dos consumidores. “A posibilidade de recibir nun único punto as facturas e tratalas de forma sistemática entresacando aspectos comúns (como data, contía, conta de debo) hoxe faise a través de contas de correo electrónico. No futuro, poderase facer nas propias entidades financeiras nas que se recibe o debo, ou en servizos “de cartafol electrónico” que se desenvolverán para os documentos electrónicos posiblemente como servizos de operador de telecomunicacións”.
Chegará o día en que se substitúa a factura telemática polo papel? Julián Inza sostén que si. “As empresas promoverán alicientes para a súa adopción, e non lle vexo contraindicaciones por parte dos usuarios. Mesmo se dan casos curiosos de persoas da terceira idade que solicitan a factura electrónica para recibila na dirección de correo dos seus netos. Por iso, nin sequera a carencia dunha infraestrutura informática estable é unha barreira para a súa adopción”.
Con todo, é evidente que na actualidade, e mesmo co impulso que está a cobrar por parte das empresas e do Goberno, o emprego dos ‘bits’ para a facturación aínda está acoutado ás utilities. No entanto, segundo o experto, o comercio á rúa tamén pode sufrir cambios no futuro. “Os Tickets, denominados ‘documentos sustitutivos de factura’ non permiten deducir o IVE ao comprador, porque nel non figuran os datos de CIF e outros.
“Os Tickets, denominados ‘documentos sustitutivos de factura’ non permiten deducir o IVE ao comprador, porque nel non figuran os datos de CIF e outros”Para os particulares isto non supón un inconveniente. Con todo, a posibilidade de que nas pequenas compras identifíquense os datos do receptor pode permitir que as empresas transformen os tickets en facturas electrónicas cando o destinatario sexa unha empresa, un autónomo ou un profesional, polo que veremos nacer novas prácticas de xestión”, advirte.
No referente á normalización, no marco do Primeiro Congreso Nacional de Factura Electrónica e Dixitalización Certificada, publicouse a proposta “Factura Normalizada”, que fará máis sinxelo que os consumidores poidan entender as facturas. Así mesmo Asimelec publica conxuntamente con Rede.es un ‘Manual da Factura Electrónica’ que de forma fácil fai chegar os principais conceptos aos consumidores e a Pemes e Autónomos.
Pola súa banda, as empresas de tecnoloxía xa están a traballar para que ademais de música, textos, Internet e chamadas telefónicas, póidanse recibir facturas nos móbiles.
O receptor de facturas electrónicas debe:
- Conservar as facturas electrónicas, xunto cos datos asociados (firma e certificado) no seu formato orixinal.
- Asegurar o seu legibilidad no seu formato orixinal.
- Garantir o acceso completo (procura selectiva, visualización, copia ou descarga en liña e impresión) aos datos.
A diferenza do emisor, o receptor poderá optar por imprimir as facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste nelas unha marca gráfica de autenticación producida por un sistema publicado e validado pola Axencia Tributaria.
