Cando unha Organización Non Gobernamental (ONG) recibe unha subvención da Axencia Española de Cooperación Internacional para o Desenvolvemento (AECID) debe render contas. Ha de xustificar en que se gasta o diñeiro e como o fai. Se desexa modificar calquera aspecto do proxecto con respecto á proposta de execución orixinal, debe recibir primeiro a autorización desta institución, á que tamén entregará informes de seguimento e un informe final técnico e económico cando conclúa o seu desenvolvemento.
Unha vez que se concede a subvención, se esta é inferior ao importe solicitado, a ONG pode reformular a súa petición. Se está conforme, abonda con que envíe o documento de aceptación e, ao recibir o pago, deberá comunicar ao departamento de ONGD da AECID a data de recepción dos fondos. Así se especifica na “Guía de aplicación das novas normas de xustificación de proxectos e convenios en execución”.
Cando se inicia o proxecto para o que se solicitou a axuda, as organizacións deben informar tamén a esta institución e darlle conta de calquera modificación. A AECID debe autorizar, entre outras, as modificacións substanciais, dos prazos de execución, a utilización de recibos ou de Certificacións de Execución de Actividades, as posibles tarifas ou a empresa auditora seleccionada. Da mesma maneira, as entidades están obrigadas a presentar en prazo os correspondentes informes de seguimento, planificacións anuais e informes de avaliación intermedia.
Ao terminar a execución do proxecto, hai que cumprir outros requisitos. A ONG debe entregar un informe final técnico e económico, transferir os bens adquiridos ou solicitar á AECID unha autorización para darlles outra saída e conservar a documentación justificativa que non sexa necesario presentar, por se se reclamase noutro momento. A única información que non ten a obrigación de entregar é a que recolle os gastos que se xustifiquen mediante unha Certificación de Execución de Actividades, os gastos de aloxamento e manutención contemplados no capítulo de dietas, a quilometraxe pola utilización de vehículos propios e a porcentaxe de custos indirectos.
Proxecto ou convenio
Se se subvenciona un proxecto, a AECID abona o importe nun único pago, mentres que se se asina un convenio, os pagos son anuais, segundo as anualidades aprobadas, cun máximo de catro. Coa primeira anualidade, asínase un preconvenio e non é ata a segunda anualidade cando se rubrica o convenio definitivo. En cada período débese entregar unha documentación determinada, como son a planificación anual do período seguinte, o informe de seguimento técnico anual e o cumprimento dos ritmos planificados.
Débese entregar a planificación anual do período seguinte, o informe de seguimento técnico anual e o cumprimento dos ritmos planificados
É obrigación da ONG comunicar sempre por escrito á AECID, “no prazo máximo dun mes”, a data de recepción dos fondos xa que, se esta institución descoñece ese dato, “considerará como data de recepción a da orde de pago e, a partir desta, computaranse os intereses de demora”, explica.
Outro requisito imprescindible é a apertura ou disposición dunha única conta bancaria para realizar todas as transferencias por parte da AECID. Esta conta debe dedicarse en exclusiva ao proxecto ou convenio, polo que na súa denominación “debe quedar claramente identificado” o mesmo. Pódese abrir no exterior sen necesidade de solicitar autorización da Axencia.
Posto que os importes ingresados xeran uns intereses e outros rendementos financeiros, estes súmanse á subvención para sufragar gastos directos durante o prazo de execución do proxecto ou convenio, salvo que se destinen á realización de auditorías. Hai que pedir permiso á AECID para destinalos a novas actividades non previstas ou se a súa utilización “implica unha modificación substancial”.
As normas que se deben seguir cando se recibe unha subvención son estritas. Nos convenios, enténdese que a data de inicio de execución coincide coa firma do preconvenio, aínda que a data real de inicio debe comunicarse á AECID xunto coa formulación definitiva e, a execución en terreo, pode iniciarse ao día seguinte deste procedemento. Non fai falta esperar a que se asine o convenio definitivo, aínda que se este non se asinase, a normativa establece que os gastos de execución dese período non se subvencionarán. Só se liquidarán os gastos da fase de identificación e formulación, entre os que se contempla a parte proporcional de gastos indirectos, cun límite de 60.000 euros. De igual maneira, cando se reintegren o resto dos fondos da primeira anualidade, aplicaranse os correspondentes intereses de demora.
Se o convenio definitivo non se asina, só se liquidarán os gastos da fase de identificación e formulación
Por prazos, o proxecto en terreo debe iniciarse nun máximo de seis meses desde a presentación da formulación e, se non é posible, tamén se permite unha prórroga máxima de tres meses. Desta forma, a execución comezaría, como moito, nove meses despois.
No caso de que se reciba unha subvención para un proxecto, este non pode iniciarse antes da data que se establece na resolución da convocatoria nin, como máximo, máis de dous meses despois de recibir os fondos. Se será así, ha de solicitarse unha prórroga, aínda que en ningún caso llo prazo inicial de execución será superior a 24 meses.
Concédese unha prórroga de ata tres meses sen necesidade de recibir a autorización da AECID, tan só con comunicalo ao departamento de ONGD. Para prazos superiores, se se esixe autorización, a prórroga debe solicitarse sempre “antes de que conclúa o prazo inicial de execución máis o tres meses de prórroga que non precisan de autorización”. Só neste caso acéptase o atraso no inicio. En total, o prazo máximo de prórroga ascende á metade do prazo inicial de execución, máis o tres meses que non precisan autorización e as prórrogas autorizadas.
