Oito pautas para optimizar os correos electrónicos

A claridade empeza por un mesmo. Noutras palabras: a mellor forma de conseguir respostas claras ás mensaxes de correo electrónico é mandar mensaxes claras. A inmediatez do correo fai que moitos internautas pulsen o botón de envío sen apenas pensalo, e a miúdo o resultado é un correo que queda sen contestar: a persoa alén da conexión a Internet non ten tempo, ou medios, para descifrar que é o que se espera dela. Hai que pensar que a medida que se suman internautas á Rede, o tráfico do correo electrónico crece e a caixa de correos énchese indiscriminadamente de todo tipo de mensaxes.

As que seguen son pautas de efectividade, e non de etiqueta, aínda que tamén sexa de boa educación non facer perder o tempo aos demais. Están claramente orientadas á contorna profesional, pero tamén se poden empregar nos asuntos privados.

• Empezar por un asunto claro, breve e non redundante. Os asuntos que din simplemente “o noso” ou “o tema do que falamos” son o equivalente de latas de conserva que dixesen simplemente “lata”, no canto de deixar claro o seu contido. Tampouco ten sentido pór no asunto o nome do remitente (que xa ten a súa propia liña no cliente de correo) nin o do destinatario (que xa sabe o seu propio nome). Finalmente, non é o mesmo escribir “Que fas mañá?” en lugar de Vés “mañá a ver Rocky 7 nos cinemas Ideal ás 20.30?”.

• Responder integramente o asunto, se hai espazo. Unha petición longa pode dar lugar a unha resposta breve. Por exemplo, o seguinte asunto resume toda a mensaxe: “As chaves do coche están na cociña”. É máis práctico que escribir no campo de asunto “As chaves do coche” e obrigar ao receptor a abrir a mensaxe para ler: “están na cociña”. Por suposto, se se desexa intimidade este método non é recomendable, pois calquera que acceda ao computador, ou pase casualmente por diante do mesmo mentres o usuario consulta o correo, pode decatarse de asuntos que non lle incumben.

• Ser directos. Ser directo significa ir ao gran e non estenderse en parágrafos de introdución. Se o usuario escribe, por exemplo, a un amigo para preguntarlle por unha operación recente, debe interesarse pola operación sen circunloquios, pois é posible que o recentemente operado estea a recibir moitas mensaxes similares e teña a caixa de correos chea. E unha caixa de correos chea converte o pracer de recibir correos de amizades nunha tarefa engorrosa.

• Establecer unha estrutura gráfica de asuntos. Se se escribe por máis dunha razón, é moi conveniente que cada unha vaia nun parágrafo distinto para facer máis fácil que a outra persoa conteste punto por punto. Hai que pensar que na contorna profesional a recepción e contestación de correo tende a ser moi rápida e ás veces os históricos (o rexistro das mensaxes anteriores) alónganse demasiado, de modo que ter que revisalos pode ser moi enojoso.

• Editar as mensaxes aos que se contesta. Non deixar que as filas de contestacións amontóense baixo a mensaxe. É bo recortar sen piedade o que xa non faga falta, e contestar punto por punto, intercalando as respostas.

• Evitar o texto con formato. Moitos receptores reciben o correo en máquinas configuradas de maneira distinta á do emisor (teñen outro sistema operativo ou outro programa de correo), ou ben teñen necesidades distintas ás propias (posúen os tamaños de letra máis grandes ou as cores con máis contraste porque teñen problemas de visión). Tamén puiden ocorrer que lean as súas mensaxes desde dispositivos limitados (teléfonos móbiles e axendas electrónicas). Por esa razón non convén usar os tipos de letra, tamaños e cores que nos proporcionan os programas de correo en modo html, a pesar do atractiva que poida parecer a escritura gótica en cor morada sobre un fondo de cor laranxa verdoso, por exemplo.

• Evitar os arquivos adxuntos na medida do necesario. Non é unha regra xeral: os adxuntos están aí para cando se necesiten. Pero se se deben mandar dúas páxinas de texto que o receptor non necesita editar, é mellor facelo no corpo da mensaxe que achegar un documento de procesador de textos. No outro extremo, se hai necesidade de mandar máis de dez megabytes polo motivo que sexa, merece a pena considerar a posibilidade de meter un CD nun sobre, porlle un selo e botalo a unha caixa de correos. Facilita as cousas o ter presente que moita xente ten unha conexión menos rápida que a propia e que ata os computadores máis rápidos tardan en descodificar un arquivo adxunto dun só megabyte.

• Usar correctamente Cópiaa Carbón e Cópiaa Carbón Oculta. Do mesmo xeito que unha serra mecánica ou a dinamita dun mineiro, os campos CC e CCO son ferramentas de gran potencia, pero tamén son igualmente destrutivas en mans inexpertas. O campo de Copia Carbón (CC) serve para enviar unha mensaxe a terceiras persoas ademais do seu destinatario principal. O campo de CC é só para a xente que ten que ler as súas mensaxes sen darlles resposta. Se se espera resposta de alguén, mellor polo no campo do destinatario principal.