Artigo traducido por un sistema de tradución automática. Máis información aquí.

Optimizar o uso dos servizos de correo electrónico

Gmail, Yahoo! Mail e Hotmail teñen moitas funcionalidades pouco coñecidas que poden mellorar a xestión do e-mail
Por jordi 27 de Agosto de 2008
Img listas blancas
Imagen: bruno neves

Configurarfiltros de mensaxes paira controlar o spam, activar o modo”vacacións”, crear contas de correo desechables,redireccionar mensaxes, incluír una firma persoal en cada mensaxe…Nos últimos anos, os servizos webmail máispopulares desenvolveron una serie de funcionalidades que fan daxestión do correo electrónico una experienciasimilar, en comodidade, á utilización de programas deescritorio. A gran maioría dos usuarios utilizan as súascontas de correo electrónico “online” de forma básica.É dicir, non adoitan aproveitar estas novas funcionalidades porque as descoñecen ou non saben como configuralas. Esta reportaxepretende facer un repaso a características máisinteresantes que incorporan Yahoo! Mail!, Hotmail e Gmail.

Contornas gráficas alternativos

/imgs/2003/10/mail.jpg

As contornasgráficas evolucionan continuamente tratando de adaptarse ásmelloras en deseño e usabilidad que se impoñen na Rede,así como á maior potencia dos procesadores doscomputadores. O mesmo ocorre tamén nos servizos decorreo electrónico. Si as súas versións anteriores eran máisestáticas, menos plásticas e non permitían o usode tecnoloxías propias das aplicaciónsweb como AJAX(a de “picar e arrastrar” sobre a páxina web),as máis modernas adaptáronse e ofrecen una maiorpersonalización do servizo e una mellor interactividade comesmo.

Os usuarios xa non se enfrontan a unha páxina corporativa da que non poden modificar o aspecto, senón que se moven nunha contorna gráfica con elementos movibles

Así, os usuarios xa non se enfrontan a unha páxina corporativa da que non podenmodificar o aspecto, senón que se moven nunha contorna gráficacon elementos movibles, intercambiables e que se poden personalizarsegundo as necesidades do usuario. Yahoo!Mail e Hotmail son os quemáis apostaron por novas versións gráficas, perosempre deixando a posibilidade de utilizar as antigas. O cambio deversión especifícase claramente na parte superior dapáxina web do correo, de modo que con só pulsar orato pásase dunha contorna gráfica a outro.

A razón pola que conservan aalternativa de usar a contorna gráfica anterior é que estes servizosteñen una gran base de usuarios que levan máis decinco anos utilizando a súa aparencia gráfica “clásica”e non desexan cambiar á nova. Dita posibilidade de eleccióntamén se debe aos diferentes tipos de conexión dosusuarios, xa que as versións novas requiren un ancho de bandade ADSL paira funcionar óptimamente, cousa que non sempre se ten. Tamén son menos accesibles que a versión”clásica”, polo que esta déixase comoalternativa paira usuarios con dificultades de visión oucognitivas.

Filtros

Os filtros serven paira catalogar diferentes correos electrónicos mediante palabras crave que figuren no asunto da mensaxe ou mediante a dirección de procedencia

A utilización de filtros decorreo é una das aplicacións máis útiles que podenutilizar os usuarios destas novas versións gráficas,tanto paira organizar por temas as mensaxes que lles vaian chegando ábandexa de entrada como paira defenderse mellor do spam. Osfiltros serven paira catalogar diferentes correos electrónicosmediante palabras crave que figuren no asunto da mensaxe oumediante a dirección de procedencia. Á vez que o filtro,pódese preestablecer que acción debe realizar oservizo coas mensaxes filtradas: eliminar, gardar paira estudaro seu contido…

Por exemplo, a base de aplicar filtros,os usuarios poden ordenar de forma automática as mensaxesentrantes, clasificándoos e destinándoos a diferentescartafoles, cada una cun nome concreto. Estes filtros detectancadeas de texto no asunto ou o corpo da mensaxe, ou ben poladirección de correo electrónico do destinatario, esaben que devandita mensaxe ten que ir a un cartafol ou outra.

No caso do spam, basta con abriruns cantas mensaxes e determinar as palabras crave máisfrecuentes nos mesmos paira crear un filtro que mandará a devanditocartafol o correo lixo que non detecte o filtro que por defectotrae o servizo. Tamén se poden crear filtros pairadeterminados correos comerciais que non se consideran spam pero doscales se quere pospor a lectura; basta con gardalos nundeterminado cartafol para que non estorben na bandexa de entrada.

Pódense crear filtros paira determinados correos comerciais que non se consideran spam pero dos cales se quere pospor a lectura

Yahoo! Mail permite realizar até 15filtros de correos e pódese elixir una cartafol de destino ou bencreala no momento de crear o filtro. No caso de Hotmail osusuarios deben crear previamente os cartafoles que queiran utilizarantes de realizar un filtro.

Gmail,en cambio, dá unhas opcións máis xerais á hora derealizar filtros, con diferentes tipos de combinacións pairapersonalizar ao máximo a súa creación.Ademais, una vez creados, os usuarios poden aplicar os filtrossobre todo o correo xa recibido na bandexa de entrada, que podenser varios gigas. Esta característica resulta interesante polofeito de que estes servizos se utilizan á vez de almacén”online” de información, que pode ser inxente. Una boaseparación por cartafoles temáticos axuda a atopar asmensaxes máis recónditas.

O modo vacacións

Pode ser configurado desde o apartado de “configuración” e só require escribir o texto da mensaxe que se quere deixar

Os usuarios poden crear unha mensaxe deresposta automática para que cando estean devacacións e reciban mensaxes, os emisores reciban á súa vez este avisoe tomen as opcións pertinentes: deixar de mandar mensaxes,chamar por teléfono ao usuario en caso de urxencia, etc. Este “modovacacións” pode ser configurado desde o apartadode “opcións” e só require escribir o texto damensaxe que se quere deixar e gardar a configuración.

No caso de Hotmail, as mensaxesrecibidas no cartafol de spam non recibirán esta mensaxe,como seguridade paira non alertar aos spammers de que se trata dunhaconta activada. Cando un usuario reciba máis dun correoelectrónico do mesmo remitente, este recibirá unaresposta automática cada catro días paira nonextorsionarle. Isto é moi útil cando se está en listasde correo onde varias persoas envían correos a unha direcciónunitaria e son lidos por todos. Doutro xeito, ditas listasencheríanse en xullo e agosto de mensaxes automáticasen “modo vacacións”.

Con Yahoo! Mail é posible configurar o día en que o filtro debe ser activado, así como cando debe deixar de estalo

Neste sentido Gmail funciona de igualforma, pero permite personalizar a mensaxe de resposta automáticapaira envialo unicamente a aqueles remitentes que esteandados de alta na axenda de contactos do usuario.

Con Yahoo! Mail é posible configuraro día en que o filtro debe ser activado, así comocando debe deixar de estalo. Desta maneira, os usuariospoden configurar leste filtro con antelación e non preocuparseá súa volta de desactivalo. Do mesmo xeito que Gmail e Hotmail, comoprotección, as mensaxes de resposta automática non sonremitidos aos correos electrónicos filtrados ou recibidos nocartafol de spam.

Firma persoal

A creación dunha firma, que se engade de forma automática a todas as mensaxesenviadas, é una das características comúns aos webmailsmáis populares. Yahoo! Mail permite personalizar esa mensaxemediante o uso de texto con ou sen formato (o que se coñece como”texto enriquecido”). Pola súa banda, Gmail e Hotmail sóadmiten a personalización de firmas en texto plano. Avantaxe de poder usar ou non texto con formato (con negritas, cursivas, etc.) é que paira conexións lentas ou inestablesun texto enriquecido pode ser a diferenza entre recibir ben unhamensaxe ou non recibilo.

Acceso desde outras contas

Osusuarios que dispoñan de máis dunha conta de correo podenconfiguralas todas paira recibir e enviar correos desde o seu webmailfavorito. Por exemplo, se un usuario dispón da conta”usuario@proveedordeinternet.com” e quere utilizala desdeoutro servizo de correo online, en primeiro lugar debe configuralapara que reenvíe todo o seu contido a devandito servizo. Outra opcióné configurar o acceso POP desde a conta “online” paira poder recibiras mensaxes. En segundo lugar, paira poder enviar correos desde aconta desexada utilizando a conta “usuario@proveedordeinternet.com“é necesario que o servizo webmail verifique que esa conta élexítima do usuario. Paira iso envíase unha mensaxe devalidación, cun link ou código que debe picar ousuario.

Contas alternativas e desechables

As contas desechables teñen una duración limitada no tempo e serven paira entrar sen problemas a todo tipo de servizos

Una característica interesantede Yahoo! Mail é que facilita a creación dunha conta decorreo electrónico extra, asociada á conta principal do usuario. Este usoé interesante si quérese dispor dunha conta máis informal paira ser utilizada cosamigos e outra máis formal paira comunicacións profesionais.Doutra banda, este servizo tamén dispón dun apartado decontas desechables, ou “pockmail”, que teñen una duraciónlimitada no tempo e serven paira entrar sen problemas a todo tipode servizos, de modo que cando lle piden una conta ao usuario poidafacilitar esta sen risco de recibir posteriormente spam.

Sincronización de correos

Gmail, pola súa banda, incorpora, desdefinais do ano pasado, soporte paira o protocolo IMAP. Este protocolode acceso ás contas de correo electrónicopermite diferentes opcións de sincronización que o protocoloPOP non inclúe. Entre as vantaxes de utilizar este protocolo cóntase a opción de poder acceder ao e-mail desdediferentes dispositivos e aplicacións de correo e que o estado dasmensaxes, como lido, non lido ou destacado sincronícese de forma automática. Paira utilizar este protocolo,os usuarios de Gmail poden facelo desde a pestana de”configuración”.