Crear cartafoles e filtros paira organizar de forma automática o correo entrante é moi útil paira manexarse se se reciben moitas mensaxes diariamente. De feito, o propio programa de correo serve paira conservar e localizar información de forma eficaz. Os filtros que se poden engadir aos programas de correo tamén se poden utilizar paira combater o spam (correo non desexado) ou paira responder automaticamente ao email durante ausencias ou vacacións.
Crear cartafoles
Hai quen borra todas as mensaxes de correo electrónico nada máis lelos. Pero tamén hai quen prefire ou necesita mantelos porque, a final de contas, é outra forma de gardar información no disco duro do computador ou en Internet que ademais pode ser moi útil si manéxase ben.
Dentro dun email, ademais de texto, pode haber enlaces, documentos, fotografías… e extraer toda esa información -picar en enlácelos e logo gardalos nos favoritos, copiar os textos que interesen, gardar documentos e fotos en cartafoles do disco duro, etc.- paira logo eliminar a mensaxe é máis laborioso que conservala dentro dos propios programas de correo. Pero para que isto sexa realmente útil, é necesario organizar dalgunha forma as mensaxes entrantes, de forma parecida a como se fai cos arquivos.
Organizar as mensaxes en cartafoles
Crear cartafoles e subcarpetas dentro da bandexa de entrada é tan sinxelo como facelo mediante o explorador de arquivos. Os programas de correo adoitan traer por defecto varios cartafoles que non se poden eliminar:
- Bandexa de entrada, onde se sitúan os correos cando chegan.
- Bandexa de saída, correos á espera de ser enviados (onde quedan as mensaxes enviadas si o computador non está aínda conectado).
- Elementos enviados, que almacena as mensaxes que saíron correctamente.
- Papeleira, paira os elementos eliminados que se pode baleirar automaticamente ou non.
- Borrador, paira as mensaxes a medio terminar.
Do que se trata é de crear novos cartafoles por baixo da Bandexa de entrada -aínda que tamén se poden crear dentro da Bandexa de saída, dos elementos enviados ou o Borrador- paira ir colocando as mensaxes entrantes segundo o tema, o remitente, as subscricións a listas de correo, as mensaxes interesantes… ou calquera fórmula que sexa a máis conveniente paira cada usuario.
Una vez creadas os cartafoles, pódense arrastrar co rato as mensaxes a cada una delas, pero o máis cómodo é que isto se faga de maneira automática a través de regras de mensaxe ou filtros, que se aplicarán a todas as mensaxes novas.
Filtrar as mensaxes
Para que as mensaxes organícense de forma automática a medida que se reciban, aplícanse regras de mensaxe. Estes filtros serven paira identificar os correos entrantes e definir a acción que queremos realizar sobre cada un deles. É moi sinxelo crear filtros e poden ser tantos como se necesiten. En Outlook Express atópanse en ‘Ferramentas > Regulas de mensaxe’ ou, cunha mensaxe seleccionada, en ‘Mensaxe > Crear regra desde mensaxe…’. Nun correo web como o de Yahoo! localízanse entre as opcións baixo o epígrafe ‘Filtros’.
Con algunha diferenza entre xestores de correo, o primeiro paso consiste en seleccionar as condicións paira cada filtro, especificando que debe conter (ou que non) a mensaxe nos campos ‘De’, ‘Paira’, ‘Asunto’ ou no texto (nalgún dos campos, en varios ou en todos) para que a regra aplíquese. Despois defínese a acción desexada, que pode ser movelo a un cartafol determinado, reenviarlo, eliminalo, etc.
Desta forma, ademais de ordenar automaticamente o correo entrante, o usuario pode saber cales das mensaxes non lidas (normalmente en negrita) son máis ou menos urxentes dependendo do cartafol en que caian. As regras de mensaxe tamén se poden utilizar paira eliminar correos non desexados, identificándoos polo asunto ou o remitente (tamén é posible bloquear os remitentes) e enviándoos directamente á papeleira.
Vacacións no email
Os filtros pódense utilizar paira crear respostas automáticas como contestar as mensaxes durante as viaxes ou vacacións. Basta seleccionar que a regra se aplique “paira todas as mensaxes” e na acción “responder con mensaxe”. O seguinte paso é seleccionar a mensaxe que creemos paira tal efecto, no que se pode dicir que estamos de vacacións e o día que volveremos. O risco deste procedemento é que avisamos a todo aquel que envía unha mensaxe que non estamos en casa, polo que é mellor aplicar a regra só á lista de contactos. (Por descontado, para que isto funcione nun programa de correo, o computador deberá estar aceso e conectado a Internet, non así no correo web nos que non é necesario que o PC permaneza aceso).
Nos webmail esta función adoita estar separada dos filtros, baixo o epígrafe “resposta paira ausencias” ou algo similar, na que se pode escribir una resposta xenérica (paira todas as mensaxes) ou una resposta especial paira determinadas mensaxes entrantes que só estarán vixentes durante o período especificado.
Compactar os cartafoles
O tamaño dos discos duros actuais e o espazo gratuíto no correo web non convida a preocuparse moito (ou nada) por eliminar mensaxes periodicamente. Con todo, o usuario dun programa de correo debe saber que as mensaxes se van almacenando no disco duro (en Windows, por exemplo, os cartafoles, con extensión ‘.dbx’, atópanse dentro de ‘C:Arquivos de programaMicrosoft ExchangeOutlook ExpressNombre do Perfil’).
O que ocorre é que ao eliminar as mensaxes dun programa de correo non se está aumentando de maneira efectiva o espazo no disco, polo que de cando en vez é útil compactar os cartafoles para que se adapten ao seu tamaño real en función das mensaxes que conteñen. Isto adoita atoparse no xestor de correo dentro de ‘Arquivo > Cartafol > Compactar os cartafoles’. Así mesmo é posible compactar as mensaxes de forma automática, especificando que se realice a tarefa cando exista unha determinada porcentaxe de espazo desaproveitado.
Localizar as mensaxes
Organizar as mensaxes en cartafoles é tamén moi útil paira logo localizalos dunha simple ollada ou facendo procuras en cada cartafol, que levarán menos tempo. Pódense efectuar procuras definindo o termo que queremos atopar en calquera dos campos da mensaxe (‘De’, ‘Paira’, ‘Asunto’ ou dentro do texto).
Dada a lentitude e relativa eficacia dos buscadores que veñen con algúns programas de correo, pode ser interesante contar con algún buscador alternativo, como X1, capaz de localizar de maneira instantánea calquera palabra dentro das mensaxes e mesmo dos arquivos adxuntos.
Todos os correos web, como o de Yahoo! ou Hotmail , inclúen una función de procura paira localizar texto dentro das mensaxes. Na procura sinxela localizarase una ou varias palabras en todas ou algunha dos cartafoles, mentres que nas opcións avanzadas é posible especificar todo tipo de condicionantes paira os diferentes campos das mensaxes. O buscador do novo correo electrónico de Google, Gmail (aínda en probas), é veloz e efectivo, e os threads ou fíos que agrupan de forma automática as mensaxes que forman una conversación paira non ter que buscar as respostas una por unha resultan tremendamente útiles.
Paira aqueles usuarios coa Bandexa de Entrada e o resto de cartafoles saturados de mensaxes, é interesante coñecer as opcións dalgúns programas de correo paira personalizar as ‘vistas’ e facilitar o traballo. Así, en lugar de mostrar todas as mensaxes, pódese ordenar que se mostren só as mensaxes non lidas, os últimos descargados ou crear regras paira especificar as mensaxes a mostrar.
Non debe facerse
Una forma pouco eficaz de xestionar as mensaxes é tratalos como un arquivo máis e mediante a opción ‘gardar como’ ilos almacenando en cartafoles do disco duro. Gardaranse coa extensión ‘.eml’ (aínda que tamén poden gardarse como texto ou html) e abrirán o programa de correo cando se soliciten. Por iso, é máis útil conservalos no propio programa, tanto pola súa accesibilidade como paira realizar procuras de mensaxes.
Con todo, cando o que se quere conservar é só o arquivo adxunto da mensaxe, si que é oportuno un ‘gardar como’ paira salvar unicamente un arquivo ou varios arquivos no disco duro, non a mensaxe completa. De calquera modo, debe quedar claro que non sempre poderemos gardar todo o que queiramos dentro do programa de correo. Convén ter coidado co feito de que algúns programas de correo teñen un límite de espazo que poden manexar (o Entourage, de Microsoft paira Macintosh, por exemplo, non admite máis de 4 ‘gigas’ de emails): se se supera, deberanse “exportar” as mensaxes ao disco duro para que os correos estean accesibles fose do programa de correo electrónico, xa que este non sería capaz de manexar esa inxente cantidade de información. En calquera caso, o propio programa de correo electrónico adoita avisar con antelación deste problema.
