Correos online: orientado a los profesionales

Este es el nombre que ha elegido Correos para definir su apartado de envío de cartas y postales a destinatarios de todo el mundo. La definición resulta algo ambigua y puede confundirse con el ‘correo electrónico’. De hecho, el procedimiento que se emplea para gestionar este servicio es un híbrido entre ambos sistemas: el usuario sube al servidor del sitio web el documento que quiere enviar y Correos lo imprime, lo mete en un sobre, le pone el sello y lo distribuye hasta el domicilio del destinatario.

Para realizar el proceso, la página cuenta con un sistema sencillo y bien estructurado que el usuario va siguiendo paso a paso. Inicialmente tendrá que darse de alta en el servicio, con lo que sus datos aparecerán por defecto en cada formato de carta que quiera enviar, aunque pueden ser modificados posteriormente. También serán los datos que figurarán en el sobre como dirección del remitente.

El sistema permite realizar una pequeña carta de presentación en la que se puede incluir (subir al servidor) un logotipo de empresa, además de la firma digitalizada (un archivo de imagen de ésta) y el documento que se desea enviar. Este último debe tener formato .PDF o ser un archivo de Word: de texto (.DOC), excel (.XLS) o de texto plano (.TXT).

También se puede elegir si la impresión del documento debe ser en color o en blanco y negro, así como si la carta es certificada o no. Lógicamente, el precio variará en función de estos parámetros. Incluso se puede hacer un cálculo de los costes por peso mediante el número de páginas que contiene el documento adjuntado.

El siguiente paso es la inclusión del destinatario, o destinatarios, del envío. La web permite subir hasta un total de 500 destinatarios con sus nombres y sus direcciones postales. El proceso se puede hacer de forma manual o mediante un documento de texto plano (.TXT). Posteriormente, el sistema asignará a cada destinatario un código personal, de modo que el usuario podrá imprimirlos y hacer un seguimiento de su envío introduciendo en una casilla específica el código del destinatario. También podrá imprimir los registros de los envíos que sean certificados, así como pagarlos aparte del resto de los envíos para poder llevar un mejor control de sus gastos.

Finalmente, se puede pagar online por el valor total del servicio (que incluye sellos, impresión y, opcionalmente, certificaciones o procedimientos de urgencia) obteniendo de manera rápida una factura. Un sistema muy parecido se sigue para el envío de postales, aunque éstas se imprimen en papel cartón con las imágenes que suben los usuarios al sistema y su coste, por tanto, es mayor, oscilando, en el ámbito nacional, entre los 2,02 euros y los 1,26 euros.

Si se atiende al desarrollo actual de las nuevas tecnologías de mensajería vía Internet, podría pensarse que este servicio de Correos tiene la batalla perdida de antemano. ¿Por qué pagar, por ejemplo, casi siete euros por enviar un documento de 20 páginas a Argentina vía correo postal si se puede hacer lo mismo con un sencillo correo electrónico? Con el correo electrónico, además, el documento puede tardar como mucho unos pocos minutos en llegar a su destino. ¿Tiene entonces sentido abrir una oficina de Correos en Internet?

Los últimos datos sobre este servicio hablan de un éxito notable: el uso de la oficina postal virtual aumentó un 63% el pasado año respecto a 2004, y el número de transacciones de pago en la misma lo hizo en un 350%. Estas cifras indican que hay usuarios que le encuentran utilidad a la página de Correos.

Si se tiene en cuenta que la mayoría de los servicios son de pago, y estos se pueden realizar online, el fuerte incremento en el número de transacciones indica que la web no se utiliza solamente para realizar consultas, sino que se emplea para enviar cartas, buró fax y otras notificaciones oficiales, así como obtener certificaciones o controlar el estado de un envío, por ejemplo.

De hecho, todos sus servicios parecen enfocados a aquellos usuarios que hacen un uso constante y profesional del correo, los que de otro modo se pasarían una buena parte del día en la oficina postal, o tendrían que contratar a alguien para que gestionara sus envíos. En la propia página web se desvela que el servicio de Correo Digital es “especialmente ventajoso a la hora de realizar envíos masivos de marketing”.

También puede leerse: “Nosotros imprimimos, ensobramos y depositamos las cartas en el buzón (¿podría ser más cómodo?)”. Para un usuario particular que se ve obligado a enviar una sola carta, el servicio, que de por sí es caro, no resulta tan ventajoso como para una empresa de comunicación o marketing, que incluso puede rentabilizar mejor el tiempo de sus empleados ahorrándoles pesadas horas de gestiones.

Otro sector profesional al que le resulta, o puede resultarle, útil la web de Correos son los bufetes de abogados y, por extensión, todos aquellos profesionales que trabajan continuamente con documentos que requieren firmas, certificaciones y resguardos, por lo que no pueden ser simplemente enviados vía correo electrónico.

De este modo, se comprende la importancia que se le concede en la portada de la página al buró fax y el desarrollo que tiene este servicio. También, por el uso que se hace de él en el ámbito jurídico español, estaría justificada la presencia de un servicio de telegramas online.

La oficina postal virtual es una página diseñada de modo racional, sencillo y accesible (cuenta con la certificación WCAG 1.0), y por tanto el usuario se puede mover en ella por intuición y sin mayores problemas. Tras la explicación de cada uno de los servicios que ofrece, aparece un recuadro donde se destacan las ventajas de los mismos. En la mayoría de los casos se hace hincapié en el ahorro de tiempo (en gestiones) y trabajo (gracias a la mecanización del proceso) que pueden suponer estos servicios para determinadas tareas.

Sin embargo, no se menciona que los costes son, aparentemente, mayores que los que supone realizar el proceso de modo manual. Por ejemplo, el envío de una carta sin certificación y de un solo folio dentro de la Península y Baleares cuesta 50 céntimos de euro; la misma carta certificada online cuesta dos euros y sesenta céntimos. En la oficina física, el precio del sello es de 28 céntimos para el mismo ámbito postal. Un buró fax virtual puede llegar a costar 22,21 euros.

En la web de Correos se explica que el usuario se está ahorrando los costes de impresión, del sobre y de la hoja en blanco. Calculando que el coste de un sobre puede alcanzar los doce céntimos de euro, y sin poder contar el valor de una sola hoja en blanco ni el gasto de su impresión, el sobreprecio alcanzaría los diez céntimos de euro. Es lógico pensar que sobre este beneficio hay que incluir los costes de mantenimiento de la página y sus servicios, pero esto es algo que no atañe al bolsillo del usuario que, al fin y al cabo, es quien mantiene Correos con sus impuestos.

Así, es fácil deducir que para envíos minoritarios de unas pocas cartas, postales o notificaciones, el servicio resulta muy caro. Pero en los casos de envíos masivos, como los que hacen los bufetes de abogados y las empresas de comunicación o marketing, el servicio puede llegar a ser muy rentable, sobre todo por los costes intermedios que supone el tener que desplazarse continuamente a la oficina física de correos. Las tarifas para cada servicio son en todos los casos fácilmente accesibles para su consulta.