Las mejores herramientas para crear documentos en equipo

• Autor: Por Benyi Arregocés
• Fecha de publicación: miércoles 25 febrero de 2009

Imagen: CONSUMER EROSKI

Google Docs

/imgs/2009/02/google01.r.jpgLo mejor: Facilidad de uso. Buscador interno dentro de los documentos. Corrector ortográfico.

Lo peor: No exporta bien la alineación justificada. Menor tamaño de los documentos que se pueden importar. Limitación de los tipos de letra.

Aplicaciones

• Procesador de textos
• Hoja de cálculo
• Presentaciones
• Formulario

Características y manejo

El gran punto a favor de Google Docs se halla en su diseño minimalista y su usabilidad. Es sencillo acostumbrarse a esta aplicación y un gran número de sus acciones se hacen intuitivas para quienes manejan de manera habitual programas ofimáticos. Además está traducido al español.

/imgs/2009/02/google03.r.jpgEsta aplicación permite trabajar con los archivos ofimáticos más extendidos, como los de Microsoft Office con su versión anterior a 2007 (los .doc, .xls o .ppt) y los estándares libres de OpenDocument. Exporta a HTML, RTF, CSV y a PDF. Resulta llamativa la ausencia de los nuevos formatos de archivos que Microsoft lanzó con la edición 2007 de Microsoft Office, que sí incluyen parcialmente Zoho y Thinkfree. Igual que Zoho y Thinkfree, Google Docs permite compartir las tareas de creación en dos niveles, uno para invitar a colaboradores y otro sólo a lectores. Hasta 200 personas pueden tener permiso para editar los documentos de texto y las presentaciones, aunque de ellos sólo 10 pueden trabajar en un mismo documento a la vez. En el caso de las hojas de cálculo, el límite de editores asciende hasta 50 de forma simultánea.

Google posibilita la publicación de los contenidos en modo página web con añadidos como un RSS para que otras personas puedan informarse de las novedades. Destaca la opción de traspasar la propiedad de un documento para que, a partir de ese momento, otra persona se convierta en la dueña del mismo. Asimismo, integra un programa para enviar por correo electrónico formularios con distintos tipos de respuestas. Por medio de éste se pueden idear invitaciones, encuestas o confirmar la asistencia a un acto, por ejemplo.

/imgs/2009/02/google07.r.jpgEn la página de inicio de Google Docs, los contenidos se clasifican por carpetas gracias a la utilización de Ajax. Destaca el cuadro de búsqueda que rastrea los propios archivos guardados en el servidor con el fin de encontrar los términos deseados. Por otro lado, ofrece plantillas para diferentes documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Una prestación de gran utilidad para crear tarjetas de visita, listas de invitados o llevar la contabilidad doméstica, entre otras tareas.

Siempre que la labor se centra en colaborar en la edición de un documento, la aplicación avisa de que otra persona está realizando ya esta tarea, y lo hace mediante un pequeño letrero que se sobreimpresiona en la parte inferior derecha de la página. En el procesador de textos mantiene sin bloquear la zona del texto que se edita para que otros colaboradores puedan realizar sus modificaciones. Respecto a la hoja de cálculo, muestra con colores las celdas donde otro usuario escribe. Los editores sólo pueden chatear cuando trabajan sobre una hoja de cálculo, una labor útil para coordinarse en equipo. Esta opción no la ofrece ni el procesador de textos ni el software de presentaciones, a diferencia de Zoho, que potencia esta forma de comunicación en sus aplicaciones. Cada documento cuenta con su propia página donde constan todos los cambios efectuados, denominada “Historial de revisiones”.

Las aplicaciones básicas

/imgs/2009/02/google02.r.jpgEn el procesador de textos destaca su corrector ortográfico, que personaliza su diccionario con los términos que designe el usuario, y sugiere alternativas a los posibles fallos. El sistema de búsqueda resalta de forma automática las palabras con un fondo amarillo. La creación automática de un texto por medio de un correo electrónico (a través de la extracción de la información del cuerpo del mensaje y el asunto) funciona con corrección y respeta los estilos que se hayan añadido en la redacción del mensaje, como las negritas o los enlaces. Sin embargo, el paso inmediato de un adjunto del correo electrónico al programa sin descargarlo es muy lento .

Dispone de 11 tipos de letra, el dato más bajo de los obtenidos en la prueba práctica, con un cuerpo a elegir entre 8 y 36 puntos. Sorprende que no se encuentre la alineación justificada entre sus botones de acceso directo. Se ha comprobado que este tipo de alineación causa problemas cuando se exporta un documento a una aplicación de escritorio (la última línea del párrafo se ensancha en lugar de ocupar la anchura correspondiente).

/imgs/2009/02/google04.r.jpgEn las hojas de cálculo se pueden añadir gráficos o “Gadgets”, pequeñas aplicaciones que muestran los datos de forma diferente. Por otro lado, es útil la creación de nombres de rango que agrupan varias celdas para simplificar las diferentes fórmulas. Se trata de una de las características más importantes ya que hasta ahora sólo estaba disponible en las hojas de cálculo de sobremesa, las más avanzadas.

Las presentaciones disponen de cinco estructuras predefinidas y fondos de distintos colores. También se pueden insertar imágenes (desde la Web y desde el ordenador del usuario) o vídeos desde YouTube gracias a un buscador integrado. Al igual que Zoho, facilita invitaciones para que otros usuarios puedan disfrutar de la presentación, permitiendo chatear con los mismos a la vez.

Uso sin Internet

El trabajo sin conexión funciona a través de Gears, la aplicación rica de Internet realizada por Google. Se instala con rapidez a partir del enlace “Sin conexión” que se encuentra en la página central de todos los documentos. A Google Docs se puede acceder sin conexión cuando se introduce la dirección http://docs.google.com en el navegador y permite la lectura de las presentaciones y hojas de cálculo, aunque sólo se puede editar el texto. Con el fin de mantener la sincronización de los datos, hay que conectarse de nuevo a la Red. Sólo así el servidor de Google Docs actualizará la última versión.