Gestionar una factura on line

En un futuro no muy lejano, el uso de la factura electrónica será obligatorio para expedir recibos a numerosas administraciones públicas. Este proceso conllevará un importante ahorro. Según los datos oficiales del Ministerio de Industria, en España se emiten 4.500 millones de facturas cada año, con un coste por documento que ronda los 3,5 euros. Cambiar ese volumen de impresos al soporte digital supone un ahorro potencial de 15.000 millones de euros anuales, es decir, un 1,5% del PIB.

Algunos clientes dudan acerca de los beneficios que pueden obtener con este cambio, así como sobre su funcionamiento y garantías, por lo que antes de aceptar este sistema, hay que conocer varios aspectos:

• Las facturas electrónicas equivalen a las tradicionales. Son documentos tributarios y, como tales, tienen el mismo valor legal. El objetivo es que, en unos años, acaben por reemplazarlas.

• La principal diferencia, la más notoria, es el cambio de soporte, ya que deja de utilizarse el papel. En su lugar, la empresa que emite la factura genera un documento informático, un fichero de datos, que pone a disposición del cliente vía e-mail o vía web.

• La segunda gran diferencia es el método de envío. En vez de recibir un sobre en el buzón, el usuario recibe un correo electrónico con su factura o puede descargarla en su ordenador desde el portal de la empresa en Internet.

• Para considerarse una factura digital (también conocida como e-factura), debe cumplir tres condiciones:

  1. Ser un documento informático.
  2. Enviarse de manera telemática (de un ordenador a otro).
  3. El método de envío y el tipo de archivo deben garantizar la integridad y la autenticidad del documento.

Con el auge de este sistema, las empresas de desarrollo de software se han lanzado a la investigación, creación y oferta de propuestas. Hoy conviven varios programas para generar facturas digitales, aunque al receptor final, al cliente, le llega el documento en un formato conocido. Lo habitual es que las e-facturas se reciban como archivos PDF, Excel, Word o, incluso, como imágenes con extensión jpg. El objetivo es que cualquier usuario pueda abrirlas y leerlas con facilidad, más allá de la complejidad del programa que las haya generado.

Este aspecto tan doméstico -y, en apariencia, vulnerable- de las facturas electrónicas lleva a dudar muchas veces sobre los mecanismos de control, la autenticidad de los documentos y la posibilidad de adulterarlos de algún modo sencillo. Cualquier persona que maneje planillas de cálculo, procesadores de texto o programas de edición de imagen podría abrir la factura en cuestión y cambiar el importe que figura en ella, los datos de consumo o la fecha. En otras palabras, podría falsificarla. Sin embargo, en principio, es imposible gracias a la firma electrónica.

Para garantizar la autenticidad y la validez de una e-factura, ésta se rubrica con una firma digital registrada con anterioridad. Esta huella avala la integridad del documento y, si el recibo se modifica, queda invalidado. Los programas de gestión de contabilidad on line detectan que no hay concordancia entre el fichero original y el adulterado, y dan una señal de aviso. Al igual que ocurre con las facturas en papel, también hay copias de seguridad y resguardo en el caso de las electrónicas.

Es importante recordar que las e-facturas deben contener los mismos elementos que las tradicionales:

• Número.
• Fecha.
• Razón social de quien la emite y quien la recibe.
• NIF.
• Domicilios de ambas partes.
• Descripción de las operaciones.
• Tipo impositivo.
• Cuota tributaria.
• Fecha en que se ha prestado el servicio (si es diferente al momento de emisión de la factura).

El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio subraya que, para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que otra emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una rúbrica electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y transmitirse de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.

En el apartado de los beneficios, se hace hincapié en el aspecto económico, sobre todo, en el ahorro de dinero que supone la facturación electrónica para la Administración y las empresas. La importancia de este tema es innegable. La reducción de los costes se explica, en buena medida, por la eliminación de materias primas, como el papel. Este factor, a su vez, implica un avance notable en el terreno de la sostenibilidad medioambiental: cada año se ahorrarían 9.000 millones de hojas y se protegería, por tanto, una superficie boscosa equivalente a 700 campos de fútbol.

La economía y la ecología protagonizan el listado de ventajas de cara a los usuarios -emisores, receptores y entidades de control fiscal-, pero no son las únicas. Con la contabilidad informatizada, se mejora la eficiencia de las empresas, se reducen los tiempos de gestión y se agilizan los trámites. Los clientes tienen la posibilidad de acceder a la información en tiempo real y controlar sus cuentas, sin necesidad de estar en casa ni depender del reparto de la correspondencia. Por otra parte, el trabajo de tesorería y control financiero se optimiza, así como el envío de los datos fiscales desde las empresas al Ministerio de Hacienda.

En el marco de la Unión Europea, España es el país puntero en facturación electrónica. No sólo se ha establecido un marco legal para regular el funcionamiento de este mecanismo, sino que se ha creado un software libre y gratuito que está a disposición de todas las empresas. Esto es muy importante para el funcionamiento cotidiano y la gestión, ya que, al haber un sistema estándar, es posible articular las tareas contables privadas con las obligaciones públicas, como las aportaciones fiscales. Al tener los datos informatizados, es posible trabajar con ellos de un modo más simple. Buscar una factura concreta entre miles, elaborar estadísticas anuales o confeccionar listados normalizados para el libro del IVA dejan de ser tareas engorrosas y manuales para convertirse en una prestación más del programa.

Las entidades públicas dan ejemplo y comienzan a integrar esta herramienta de manera progresiva. Algunas pymes se suman a la nueva tendencia, gracias a las subvenciones y a los programas de ayuda y formación que se han puesto en marcha para ello. No obstante, donde más se percibe este avance es en las grandes empresas proveedoras de servicios. Las compañías eléctricas, de gas o de telefonía, así como las cajas de ahorro y los bancos, son los verdaderos pioneros de este mecanismo digital que agiliza las gestiones de cobro y abarata de manera ostensible sus costes.

Desde la perspectiva del consumidor, es en el ámbito de las grandes firmas donde más se percibe este cambio. Por el momento, la mayoría de pequeños comercios y tiendas se mantienen ligados al sistema tradicional. Lo mismo ocurre con las transacciones o las compras puntuales. Sin embargo, cuando se contratan servicios a largo plazo, que implican el pago de una cuota mensual, se ofrece la posibilidad de expedir facturas electrónicas. Para las empresas con una nutrida cartera de clientes, las ventajas son obvias. Sólo en los gastos derivados de los insumos básicos, como la tinta y el papel, el ahorro de dinero es notable. Si se suma la eliminación de los intermediarios -como el personal técnico que se encarga de la impresión o los repartidores de la correspondencia-, la ecuación es inmejorable.