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¿Hasta cuándo hay que guardar los documentos presentados en Hacienda?

Los contribuyentes deben conservar los certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas hasta cuatro años después de realizar cada Declaración de la Renta

  • Autor: Por GRACIA TERRÓN
  • Última actualización: 20 de abril de 2011

Para cumplir con Hacienda, no basta con hacer la declaración o confirmar el borrador que envía la Agencia Tributaria. Hace falta ser ordenado, cuidadoso e incluso tener buena memoria. Es conveniente que así sea porque la cita con el fisco no termina con la presentación del IRPF a lo largo del mes de mayo o junio de cada ejercicio fiscal. Hacienda puede investigar a cualquier contribuyente en un plazo de hasta cuatro años después de que se presente la declaración, con lo que es aconsejable guardar todos y cada uno de los certificados de retenciones y cobros de rentas que acreditan los ingresos declarados durante este plazo. Olvidar dónde se ha guardado un documento, perderlo o no haberlo obtenido en su momento puede salir caro. En cualquier momento, Hacienda puede iniciar una investigación fiscal. Pasados cuatro años prescriben los delitos fiscales, pero hasta que pase ese periodo todo contribuyente debe conservar cualquier documento que pueda estar bajo la supervisión de la Agencia Tributaria. Entre otros, conviene tener bajo control certificados de retenciones, extractos bancarios y facturas relacionadas con actividades económicas, así como cualquier documento que acredite una compra o venta de un bien patrimonial.

Certificados de retenciones

Los certificados de retenciones son los principales documentos que hay que tener controlados a la hora de hacer la declaración. Por lo general, las empresas emiten estas notas informativas y las reparten a sus trabajadores en abril o mayo, la época en la que se prepara la declaración. En estos impresos, las compañías hacen constar información económica importante que debe pasar por el "escáner" de la Agencia Tributaria. Además de encontrar datos personales, tanto de la empresa como del empleado, figuran aspectos como los rendimientos del trabajo brutos que se han conseguido durante el año fiscal (que va del 1 de enero al 31 de diciembre), y las retenciones aplicadas.

En algunos casos, pueden contener en detalle datos sobre lo que se ha ingresado en concepto de rendimientos del trabajo en dinero "contante y sonante" (retribuciones dinerarias) y como rendimiento en especie (algún tipo de regalo). En el caso de las retribuciones dinerarias, el dinero a través de nómina que recibe el trabajador, en el certificado debe especificarse el importe íntegro satisfecho y las retenciones practicadas.

En cuanto a los rendimientos en especie, el cálculo es más complicado, ya que todos los regalos o premios otorgados por cualquier entidad privada (los públicos están exentos) a un contribuyente pasan por el fisco y tienen la consideración de rendimiento de trabajo. En estos casos, en los certificados de retenciones debe constar la valoración de dicho regalo en el mercado, y los ingresos a cuenta efectuados a cargo del contribuyente. La valoración del regalo sirve para calcular dicha retención, que deberá ser la misma que se practique por sus rendimientos de trabajo.

En el caso de los premios en metálico, los certificados deben especificar los datos de la cuantía bruta del premio y las retenciones aplicadas por Hacienda, que ascienden al 15%. Una persona que en el año 2007 fuera galardonada con un premio bruto por cuantía de 10.000 euros, en realidad recibió 8.500 euros, que es la cantidad que resulta de restarle los 1.500 euros que recauda Hacienda como retención.

Los certificados de retenciones contienen los datos personales de empresa y empleado, y los rendimientos del trabajo brutos

También en estos documentos deben constar las dietas recibidas por el trabajador. En general, las dietas que pagan las empresas por transporte y comida están exentas de tributar. Estas cantidades no tienen la consideración de salario porque no retribuyen el trabajo, sino que indemnizan al empleado por los gastos ocasionados como consecuencia de una orden de desplazamiento, que les obliga, además, a comer fuera de su hogar. Este es el motivo por el que se eximen de gravamen: al considerarse como indemnizaciones, quedan libres de pasar por Hacienda.

Sin embargo, hay unos límites que conviene tener en cuenta. En el caso del transporte, están exentas las dietas que resulten de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento. Si se exceden estos límites, deberán declararse ante Hacienda. En el caso de manutención, cuando el trabajador no tenga que pernoctar en un municipio distinto de su lugar de trabajo y residencia, las asignaciones para gastos de manutención exentas de tributación no deberán superar los 26,67 euros si el desplazamiento se realiza dentro del territorio español, o de 48,08 euros si el viaje tiene como destino algún país extranjero. Por su parte, los empleados pueden recibir hasta 53,34 euros diarios si se han desplazado dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios si sus viajes corresponden a desplazamientos a territorio extranjero. Si los gastos exceden estas cuantías, en los certificados deberá figurar la correspondiente retención fiscal, ya que deberán computarse en Hacienda. Si no se sobrepasan estas cantidades, en el certificado sólo figurarán los importes, pero no la retención, ya que estas "rentas" estan exentas de pasar por el fisco.

Sea cual sea el concepto, toda empresa que realice un pago a lo largo del ejercicio debe emitir su correspondiente certificado de retenciones. En general, el retenedor u obligado (que es como se denomina en Hacienda a quien efectúa un pago) debe expedir un certificado acreditativo de la retención practicada o de los ingresos a cuenta efectuados en favor del trabajador, así como de los restantes datos que deban incluirse en el resumen anual de retenciones. Para que los documentos sean legales, deberán constar la firma y el sello de la empresa o pagador.

¿INGRESO A CUENTA O RETENCIÓN?

Dos de los conceptos que conviene diferenciar y que vienen expresados en los certificados de Hacienda son los de ingreso a cuenta o retención. Hacen referencia al mismo aspecto: la cantidad que se queda la Agencia Tributaria siempre que se haya efectuado un pago. La diferencia radica en la naturaleza de ese pago. Así, se aplica el término de retención cuando se trata de rentas del trabajo o del capital. Los pagos a cuenta se realizan en caso de percepciones en especie y pagos fraccionados, sobre empresarios y profesionales.

Entre otros, están sujetos a retención o ingreso a cuenta los rendimientos del trabajo, del capital mobiliario, los rendimientos de actividades agrícolas y ganaderas, los rendimientos de actividades forestales, las ganancias patrimoniales obtenidas como consecuencia de las transmisiones o reembolsos de acciones y participaciones de fondos de inversión, los rendimientos procedentes de alquilar inmuebles urbanos, los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial, de la prestación de asistencia técnica, del arrendamiento de bienes muebles, negocios o minas, del subarrendamiento sobre los bienes anteriores y los procedentes de la cesión del derecho a la explotación del derecho de imagen.

También tienen su correspondiente retención los premios que se entreguen como consecuencia de la participación en juegos, concursos, rifas o combinaciones aleatorias, estén o no vinculados a la oferta, promoción o venta de determinados bienes o servicios.

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