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Aplicaciones Google: oficinas virtuales para la ‘nueva empresa’

El buscador está dotándose de todos los elementos necesarios para que los profesionales que trabajan en equipo y a distancia puedan llevar a cabo sus proyectos sin obstáculos

  • Autor: Por
  • Fecha de publicación: miércoles 5 julio de 2006

Primero fue el correo Gmail, después
el cliente de mensajería Google Talk, más tarde el
diseñador de páginas web Google Page Creator y la base
de datos Google Base; finalmente Google Calendar… Ahora, con el
lanzamiento de su servicio de hojas de cálculo online (Google
Spreadsheets) y la compra del procesador de textos web Writely,
Google está a punto de completar un paquete de herramientas
útiles para las empresas sin espacio físico
centralizado, es decir, sin un local que concentre a sus
profesionales.

Google Spreadsheets: hojas de cálculo online

Google Spreadsheets ofrece al usuario un servicio de hojas de cálculo muy similar al Excel de Microsoft

Google
Spreadsheets
es la más reciente aplicación de
oficina lanzada por Google, hace apenas unas semanas, con la
intención de ofrecer al usuario un servicio de hojas de
cálculo muy similar al Excel
de Microsoft
. Y, además, compatible con éste, de
manera que los documentos que el usuario guarda en el escritorio en
formato .XLS (Excel) pueden integrarse en Google Spreadsheets.

Pero, ¿cual es el formato de
Spreadsheets? Ahí reside gran parte del atractivo de esta
herramienta: no se trabaja con formato alguno porque no es una
aplicación que guarde sus archivos en el escritorio del
ordenador, sino que los deja publicados online en forma de página
web. El que desde ahí se puedan manejar tal como se haría
con una hoja de cálculo de Excel en el escritorio, se debe a
que el servicio está construido con el grupo
de tecnologías Ajax
.

Esta premisa, el que se trate de una
aplicación web, tiene una serie de consecuencias interesantes
para muchos profesionales que utilizan cada vez más Internet
ya no sólo como herramienta de búsqueda de información,
sino como el espacio en el que trabajan, se comunican, producen y
hacen negocios. Es decir, los ‘teleprofesionales’ de las empresas
cuyo producto no tiene una forma tangible, y que por tanto no tienen
necesidad de ubicarse en un lugar físico definido, sino en una
‘oficina virtual’.


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Información segura y compartida

La primera de estas consecuencias es
que la información que el profesional pone en Google
Spreadsheets no corre el riesgo de perderse en el caso de que un
fallo infomático en su equipo, o en la red donde se integra
éste, borre los archivos almacenados en el disco duro.


No se trabaja con formato alguno porque no es una aplicación que guarde sus archivos en el escritorio del ordenador, sino que los deja publicados online

El almacenaje de la información
corre a cuenta de Google, que permite, además, que el usuario
la borre cuando desee. Google, no obstante, advierte de que la guardará
durante una semana una vez dada la orden de borrado. La posibilidad de que los servidores de Google fallen es muy remota.

Otra consecuencia de que Google
Spreadsheets sea un servicio de hojas de cálculo que se
guardan en Internet, es que el usuario puede compartirlas con mucha
más facilidad con sus colaboradores, compañeros de
trabajo y/o socios. El objetivo es no tener que reunirse fisicamente,
ni ir mandando las hojas de cálculo que se elaboran en equipo
de un ordenador a otro mediante correo electrónico, ya que en
muchas ocasiones su peso puede llegar a superar el Megabyte y se hace
costoso e inseguro reenviarlas continuamente.

Con este servicio, los profesionales
que comparten un grupo determinado de hojas de cálculo
simplemente tienen que acudir a una dirección url y hacer las
consultas pertienentes, o bien realizar los cambios que estimen
necesarios. Además, como es lógico, se puede trabajar
online directamente sobre las hojas de cálculo, y tambien
simultáneamente. Esto marca una diferencia importante respecto
a otra tecnología de trabajo colaborativo como es el Wiki,
donde los cambios se realizaban de forma sucesiva entre los
copartícipes y se guarda copia de cada una de las versiones.

Los profesionales que comparten un grupo determinado de hojas de cálculo simplemente tienen que acudir a una dirección url y hacer las consultas pertinentes

Es el usuario creador de la hoja (al
servicio se accede mediante una dirección de correo Gmail y
una contraseña) el que habilita a sus compañeros
(también mediante sus cuentas en Gmail) para consultar y
modificar la información. Los cambios realizados se conservan,
pero no las versiones anteriores de la hoja de cálculo, aunque
aparece en una ventana quién ha realizado cada cambio.

Google Spreadsheets tiene muchas más
posibilidades, como la de subir los documentos desde el escritorio
del ordenador o, inversamente, descargar las hojas de cálculo
al mismo en el formato que se desee, ya sean formatos de escritorio
(.XLS, .CSV) o páginas HTML, con suma facilidad. Esta última
cualidad es importante para ir guardando las sucesivas versiones de
las hojas a medida que se vayan modificando. Finalmente, sólo
Internet Explorer y Firefox soportan el servicio por el momento.

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