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Factura electrónica

Una herramienta que proporciona ventajas de gestión para los consumidores y un positivo impacto ecológico en el medio ambiente

Imagen: Asimelec

La 'e-factura', 'factura telemática' o 'factura electrónica', es un archivo electrónico con todos los datos de una factura normal y corriente, que una persona puede recibir por mail, en un documento pdf o que puede consultar en la web de la empresa. Normalmente va acompañada de una firma electrónica, que no es más que un código numérico expedido por la Agencia Tributaria y otros organismos autorizados por ésta, que certifica la validez del documento y la habilitación de la empresa que factura por este medio.

En los últimos años su uso se ha extendido considerablemente entre empresas. La Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Multimedia (ASIMELEC) realizó en octubre pasado, en Madrid, el primer Congreso Nacional de Factura Electrónica y Digitalización Certificada. Entre sus objetivos está el de promover la adopción de las nuevas tecnologías en relación con la factura electrónica, tanto en el ámbito empresarial como doméstico.

Según estimaciones de ASIMELEC, en el año 2006, cerca de 6.000 empresas y profesionales han emitido facturas electrónicas en algunas de sus modalidades, y podrían llegar a 30.000 a finales del año 2007. Actualmente, las empresas intercambian cerca de dos millones de facturas electrónicas al año, y, cada vez más, empieza a generalizarse la factura electrónica en las 'utilities'(empresas relacionadas con la prestación de servicios públicos, tales como energía, agua, etc.). Además de la progresiva implementación entre empresas, los consumidores finales están comenzando a familiarizarse con este concepto, y no con pocas ventajas potenciales.

El almacenamiento del papel en gruesos libros, la pérdida de los originales al momento de realizar un reclamo, la no siempre sencilla comparación del consumo de diversos servicios son algunos de los factores implicados en la adopción de la factura electrónica. Y además de las ventajas económicas y operativas, la e-factura tiene un positivo impacto ecológico. Para imprimir 500.000 facturas son necesarias 2,5 toneladas de papel.

Para imprimir 500.000 facturas son necesarias 2,5 toneladas de papel

Oportunidades para los usuarios

Según la Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores (AECOC), el ahorro de las compañías que facturan digitalmente es de cinco millones de euros al mes. Esto responde al menor empleo de papel, de personal para la gestión administrativa y a una reducción de los costos operativos en general. Según Julián Inza, coordinador del grupo eFactura de Asimelec, "el interés de las empresas por que sus clientes se suscriban al servicio de factura electrónica crea en este momento una oportunidad para los usuarios, ya que las de "utilities": energía eléctrica, gas, gasóleo de calefacción, agua, comunicaciones... ofrecen y ofrecerán en el futuro, a medida que se optimicen los sistemas de gestión, ventajas económicas, además de las operativas". Hay que tener en cuenta, además, que en cualquier hogar se producen gastos poco evidentes que se pueden reducir con el empleo de la factura telemática en los procesos de reclamación, financiación y devolución, entre otros.

Algunas entidades que ya promueven la factura electrónica con particulares son Telefónica, el Consorcio de Aguas de Bilbao y Endesa, entre otras. En todos los casos y una vez dados de alta en el servicio, se puede cancelar para volver a recibir la factura en papel.

En lo referente a las ventajas en el tratamiento de datos y a los requerimientos técnicos, Julián Inza agrega: La principal ventaja para los usuarios es la facilidad de archivo y de búsqueda cuando guarda las facturas en su ordenador.

"La principal ventaja para los usuarios es la facilidad de archivo y de búsqueda cuando guarda las facturas en su ordenador"

También la disponibilidad permanente de acceder a todas las facturas de un ejercicio (y a veces de ejercicios anteriores) en el servicio web de gestión de facturas de su proveedor (otra ventaja ante la posible pérdida datos del ordenador). Las facturas se envían por e-mail como ficheros adjuntos, en formato PDF con firma electrónica o se dejan a disposición del usuario en una página web del proveedor, en ese mismo formato, de manera que los requerimientos técnicos (disponibilidad de ordenador y acceso a Internet y contar con programas de correo electrónico, navegación por páginas web y visualización de archivos PDF) están al alcance de cualquier persona".

Según los especialistas, la aceptación por parte de los usuarios aún no es muy alta porque es necesario avanzar en esquemas que simplifiquen la gestión de estas facturas por parte de los consumidores. "La posibilidad de recibir en un único punto las facturas y tratarlas de forma sistemática entresacando aspectos comunes (como fecha, cuantía, cuenta de adeudo) hoy se hace a través de cuentas de correo electrónico. En el futuro, se podrá hacer en las propias entidades financieras en las que se recibe el adeudo, o en servicios de "carpeta electrónica" que se desarrollarán para los documentos electrónicos posiblemente como servicios de operador de telecomunicaciones".

'Bits' por papel

¿Llegará el día en que se reemplace la factura telemática por el papel? Julián Inza sostiene que sí. "Las empresas promoverán alicientes para su adopción, y no le veo contraindicaciones por parte de los usuarios. Incluso se dan casos curiosos de personas de la tercera edad que solicitan la factura electrónica para recibirla en la dirección de correo de sus nietos. Por eso, ni siquiera la carencia de una infraestructura informática estable es una barrera para su adopción".

Con todo, es evidente que en la actualidad, e incluso con el impulso que está cobrando por parte de las empresas y del Gobierno, el empleo de los 'bits' para la facturación aún está acotado a las utilities. No obstante, según el experto, el comercio a la calle también puede sufrir cambios en el futuro. "Los Tickets, denominados 'documentos sustitutivos de factura' no permiten deducir el IVA al comprador, porque en él no figuran los datos de CIF y otros.

"Los Tickets, denominados 'documentos sustitutivos de factura' no permiten deducir el IVA al comprador, porque en él no figuran los datos de CIF y otros"

Para los particulares esto no supone un inconveniente. Sin embargo, la posibilidad de que en las pequeñas compras se identifiquen los datos del receptor puede permitir que las empresas transformen los tickets en facturas electrónicas cuando el destinatario sea una empresa, un autónomo o un profesional, por lo que veremos nacer nuevas prácticas de gestión", advierte.

En lo referente a la normalización, en el marco del Primer Congreso Nacional de Factura Electrónica y Digitalización Certificada, se ha publicado la propuesta "Factura Normalizada", que hará más sencillo que los consumidores puedan entender las facturas. Asimismo Asimelec publica conjuntamente con Red.es un 'Manual de la Factura Electrónica' que de forma fácil hace llegar los principales conceptos a los consumidores y a PYMEs y Autónomos.

Por su parte, las empresas de tecnología ya están trabajando para que además de música, textos, Internet y llamadas telefónicas, se puedan recibir facturas en los móviles.

El receptor de facturas electrónicas debe:

  • Conservar las facturas electrónicas, junto con los datos asociados (firma y certificado) en su formato original.
  • Asegurar su legibilidad en su formato original.
  • Garantizar el acceso completo (búsqueda selectiva, visualización, copia o descarga en línea e impresión) a los datos.

A diferencia del emisor, el receptor podrá optar por imprimir las facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema publicado y validado por la Agencia Tributaria.




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