Aplicaciones Google: oficinas virtuales para la 'nueva empresa'

Google Spreadsheets: hojas de cálculo online

Google Spreadsheets ofrece al usuario un servicio de hojas de cálculo muy similar al Excel de Microsoft

Google Spreadsheets es la más reciente aplicación de oficina lanzada por Google, hace apenas unas semanas, con la intención de ofrecer al usuario un servicio de hojas de cálculo muy similar al Excel de Microsoft. Y, además, compatible con éste, de manera que los documentos que el usuario guarda en el escritorio en formato .XLS (Excel) pueden integrarse en Google Spreadsheets.

Pero, ¿cual es el formato de Spreadsheets? Ahí reside gran parte del atractivo de esta herramienta: no se trabaja con formato alguno porque no es una aplicación que guarde sus archivos en el escritorio del ordenador, sino que los deja publicados online en forma de página web. El que desde ahí se puedan manejar tal como se haría con una hoja de cálculo de Excel en el escritorio, se debe a que el servicio está construido con el grupo de tecnologías Ajax.

Esta premisa, el que se trate de una aplicación web, tiene una serie de consecuencias interesantes para muchos profesionales que utilizan cada vez más Internet ya no sólo como herramienta de búsqueda de información, sino como el espacio en el que trabajan, se comunican, producen y hacen negocios. Es decir, los 'teleprofesionales' de las empresas cuyo producto no tiene una forma tangible, y que por tanto no tienen necesidad de ubicarse en un lugar físico definido, sino en una 'oficina virtual'.

Información segura y compartida

La primera de estas consecuencias es que la información que el profesional pone en Google Spreadsheets no corre el riesgo de perderse en el caso de que un fallo infomático en su equipo, o en la red donde se integra éste, borre los archivos almacenados en el disco duro.

No se trabaja con formato alguno porque no es una aplicación que guarde sus archivos en el escritorio del ordenador, sino que los deja publicados online

El almacenaje de la información corre a cuenta de Google, que permite, además, que el usuario la borre cuando desee. Google, no obstante, advierte de que la guardará durante una semana una vez dada la orden de borrado. La posibilidad de que los servidores de Google fallen es muy remota.

Otra consecuencia de que Google Spreadsheets sea un servicio de hojas de cálculo que se guardan en Internet, es que el usuario puede compartirlas con mucha más facilidad con sus colaboradores, compañeros de trabajo y/o socios. El objetivo es no tener que reunirse fisicamente, ni ir mandando las hojas de cálculo que se elaboran en equipo de un ordenador a otro mediante correo electrónico, ya que en muchas ocasiones su peso puede llegar a superar el Megabyte y se hace costoso e inseguro reenviarlas continuamente.

Con este servicio, los profesionales que comparten un grupo determinado de hojas de cálculo simplemente tienen que acudir a una dirección url y hacer las consultas pertienentes, o bien realizar los cambios que estimen necesarios. Además, como es lógico, se puede trabajar online directamente sobre las hojas de cálculo, y tambien simultáneamente. Esto marca una diferencia importante respecto a otra tecnología de trabajo colaborativo como es el Wiki, donde los cambios se realizaban de forma sucesiva entre los copartícipes y se guarda copia de cada una de las versiones.

Los profesionales que comparten un grupo determinado de hojas de cálculo simplemente tienen que acudir a una dirección url y hacer las consultas pertinentes

Es el usuario creador de la hoja (al servicio se accede mediante una dirección de correo Gmail y una contraseña) el que habilita a sus compañeros (también mediante sus cuentas en Gmail) para consultar y modificar la información. Los cambios realizados se conservan, pero no las versiones anteriores de la hoja de cálculo, aunque aparece en una ventana quién ha realizado cada cambio.

Google Spreadsheets tiene muchas más posibilidades, como la de subir los documentos desde el escritorio del ordenador o, inversamente, descargar las hojas de cálculo al mismo en el formato que se desee, ya sean formatos de escritorio (.XLS, .CSV) o páginas HTML, con suma facilidad. Esta última cualidad es importante para ir guardando las sucesivas versiones de las hojas a medida que se vayan modificando. Finalmente, sólo Internet Explorer y Firefox soportan el servicio por el momento.