El navegador se ha convertido en el centro neurálgico de los ordenadores personales. Hoy en día, grandes empresas como Google o Yahoo! promueven aplicaciones web gratuitas que realizan casi las mismas funciones que los programas que se instalan en el escritorio del PC. Ante esta realidad, Microsoft ha lanzado Office Live Workspace, un complemento que permite trabajar en red con los documentos de Microsoft Office. Su objetivo final es evitar perder cuota de mercado ante el avance de las suites ofimáticas “online”.
Mientras la empresa con sede en Redmond genera ingresos por la venta de las licencias de su software, compañías como Google se basan en los ingresos por publicidad
Con este lanzamiento, Microsoft se enfrenta a rivales que tienen un modelo de negocio distinto. Mientras la empresa con sede en Redmond genera ingresos por la venta de las licencias de su software, compañías como Google se basan en los ingresos por publicidad o en cobrar cuotas por usos avanzados.
Por ejemplo, las empresas que quieran utilizar todas las posibilidades de Google Docs deben desembolsar 50 dólares por usuario al año (algo más de 30 euros). Pero para los usos básicos, suficientes para cualquier usuario doméstico, Google ofrece sus programas ofimáticos gratuitamente.
Para intentar frenar su posible avance, Microsoft ha decidido potenciar su suite ofimática Office precisamente donde más fuertes se muestran sus rivales: en la creación de documentos en grupo. Pero al mismo tiempo se ha cuidado de no desperdiciar la gran implantación en el mercado de su programa ofimático.
Así, en lugar de crear una aplicación web que tuviera todas las funciones de Google Docs o Zoho, lanzó a principios de marzo Office Live Workspace, un complemento para Microsoft Office que sólo funciona a pleno rendimiento si se posee la versión de escritorio, de pago. Es decir, no se trata de una aplicación web más o menos completa como las de sus rivales, sino de un híbrido.
Se debe tener Microsoft Office
Su principal característica es, al mismo tiempo, su gran inconveniente. Si el usuario no dispone de Microsoft Office instalado en el ordenador, sólo podrá entrar en el sitio para ver los documentos guardados, pero no los podrá editar al estilo de Google Docs.
Para quienes disponen del Office de Microsoft, Office Live Workspace se convierte en un sitio donde guardar y compartir con otras personas las versiones de sus documentos
Para los que sí disponen del Office de Microsoft, se convierte en un sitio, de momento sólo en inglés, donde guardar y compartir con otras personas las versiones de los documentos realizados en formatos de Microsoft, en PDF o los de imagen. El servicio tiene una capacidad total de almacenamiento de 500 megabytes y se pueden cargar archivos de un máximo de 25 megabytes cada uno.
Para facilitar la colaboración, y al estilo de las aplicaciones web ofimáticas, se puede invitar por correo electrónico a otras personas, ya sea como simples lectores o para que editen un documento. Además, Office Live Workspace se encarga de contabilizar todos los cambios producidos en el documento y de registrar quién los ha realizado. También permite a los usuarios dejar comentarios sobre el documento en cuestión.
Esta aplicación web se estructura en diferentes espacios de trabajo o carpetas, donde se clasifican los documentos según su tipo. Microsoft propone al usuario hasta 11 espacios diferentes como «Clase», «Trabajo» o «Viajes», aunque también permite iniciar uno en blanco. Los espacios predefinidos se acompañan de diversas plantillas elaboradas para ayudar al usuario. Así, se pueden encontrar listas de direcciones, calendarios de competiciones deportivas, currículos, itinerarios de viajes, etc.
Requisitos y consideraciones
El sistema de edición dentro de Office Live Workspace se diferencia de sus rivales. Por ejemplo, las modificaciones se producen en dos tiempos y de forma más lenta que si se editase en tiempo real y simultáneamente. Cuando un usuario comienza a modificar un documento lo hace en su Office local. Mientras tanto el contenido permanece bloqueado para los demás usuarios con autorización para editarlo. De este modo, estos sólo podrán acceder al mismo una vez que se haya actualizado con los cambios realizados por el usuario que comenzó a trabajar en el mismo.
Los usuarios de Internet Explorer tienen acceso a la opción de subir varios archivos a la vez
Para utilizar Office Live Workspace se debe poseer una dirección de correo electrónico reconocida como «Windows Live ID», sin obligación de que se trate de una cuenta de Hotmail. Se debe señalar que los usuarios de Internet Explorer tienen acceso a la opción de subir varios archivos a la vez, mientras que los de otros navegadores se han de conformar con cargarlos de uno en uno.
Para facilitar el trabajo con el Workspace, Microsoft ofrece un pequeño complemento compatible con las versiones XP, 2003 y 2007 de Office, que se denomina «Office Live Add-In«. Este programa permite abrir y guardar directamente los documentos del ordenador dentro de los espacios de trabajo.
Antes del lanzamiento de Office Live Workspace, Microsoft inauguró hace más de año y medio un servicio de nombre tan similar que puede inducir a la confusión, aunque no guarde ninguna relación con éste. Se llama “Office Live Small Business” y su público objetivo se compone de los profesionales y pequeñas empresas que quieran tener presencia en Internet gratis o por muy poco dinero.
Recientemente, la compañía con sede en Redmond decidió fusionar los tres planes que tenía en este servicio (dos de pago y uno gratuito) para mantener sólo el gratuito. Al mismo tiempo, estableció precios de 39,95 dólares al mes (unos 25 euros) para los usuarios que quisieran tener su propia tienda en Internet y 14,95 dólares (unos 9,40 euros) por cada dominio registrado en el servicio. De momento, este servicio sólo se ofrece en Estados Unidos, Gran Bretaña, Francia, Alemania y Japón.
