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Colaborar con Google Docs

Cómo sacarle partido a la nueva suite de oficina en red de Google

Escribir algo a medias con otras personas normalmente implica hacerlo por turnos, intercambiarse versiones por correo o, en el mejor de los casos, sentarse frente al ordenador mientras uno escribe y el otro sugiere. Pero usando Google Docs, escribir a medias tiene un sentido mucho más literal. Se toma un programa procesador de textos, una hoja de cálculo, se añade mensajería instantánea, se coloca en la web, se agita todo, y el resultado es una suite de ofimática pensada para colaborar online.

Esta es una de las opciones más sorprendentes de las aplicaciones web de Google. Dos o más personas pueden conectarse desde cualquier lugar, abrir el mismo documento de texto u hoja de cálculo, y escribir a la vez sobre él, en riguroso directo. Es un tanto inquietante ver cómo el compañero añade palabras al párrafo de introducción, al mismo tiempo que otro se dedica a escribir en la segunda página, pero también es muy estimulante. Una verdadera tormenta de ideas donde los participantes pueden estar repartidos por todo el mundo y comentar los cambios en directo.

Este tipo de herramientas de colaboración no son nuevas. Muchos programas de mensajería instantánea, como MSN Messenger o ICQ incorporan la posibilidad de compartir una aplicación o una pizarra para dibujar. Pero esta vez se trata de un procesador de texto, capaz de crear documentos compatibles con el Office de M icrosoft y el .PDF de Adobe, y que se puede utilizar desde cualquier ordenador con conexión a Internet.

Para colaborar en los documentos de texto, todos los participantes tienen que registrarse como usuarios de Gmail

Más fácil si se es usuario de Gmail

Las aplicaciones de proceso de texto y hoja de cálculo eran programas diferentes, adquiridas más tarde por Google y reunificadas en un sólo servicio. Aunque ahora se presentan en la misma pantalla, todavía hay algunas funciones que no son comunes. Para invitar a una persona a participar en un documento sólo hace falta introducir su dirección de correo electrónico. El programa le envía automáticamente un mensaje con un enlace para que pueda entrar y modificar el documento.

También se pueden invitar 'espectadores' que podrán ver el documento, pero no tocarlo. Sin embargo, para colaborar en los documentos de texto, todos los participantes tienen que registrarse como usuarios de Gmail (la cuenta de correo de Google), mientras que para las hojas de cálculo se puede invitar a cualquiera a participar sin necesidad de registro.

Los cambios se refrescan instantáneamente en las hojas de cálculo

Chatear mientras se escribe

Con Google SpreadSheets hay otras ventajas. A la derecha de la hoja de cálculo aparece una ventana de mensajes instantáneos para poder mantener un chat con todos los autores, al tiempo que se trabaja sobre el documento. Además, los cambios se refrescan instantáneamente en las hojas de cálculo. Se puede ver cómo el otro usuario introduce letra a letra los cambios.

Sin embargo, Google SpreadSheets tiene el problema de que no se pueden insertar notas en las diferentes casillas, por lo que se pierde una función muy importante que poseen las hojas de cálculo de escritorio (tanto de Microsoft como de OpenOffice), que es la de guardar anotaciones sin tener que alterar el tamaño de las celdas.

Los documentos de texto (lo que es propiamente Google Docs) se refrescan cada pocos segundos, es decir, los cambios se ven con algo de retraso. En determinados casos puede ser una ventaja, porque hay menos distracciones, pero sería deseable que las dos aplicaciones funcionaran de forma parecida.

Además, la operatividad del documento está limitada por el ancho de banda con el que accede el usuario, aunque con la estandarización del uso del ADSL esto dejará de ser un problema.

Guarda las versiones anteriores

Todos los documentos de Google Docs pueden hacerse públicos, con lo que quedan en una dirección web a la vista de todo el mundo. Además, los documentos de texto pueden publicarse en un blog directamente desde Google Docs, tan sólo con configurar los datos de entrada. Tanto con los textos como con las hojas de cálculo se guardan versiones de los documentos guardados, y se puede volver a una versión anterior si se ha cometido un error, una función parecida a la que utilizan los wikis.

Google está actualizando estas aplicaciones constantemente, ya que es su mejor baza para competir con Microsoft en el mercado de la ofimática. La compatibilidad es un plus, ya que con Google Docs se pueden editar documentos de Microsoft Word, páginas HTML, y además guardar como .PDF, una opción que Microsoft todavía no tiene clara. Ahora los documentos también disponen de corrector ortográfico en 30 idiomas, incluidos el español y el catalán. Se echa de menos la traducción de la interfaz, que todavía tiene los menús en inglés. Por cierto, este artículo está escrito y corregido utilizando Google Docs.

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