Agendas por Internet

Los formatos iCalendar y CalDAV facilitan la sincronización de los calendarios para concertar reuniones con otras personas

Autor: Por BENYI ARREGOCÉS CARRERE
Fecha de publicación: 1 de abril de 2009
Hora de publicación: 18:12

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Las agendas son un instrumento que ayuda a organizarse en el trabajo y en los estudios, y una buena herramienta para recordar reuniones y eventos. Aunque este tipo de aplicaciones se usan desde el comienzo de la informática doméstica, la ubicuidad de Internet y la extensión de los teléfonos móviles avanzados han dado un impulso a estos programas con posibilidades muy atractivas.

Las agendas se apoyan en la Web

Las agendas ganan en flexibilidad al volcarse en Internet. Por un lado, mantienen su uso para planificar las citas de cada persona, con un calendario bastante visual y configurable; por colores que se pueden observar por días, semanas, meses o años. Al mismo tiempo, se benefician de que allí donde haya un ordenador, una PDA o un teléfono móvil compatible se pueden actualizar los datos mediante una conexión a la Red.

Sin embargo, las grandes ventajas de volcar las agendas a la Web se aprecian cuando se trata de un calendario colectivo, por ejemplo de una empresa o de una organización. Así, los diferentes integrantes pueden actualizar los datos de una forma más ágil, cada uno desde su puesto. La sincronización web conlleva usos interesantes, como encontrar de forma automática el primer hueco libre entre los eventos planificados de todas las personas convocadas, o conocer de un vistazo quiénes están libres y quiénes ocupados para no interrumpirlos.

La sincronización web conlleva encontrar de forma automática el primer hueco libre entre los eventos planificados de todas las personas convocadas a una reunión

Toda esta labor de sincronización entre los diferentes programas que manejan las agendas en cada dispositivo se debe a dos estándares libres combinados entre sí: iCalendar, que establece cómo se guardan los datos de las reuniones o citas, y CalDAV, que fue popularizado por Apple con el programa iCal y con el que ahora trabajan programas como Evolution, Mozilla Sunbird o Google Calendar, entre otros. Este último estándar determina cómo se intercambian los datos para mantener siempre la última versión en todas las aplicaciones.

Los diferentes calendarios se pueden compartir, ya sea por correo electrónico o en la web, gracias a que se pueden exportar a través de un archivo de extensión ".ics". Existen validadores que garantizan su funcionamiento. Gracias a esta característica, las agendas que se apoyan en Internet resultan mucho más flexibles y se puede contar con más datos interesantes en un proceso casi automatizado.

Características útiles

Este tipo de software permite introducir eventos, que pueden ser citas, reuniones o cualquier tipo de acto

Las agendas informáticas, tanto las que se basan en el escritorio como las web, disponen de alarmas que avisan al usuario de cuándo se acerca uno de los eventos programados. Esto se muestra útil para las personas más despistadas o para asuntos que se fijan con mucho adelanto. Por ejemplo, si se trata de una reunión con varias personas, los programas se pueden encargar de remitirles correos electrónicos para que confirmen su asistencia.

Este tipo de software permite introducir eventos, que pueden ser citas, reuniones o cualquier tipo de acto con una fecha y hora de comienzo y otra de fin. Por otra parte, también admiten listas de tareas pendientes, de manera que el usuario pueda de un vistazo observar ambos parámetros. Por ejemplo, qué reuniones tiene durante el día y qué asuntos atenderá.

Diferentes formas de mostrar la agenda en el ordenador

Cada sistema operativo cuenta con una aplicación que realiza las funciones de agenda

Cada sistema operativo suele contar con una aplicación que realiza las funciones de agenda. Por ejemplo, Vista integra Windows Calendar mientras que en versiones anteriores Microsoft vendía el Outlook. Para este último, existe un complemento que le añade soporte CalDAV, de nombre Open Connector.

DeskTask es una herramienta útil para los usuarios de Outlook, porque muestra sobreimpresionados en una esquina del escritorio los eventos programados y la lista de tareas pendientes. Se trata de un programa gratuito que presenta el inconveniente de que no funciona bien en las pantallas planas que tengan activada la función ClearType, que muestra con mayor nitidez los caracteres y que es un elemento casi imprescindible para trabajar con este tipo de monitores. Tampoco funciona con la interfaz Aero de Windows Vista.

En Macintosh destaca el iCal, mientras que en Linux hay variedad de opciones, como Evolution para el entorno de ventanas Gnome o el Proyecto Bongo. Mozilla, por ejemplo, dispone de dos proyectos, uno que se integra dentro de Thunderbird y se denomina Lightning, y otro separado completamente, llamado Sunbird. Ambos son idénticos y se pueden instalar en cualquiera de los sistemas operativos más populares.