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Cómo mandar faxes desde el ordenador

Diversos servicios se alían con Internet y el correo electrónico para ahorrar costes y posibilitar su emisión

Img ordenador fax Imagen: Joanna Kopik

¿Hay que remitir un escrito para efectuar un trámite con una compañía de seguros? Por fax, claro. Esta tecnología se mantiene en algunas empresas como forma preferida de recepción y envío de documentos oficiales o que requieran firma, como los contratos. Durante décadas ha sido el método más veloz para gestionar impresos sin importar distancias, aunque hoy en día el correo electrónico le supera en prestaciones y rapidez. Sin embargo, ya no son necesarias las máquinas de fax para enviar faxes porque cualquier ordenador puede suplirlas. Además, se pueden contratar servicios que permiten manejar el fax desde el correo electrónico.

Fax desde el módem

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Los sistemas operativos permiten enviar faxes con
la única condición de que se posea un módem y
esté conectado a la roseta telefónica. Actualmente, ya
no resulta habitual que este aparato se incluya por defecto dentro de
los ordenadores de sobremesa pero sí lo suelen llevar los
portátiles.

De esta manera, el software que incorporan los
sistemas operativos se encarga del envío y recepción de
faxes y de lograr que el módem comunique los datos precisos
para que en el otro lado de la línea la máquina lo
interprete correctamente y convierta el mensaje otra vez en papel.

La ventaja de que el ordenador se trasforme en fax
se encuentra en que no es necesario imprimir nada ni contar con un
papel ya impreso como con el método convencional, sino que el
documento se envía desde el PC. Así, se
pueden mandar faxes a partir de lo escrito en un procesador de
textos, en una hoja de cálculo, la impresión de una
página web o un contrato, por poner unos ejemplos. Además,
los contenidos recibidos se muestran en pantalla y el usuario puede
seleccionar cuáles imprime posteriormente.

La ventaja de que el ordenador se convierta en fax se encuentra en que no es necesario imprimir nada ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional

Por otra parte, si se dispone de un escáner,
las posibilidades aumentan porque entonces el ordenador se puede usar
de forma similar al fax, con la salvedad de que primero se debe
guardar el documento como imagen y después iniciar el proceso
de envío. Como la mayoría de los faxes sólo transmiten en blanco y
negro, conviene convertir las imágenes a escala de grises para
obtener mejor calidad. También se debe tener en cuenta que si
se quieren adjuntar varios documentos distintos, lo más práctico es juntarlos en un solo envío para que sea más rápido mandarlo.

El envío de fax en Windows

En Windows XP hay que instalar el programa de
envío y recepción de faxes, que no se activa por
defecto. Así, en la opción de “Agregar y quitar
programas” del Panel de Control, se debe hacer clic en “Agregar
o quitar componentes” y marcar “Servicios de Fax”. A
continuación, se deben seguir las instrucciones para completar
la instalación.

En Windows XP hay que instalar el programa de envío y recepción de faxes, que no se activa por defecto, y en Vista sólo se encuentra en las versiones “Business” y “Ultimate”

Para configurarlo, se debe entrar en la Consola de
Fax, lo que se realiza desde “Todos los Programas”, en el
menú Inicio. Esta consola debe estar encendida si se quieren
recibir faxes. Para enviar documentos, lo más práctico
consiste en utilizar el menú de impresión de cada
programa, porque Windows crea automáticamente una impresora
para facilitar la tarea.

En cada aplicación que genere documentos de
texto se debe ir a dicho menú y seleccionar el fax en lugar de
la impresora habitual. En ese momento, comienzan unas instrucciones
que guían al usuario por todos los pasos necesarios. Desde
emplear una hoja de presentación con un mensaje previo, hasta
los destinatarios y los datos de contacto. En Windows Vista el
proceso es similar, aunque la aplicación que maneja el fax se
denomina “Fax y Escáner de Windows” y sólo se encuentra en las versiones “Business” y “Ultimate”.

En
GNU-Linux se cuenta para esta tarea con el programa de línea
de comandos eFax. La interfaz
gráfica más popular para utilizarlo es Efax-Gtk,
que ofrece la posibilidad de instalar un paquete que dota al
sistema operativo de la capacidad de mandar y recibir faxes. Mac Os
X, por su parte, integra esta tecnología en el
menú de impresión de los programas.

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