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Cómo hacer una factura de trabajo

Los profesionales y empresarios autónomos están obligados a emitir una factura por los servicios realizados, un trámite esencial para no tener problemas con Hacienda

  • Autor: Por MARÍA TORRENS
  • Fecha de publicación: 16 de abril de 2008

Documento mercantil obligatorio

Cuando se trabaja como autónomo y no queda más remedio que entenderse con las interminables declaraciones de IVA, descuentos del IRPF... conviene tomar aire y respirar profundamente porque al final siempre salen las cuentas. Las bases para emitir las facturas de forma correcta, y asegurarse de no tener ningún problema ni con el pagador ni con la Agencia Tributaria, ahora que tenemos que hacer la Declaración de la Renta, son sencillas. Basta con incluir una serie de datos establecidos por la ley, y tener especial cuidado para no cometer errores o intentos de fraude.

La factura es un documento mercantil, fundamentalmente de IVA, que los profesionales y empresarios autónomos están obligados a emitir por los servicios realizados, un papel que resultará imprescindible sobre todo para justificar los ingresos a Hacienda. Confiere, al mismo tiempo, seguridad laboral y económica al trabajador, no sólo por el pago que recibirá de su deudor, sino por el dinero que retuvo el pagador y que debe constar en Hacienda "a cuenta" de su declaración anual de renta. Un importe que, probablemente, le devolverá posteriormente la Agencia Tributaria tras hacer la declaración.

La realización y configuración de una factura de trabajo es sencilla. No requiere ningún formato preconcebido, por lo que cada trabajador por cuenta propia puede idear su modelo particular. Aunque, por supuesto, la ley sí establece los datos que tienen que figurar en este documento, y que todo "freelance" debe conocer.

Los datos de una factura

Según el Reglamento de Facturación descrito en el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, una factura debe incluir las siguientes referencias:

  • El nombre legal, es decir empresa S.L. o en el caso de un autónomo, el nombre y ambos apellidos del profesional que emite el documento. También el domicilio y C.I.F (Código de Identificación Fiscal), equivalente al N.I.F. en el caso de tratarse de un profesional individual.

  • Cada factura debe ir cronólogica y correlativamente numerada, es decir una detrás de otra, con lo que no se podrá alterar ni la fecha ni el orden.

  • La numeración tiene que coincidir con la fecha de emisión de la nota, no de la realización del trabajo. Por ejemplo la factura número 506 no podrá nunca tener una fecha anterior a la número 504.

  • Los datos identificativos del pagador o cliente al que va dirigida la factura (nombre legal, dirección y C.I.F).

  • El concepto: descripción completa y concreta de los servicios prestados. No es suficiente escribir "trabajo realizado en el mes de febrero".

  • El importe de la operación detallando el precio base, al que se le suma el IVA siempre de manera desglosada. El Impuesto sobre el Valor Añadido general es del 16%, aunque según la actividad que realice tributará en IVA con un porcentaje "reducido" -del 7%- o "súper reducido" -del 4%-. Se sumará un 7% de IVA cuando se desarrolle la profesión dentro del mundo cultural, deportivo, hostelero o como un promotor que venda una vivienda nueva. El caso de superreducción de este impuesto atañe especialmente a los vendedores de productos naturales sin elaborar o de primera necesidad, como las hortalizas, el pan, la leche o los medicamentos. Incluso existen algunos servicios exentos de IVA, como por ejemplo todos aquellos relacionados con los derechos de autor (músicos, artistas, periodistas) o la sanidad (odontólogos). Los profesionales que duden en tributar o no el IVA pueden consultarlo en el artículo 20 de la Ley del IVA 37/2003.

    Los empleados del hogar pertenecen a un régimen laboral especial, por lo que no emiten facturas, sino que son contratados por el cabeza de familia.

    Es importante tener en cuenta que si el servicio se va a efectuar en el extranjero o los bienes que se vendan salen de España, la factura no debe incluir el IVA, ya que el cliente o pagador tributará en su propio país.

  • Si se trabaja como profesional y se factura a empresas o a otros profesionales, a la suma del precio base más IVA, ha de restarse el IRPF, según el modelo del cuadro que se detalla a continuación. La retención sobre el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es habitualmente del 15%. Sin embargo, la retención se reducirá a un 7% durante ese ejercicio de inicio de la actividad y los dos siguientes años, siempre que sea el primer trabajo como profesional. La deducción del IRPF únicamente procede cuando la factura se extiende a otra empresa, que ingresará dicha retención en Hacienda a nombre del emisor. Ésa es la parte del dinero que tras la declaración de la renta le saldrá a devolver. Por eso, el IRPF no debe incluirse en la nota cuando se cobra un servicio a un particular, al cliente final.

  • No hay que olvidar exigir los mismos requisitos para las facturas que se reciban por el desarrollo de la actividad, ya que así se podrá deducir el IVA y el gasto en el IRPF, pues unos simples tickets no serían suficientes.

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