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Gestionar una factura on line

Las facturas digitales implican un ahorro anual del 1,5% del PIB y numerosas ventajas para la gestión de la contabilidad

  • Autor: Por LAURA CAORSI
  • Fecha de publicación: 15 de marzo de 2010

La facturación electrónica gana terreno en el sector administrativo y contable. La sustitución del papel por documentos informáticos agiliza las gestiones de cobro y abarata sus costes de modo considerable. Tanto, que se prevé que implicará un ahorro anual del 1,5% del Producto Interior Bruto (PIB).

Un sistema seguro

En un futuro no muy lejano, el uso de la factura electrónica será obligatorio para expedir recibos a numerosas administraciones públicas. Este proceso conllevará un importante ahorro. Según los datos oficiales del Ministerio de Industria, en España se emiten 4.500 millones de facturas cada año, con un coste por documento que ronda los 3,5 euros. Cambiar ese volumen de impresos al soporte digital supone un ahorro potencial de 15.000 millones de euros anuales, es decir, un 1,5% del PIB.

Algunos clientes dudan acerca de los beneficios que pueden obtener con este cambio, así como sobre su funcionamiento y garantías, por lo que antes de aceptar este sistema, hay que conocer varios aspectos:

  • Las facturas electrónicas equivalen a las tradicionales. Son documentos tributarios y, como tales, tienen el mismo valor legal. El objetivo es que, en unos años, acaben por reemplazarlas.

  • La principal diferencia, la más notoria, es el cambio de soporte, ya que deja de utilizarse el papel. En su lugar, la empresa que emite la factura genera un documento informático, un fichero de datos, que pone a disposición del cliente vía e-mail o vía web.

  • La segunda gran diferencia es el método de envío. En vez de recibir un sobre en el buzón, el usuario recibe un correo electrónico con su factura o puede descargarla en su ordenador desde el portal de la empresa en Internet.

  • Para considerarse una factura digital (también conocida como e-factura), debe cumplir tres condiciones:

    1. Ser un documento informático.
    2. Enviarse de manera telemática (de un ordenador a otro).
    3. El método de envío y el tipo de archivo deben garantizar la integridad y la autenticidad del documento.

Generar facturas digitales

Con el auge de este sistema, las empresas de desarrollo de software se han lanzado a la investigación, creación y oferta de propuestas. Hoy conviven varios programas para generar facturas digitales, aunque al receptor final, al cliente, le llega el documento en un formato conocido. Lo habitual es que las e-facturas se reciban como archivos PDF, Excel, Word o, incluso, como imágenes con extensión jpg. El objetivo es que cualquier usuario pueda abrirlas y leerlas con facilidad, más allá de la complejidad del programa que las haya generado.

Este aspecto tan doméstico -y, en apariencia, vulnerable- de las facturas electrónicas lleva a dudar muchas veces sobre los mecanismos de control, la autenticidad de los documentos y la posibilidad de adulterarlos de algún modo sencillo. Cualquier persona que maneje planillas de cálculo, procesadores de texto o programas de edición de imagen podría abrir la factura en cuestión y cambiar el importe que figura en ella, los datos de consumo o la fecha. En otras palabras, podría falsificarla. Sin embargo, en principio, es imposible gracias a la firma electrónica.

Para garantizar la autenticidad y la validez de una factura digital, ésta se rubrica con una firma diital registrada

Para garantizar la autenticidad y la validez de una e-factura, ésta se rubrica con una firma digital registrada con anterioridad. Esta huella avala la integridad del documento y, si el recibo se modifica, queda invalidado. Los programas de gestión de contabilidad on line detectan que no hay concordancia entre el fichero original y el adulterado, y dan una señal de aviso. Al igual que ocurre con las facturas en papel, también hay copias de seguridad y resguardo en el caso de las electrónicas.

Es importante recordar que las e-facturas deben contener los mismos elementos que las tradicionales:

  • Número.
  • Fecha.
  • Razón social de quien la emite y quien la recibe.
  • NIF.
  • Domicilios de ambas partes.
  • Descripción de las operaciones.
  • Tipo impositivo.
  • Cuota tributaria.
  • Fecha en que se ha prestado el servicio (si es diferente al momento de emisión de la factura).

El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio subraya que, para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que otra emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una rúbrica electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y transmitirse de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.

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