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Organizar los mensajes de correo electrónico

Es imprescindible aprender a organizar y localizar los mensajes acumulados

Crear carpetas y filtros para organizar de forma automática el correo entrante es muy útil para manejarse si se reciben muchos mensajes diariamente. De hecho, el propio programa de correo sirve para conservar y localizar información de forma eficaz. Los filtros que se pueden añadir a los programas de correo también se pueden utilizar para combatir el spam (correo no deseado) o para responder automáticamente al email durante ausencias o vacaciones.

Crear carpetas

Hay quien borra todos los mensajes de correo electrónico nada más leerlos. Pero también hay quien prefiere o necesita mantenerlos porque, a fin de cuentas, es otra forma de guardar información en el disco duro del ordenador o en Internet que además puede ser muy útil si se maneja bien.

Dentro de un email, además de texto, puede haber enlaces, documentos, fotografías... y extraer toda esa información -pinchar en los enlaces y luego guardarlos en los favoritos, copiar los textos que interesen, guardar documentos y fotos en carpetas del disco duro, etc.- para luego eliminar el mensaje es más laborioso que conservarla dentro de los propios programas de correo. Pero para que esto sea realmente útil, es necesario organizar de alguna forma los mensajes entrantes, de forma parecida a como se hace con los archivos.

Organizar los mensajes en carpetas

Crear carpetas y subcarpetas dentro de la bandeja de entrada es tan sencillo como hacerlo mediante el explorador de archivos. Los programas de correo suelen traer por defecto varias carpetas que no se pueden eliminar:

  • Bandeja de entrada, donde se sitúan los correos cuando llegan.
  • Bandeja de salida, correos a la espera de ser enviados (donde se quedan los mensajes enviados si el ordenador no está aún conectado).
  • Elementos enviados, que almacena los mensajes que han salido correctamente.
  • Papelera, para los elementos eliminados que se puede vaciar automáticamente o no.
  • Borrador, para los mensajes a medio terminar.
  • Algunos webmail (correo web, como los de Yahoo! o Hotmail) incluyen la carpeta de 'Spam', donde se filtran los correos no deseados, que también puede encontrarse en cualquier programa de correo con un anti-spam instalado.

De lo que se trata es de crear nuevas carpetas por debajo de la Bandeja de entrada -aunque también se pueden crear dentro de las Bandeja de salida, de los elementos enviados o el Borrador- para ir colocando los mensajes entrantes según el tema, el remitente, las suscripciones a listas de correo, los mensajes interesantes... o cualquier fórmula que sea la más conveniente para cada usuario.

Una vez creadas las carpetas, se pueden arrastrar con el ratón los mensajes a cada una de ellas, pero lo más cómodo es que esto se haga de manera automática a través de reglas de mensaje o filtros, que se aplicarán a todos los mensajes nuevos.

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