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Pólizas para la celebración de congresos, convenciones y seminarios

Las pólizas específicas para cubrir este tipo de actos contemplan la cancelación o cambio de fecha del evento

Congresos y convenciones, jornadas, seminarios y simposios. El Turismo de Reuniones en España ha generado un impacto económico superior a los cuatro millones de euros debido a la celebración de 18.790 reuniones en 2007, según los datos publicados en el último informe del Spain Convention Bureau (SCB). Cualquier incidencia sufrida en un congreso puede suponer para sus participantes un alto costo en su actividad profesional, de ahí que las aseguradoras hayan creado pólizas específicas para congresos, entre las que se contempla la cobertura por cancelación del evento. Dada la creciente importancia de este sector en el mercado internacional de viajes, las compañías ofrecen también seguros de viaje que cubren los riesgos más habituales en este tipo de reuniones.

La póliza que cubre la cancelación, reembolso y notificación de cambios es la más útil, ya que es habitual que un congreso o convención sufra por una cancelación, cambio de fechas, de sede o la reducción de la duración. Cuando se dan estos supuestos, este tipo de pólizas garantiza el reembolso tanto de la reserva del hotel y la sede, como los restaurantes y los gastos de notificación del cambio a los asistentes. Con respecto al seguro de viaje para los participantes, además de cubrir los posibles riesgos desde que salen de su domicilio hasta que regresan (equipaje, asistencia médica, responsabilidad civil privada por daños involuntarios causados a terceros, gastos de anulación del congresista por su no asistencia al congreso...) ofrece un servicio de asistencia durante todo el día.

Los seguros cubren los posibles riesgos desde que el ponente sale de su domicilio hasta que regresa

El riesgo básico que se debe cubrir en un evento es la responsabilidad civil; garantizar la respuesta adecuada ante posibles accidentes de asistentes y conferenciantes, como caídas, intoxicación alimentaria... En primer lugar hay que dar una respuesta médica, y después afrontar económicamente la posible reclamación del perjudicado. Otro riesgo importante es el de contingencia, es decir, la imposibilidad de celebrar el acto por causas ajenas al organizador y al cliente (ausencia del conferenciante, lluvia, etc).

Coberturas

Las coberturas específicas para congresos son las siguientes:

  • Gastos por cancelación del congreso: se garantiza el reembolso de los gastos ocasionados por la cancelación del congreso que se produzcan a cargo del asegurado y le sean facturados por sus proveedores.
  • Gastos por cambio de sede: el asegurador se hará cargo de los gastos extraordinarios originados por el cambio repentino de la sede hasta un importe máximo equivalente al 10% de la suma asegurada para gastos de cancelación del congreso.
  • Gastos por cambio de fechas: la compañía se hace cargo de los gastos extraordinarios por cambio de fechas del congreso hasta un importe máximo equivalente al 10% de la suma asegurada para gastos de cancelación.
  • Gastos por reducción de la duración del congreso: si se reduce la duración del mismo, el asegurador abonará los gastos originados hasta un importe máximo equivalente al 10% del capital asegurado para gastos de cancelación.

Además, los seguros cubren las contingencias más comunes que pueden afectar a los asistentes:

  • Equipaje: robo y daños del equipaje o efectos personales (equipo fotográfico, material deportivo, etc.), hasta 300 euros. Demora en la entrega de más de 24 horas, reembolso de gastos incurridos por compra de artículos de aseo y ropa de primera necesidad, hasta 30 euros. Documentos de viaje, gastos de sustitución por pérdida o robo, hasta 60 euros. Apertura y reparación del cofre o caja de seguridad del hotel en donde se aloje el congresista, hasta 60 euros.
  • Accidente o enfermedad: incluye un servicio de asistencia con llamada a cobro revertido. Asmismo, cubre los gastos médicos, (quirúrgicos, farmacéuticos y de hospitalización) en el país de celebración del congreso y los derivados de una enfermedad o accidente ocurrido en el mismo. Para asistentes que no residan en el mismo país sede del congreso hasta 6.100 euros; para los que residan en el país en donde se celebre el evento hasta 1.500 euros. Otras contingencias que cubre esta póliza son la prórroga de estancia en el hotel por prescripción médica, de 36 euros hasta un límite de 360 euros; en caso de hospitalización, si dura más de cinco días, las aseguradoras abonan el billete de ida y vuelta para un familiar.
  • Repatriación: en caso de enfermedad o accidente, se organiza el transporte incluso en avión sanitario (si se procediera a una repatriación de un enfermo o herido siempre se efectuará a su país de residencia). Cuando se trata de fallecidos, se cubre ilimitadamente el traslado hasta el lugar de inhumación en España.
  • RECLAMACIONES DURANTE EL VIAJE

    Las reclamaciones relativas a equipajes, accidentes, demoras o responsabilidad civil se deben realizar al regreso del viaje, dirigiéndose a la dirección de la aseguradora que comercialice la póliza contratada. En caso de anulación de viaje, se debe avisar en el momento del suceso, antes del inicio del viaje.

    Si sucede un siniestro de responsabilidad civil, el titular de la póliza deberá presentar un escrito en el que consten detalladamente los hechos acaecidos y facilitar cuantos documentos hayan sido presentados por los perjudicados, indicando el nombre y dirección de los mismos. Tampoco se debe aceptar, negociar o rechazar ninguna reclamación sin la expresa autorización de la aseguradora en donde se tenga suscrita la póliza. Respecto a la posible anulación del seguro de viaje, se puede realizar siempre y cuando la póliza en cuestión no lleve gastos de anulación, y antes de que se inicie el viaje.

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