Ocho pautas para optimizar los correos electrónicos

La claridad empieza por uno mismo. En otras palabras: la mejor forma de conseguir respuestas claras a los mensajes de correo electrónico es mandar mensajes claros. La inmediatez del correo hace que muchos internautas pulsen el botón de envío sin apenas pensarlo, y a menudo el resultado es un correo que se queda sin contestar: la persona al otro lado de la conexión a Internet no tiene tiempo, o medios, para descifrar qué es lo que se espera de ella. Hay que pensar que a medida que se suman internautas a la Red, el tráfico del correo electrónico crece y el buzón se llena indiscriminadamente de todo tipo de mensajes.

Las que siguen son pautas de efectividad, y no de etiqueta, aunque también sea de buena educación no hacer perder el tiempo a los demás. Están claramente orientadas al entorno profesional, pero también se pueden emplear en los asuntos privados.

• Empezar por un asunto claro, breve y no redundante. Los asuntos que dicen simplemente «lo nuestro» o «el tema del que hablamos» son el equivalente de latas de conserva que dijeran simplemente «lata», en vez de dejar claro su contenido. Tampoco tiene sentido poner en el asunto el nombre del remitente (que ya tiene su propio renglón en el cliente de correo) ni el del destinatario (que ya sabe su propio nombre). Finalmente, no es lo mismo escribir «¿Qué haces mañana?» en lugar de «¿Vienes mañana a ver Rocky 7 en los cines Ideal a las 20.30?».

• Responder íntegramente en el asunto, si hay espacio. Una petición larga puede dar lugar a una respuesta breve. Por ejemplo, el siguiente asunto resume todo el mensaje: «Las llaves del coche están en la cocina». Es más práctico que escribir en el campo de asunto «Las llaves del coche» y obligar al receptor a abrir el mensaje para leer: «están en la cocina». Por supuesto, si se desea intimidad este método no es recomendable, pues cualquiera que acceda al ordenador, o pase casualmente por delante del mismo mientras el usuario consulta el correo, puede enterarse de asuntos que no le atañen.

• Ser directos. Ser directo significa ir al grano y no extenderse en párrafos de introducción. Si el usuario escribe, por ejemplo, a un amigo para preguntarle por una operación reciente, debe interesarse por la operación sin circunloquios, pues es posible que el recién operado esté recibiendo muchos mensajes similares y tenga el buzón lleno. Y un buzón lleno convierte el placer de recibir correos de amistades en una tarea engorrosa.

• Establecer una estructura gráfica de asuntos. Si se escribe por más de una razón, es muy conveniente que cada una vaya en un párrafo distinto para hacer más fácil que la otra persona conteste punto por punto. Hay que pensar que en el entorno profesional la recepción y contestación de correo tiende a ser muy rápida y a veces los históricos (el registro de los mensajes anteriores) se alargan demasiado, de modo que tener que revisarlos puede ser muy enojoso.

• Editar los mensajes a los que se contesta. No dejar que las filas de contestaciones se amontonen bajo el mensaje. Es bueno recortar sin piedad lo que ya no haga falta, y contestar punto por punto, intercalando las respuestas.

• Evitar el texto con formato. Muchos receptores reciben el correo en máquinas configuradas de manera distinta a la del emisor (tienen otro sistema operativo u otro programa de correo), o bien tienen necesidades distintas a las propias (poseen los tamaños de letra más grandes o los colores con más contraste porque tienen problemas de visión). También pude ocurrir que lean sus mensajes desde dispositivos limitados (teléfonos móviles y agendas electrónicas). Por esa razón no conviene usar los tipos de letra, tamaños y colores que nos proporcionan los programas de correo en modo html, pese a lo atractiva que pueda parecer la escritura gótica en color morado sobre un fondo de color naranja verdoso, por ejemplo.

• Evitar los archivos adjuntos en la medida de lo necesario. No es una regla general: los adjuntos están ahí para cuando se necesiten. Pero si se deben mandar dos páginas de texto que el receptor no necesita editar, es mejor hacerlo en el cuerpo del mensaje que adjuntar un documento de procesador de textos. En el otro extremo, si hay necesidad de mandar más de diez megabytes por el motivo que sea, merece la pena considerar la posibilidad de meter un CD en un sobre, ponerle un sello y echarlo a un buzón. Facilita las cosas el tener presente que mucha gente tiene una conexión menos rápida que la propia y que hasta los ordenadores más rápidos tardan en descodificar un archivo adjunto de un sólo megabyte.

• Usar correctamente la Copia Carbón y la Copia Carbón Oculta. Al igual que una sierra mecánica o la dinamita de un minero, los campos CC y CCO son herramientas de gran potencia, pero también son igualmente destructivas en manos inexpertas. El campo de Copia Carbón (CC) sirve para enviar un mensaje a terceras personas además de su destinatario principal. El campo de CC es sólo para la gente que tiene que leer sus mensajes sin darles respuesta. Si se espera respuesta de alguien, mejor ponerlo en el campo del destinatario principal.