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Proceso de creación de ficheros y sus tipos

El funcionamiento de las bases de titularidad pública y privada está regulado

  • Autor: Por
  • Fecha de publicación: miércoles 9 agosto de 2006
Entre los derechos de los consumidores se encuentran algunos fundamentales recogidos en la Constitución y otros desarrollados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Entre ellos se halla la regulación de la creación de ficheros de titularidad pública y privada y sus tipos.

Ficheros de titularidad pública

Su creación se tiene que publicar en el Boletín Oficial, en ella se tiene que hacer mención a los siguientes elementos:

- La finalidad del fichero y los usos previstos para el mismo.

-Las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos.

-El procedimiento de recogida de los datos de carácter personal.

-La estructura básica del fichero y la descripción de los tipos de datos de carácter personal incluidos en el mismo.

-Las cesiones de datos de carácter personal y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

-Los órganos de las administraciones responsables del fichero.

-Los servicios o unidades ante los que pueden ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

-Las medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible.

Ficheros de titularidad privada

Su creación la determinará el hecho de que los mismos sean necesarios para la consecución de los objetivos legítimos de la actividad de la entidad que lo cree. La creación debe cumplir los siguientes requisitos:

Notificación e inscripción registral: existe el deber de comunicación previa a la Agencia Española de Protección de Datos. Esta comunicación debe contener datos como el responsable del fichero, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo de datos de carácter personal que contiene, las medidas de seguridad, con indicación del nivel básico, medio o alto exigible y las cesiones de datos de carácter personal que se prevean realizar y, en su caso, las transferencias de datos que se prevean a países terceros.

Tipos específicos de ficheros de titularidad privada:

1.- Ficheros promocionales o profesionales de acceso público (guías profesionales):

- Estos ficheros incluirán únicamente los datos estrictamente necesarios para la finalidad del listado, la inclusión de datos adicionales por las entidades responsables del mantenimiento de dichas fuentes requerirá el consentimiento de la persona interesada, que podrá ser revocado en cualquier momento.

- Las personas interesadas tendrán derecho a que la entidad responsable del mantenimiento de los listados de los colegios profesionales indique gratuitamente que sus datos personales no pueden utilizarse para fines de publicidad o prospección comercial.

- Las personas interesadas tendrán derecho a exigir gratuitamente la exclusión de la totalidad de sus datos de acceso al público.

2.- Prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito (registros de morosos):

Estos ficheros hacen referencia al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias y únicamente se pueden nutrir de información proveniente de:

- Datos de carácter personal obtenidos de los registros y las fuentes accesibles al público establecidos al efecto.

- Informaciones facilitadas por el interesado o con su consentimiento.

- Datos de carácter personal relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. En estos casos se notificará a los interesados respecto de los que hayan registrado datos de carácter personal en ficheros, en el plazo de treinta días desde dicho registro, una referencia de los que hubiesen sido incluidos y se les informará de su derecho a recabar información de la totalidad de ellos, en los términos establecidos por la ley.

Para que se puedan inscribir datos en este fichero se deben cumplir los siguientes requisitos:

- Existencia de una deuda cierta, vencida y exigible que haya resultado impagada.

- Previo requerimiento de pago.

- No existencia de principio de prueba documental que aparentemente contradiga alguno de los requisitos anteriores.

3.- Ficheros con fines de publicidad y de prospección comercial:

Son aquellos creados por empresas que se dedican a la recopilación de direcciones, reparto de documentos, publicidad, venta a distancia, prospección comercial y etc. Tendrán derecho a la utilización de nombres y direcciones u otros datos de carácter personal cuando los mismos figuren en fuentes accesibles al público o cuando hayan sido facilitados por los propios interesados u obtenidos con su consentimiento.

Cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público, en cada comunicación que se dirija al interesado se informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento, así como de los derechos que le asisten.

Los interesados tendrán derecho a oponerse, previa petición y sin gastos, al tratamiento de los datos que les conciernan, en cuyo caso serán dados de baja del tratamiento, cancelándose las informaciones que sobre ellos figuren en aquél, a su simple solicitud.

Las empresas que se dedican a esta actividad, podrán solicitar del Instituto Nacional de Estadística o de los órganos equivalentes de las comunidades autónomas una copia del censo promocional, formado con los datos de nombre, apellidos y domicilio que constan en el censo electoral, teniendo cada lista un plazo de vigencia de un año.

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