Hacia un Registro Civil informatizado

Para inscribir el nacimiento de un niño, solicitar un documento concerniente al estado civil de un ciudadano o dar fe de un matrimonio es necesario contactar con una oficina determinada del Registro Civil, ya sea en persona o a través del correo ordinario. Si para realizar un trámite la Administración solicita datos como la partida de nacimiento, la de defunción de algún miembro de la familia o la inscripción de un divorcio, el ciudadano tiene que desplazarse hasta el lugar donde se hizo el asiento o realizar la solicitud por vía postal. Sólo en los supuestos en los que la inscripción ya conste en los Registros Civiles Informatizados puede hacerse de manera telemática. Pero, en todo caso, al no estar centralizada la información, hay que efectuar la petición en el lugar en el que está inscrita, algo que genera tiempos de espera y retrasa el trámite.

Uno de los objetivos que se persigue con el nuevo modelo es facilitar el acceso de la persona interesada a todos estos datos mediante el uso de las nuevas tecnologías. Con la reforma habrá un registro único con una base de datos común para toda España. La información relacionada con nacimientos, divorcios, defunciones o matrimonios estará centralizada, por lo que ya no será necesario solicitar su certificación en distintas localidades y las inscripciones no estarán dispersas como hasta ahora. Los ciudadanos podrán consultar todos los datos a los que tengan acceso a través de Internet o, si lo desean, en cualquier oficina del Registro Civil.

La “vida” de decenas de miles de españoles ya se ha digitalizado. A principios del pasado mes de enero se habían pasado a formato digital la mayoría de los asientos registrales que estaban inscritos a partir del año 1950, un proyecto arduo y complejo que ha consistido en informatizar los más de 7.000 juzgados de paz y los 431 registros civiles ubicados en juzgados de primera instancia de España, así como el Registro Civil Central.

A través de este proyecto se han escaneado más de 110.000 libros compuestos por 68 millones de páginas. Algunas localidades ya han terminado su trabajo de digitalización y está previsto que a mediados de 2010 el proceso haya terminado. El Registro Civil vigente desde 1957 se incorpora a la Sociedad de la Información y permite al usuario un mayor nivel de accesibilidad a sus datos, a la vez que minimiza las cargas burocráticas y las comparecencias personales.

El ahorro de tiempo y de desplazamientos es una de sus ventajas. No sólo en la consulta de los documentos, sino también en la inscripción. La mayoría de las visitas al juzgado que hasta ahora eran obligatorias, no tendrán que hacerse tras la reforma. Al estar todo el sistema informatizado, serán los centros sanitarios, los ayuntamientos o los órganos judiciales quienes remitan al Registro Civil por vía telemática la documentación necesaria para inscribir los nacimientos, matrimonios, divorcios o defunciones.

También reposará para siempre en los cajones el Libro de Familia, que dejará de ser de papel. El tradicional documento que acredita datos como el parentesco entre una pareja, o entre padres e hijos, tiene los días contados. Para algunos trámites como el empadronamiento de los niños en una localidad, el alta de los menores en la cartilla de la Seguridad Social o la solicitud de la prestación por desempleo -para el cálculo de la cuantía correspondiente- hasta ahora era necesario el Libro de Familia. Cuando la nueva ley entre en vigor, los documentos físicos casi dejarán de utilizarse.

En lugar del Libro de Familia, los ciudadanos tendrán un Código Personal de Ciudadanía. Cada nacimiento inscrito en el Registro Civil irá acompañado de una clave alfanumérica con la que la persona podrá realizar todos los trámites. Cada individuo, desde el día de su nacimiento, dispondrá de una ficha digital en la que se incorporarán todos sus datos y en la que constará todo su historial civil. La información dejará de estar dispersa y se concentrará en torno a cada ciudadano.

Los libros físicos tradicionales que están ubicados en las dependencias del Registro Civil y en los que se inscriben los nacimientos, matrimonios, divorcios o defunciones también se extinguirán y darán paso a una base de datos electrónica común.

Una novedad importante es que los funcionarios tendrán acceso directo a la información. Hoy en día, los datos no están centralizados, aparecen en distintos registros civiles o juzgados de paz y son los ciudadanos quienes tienen que obtener la documentación y presentarla. Con la reforma ya no será necesario pedir los certificados en un organismo y llevarlos a otro. Los trabajadores de la Administración tendrán los datos a su disposición desde cualquier oficina de España. La informatización supondrá una reducción de las cargas administrativas y una agilización de los procedimientos.

La modernización del Registro Civil conlleva su desjudialización. Pasa a configurarse como órgano administrativo, dependiente del Ministerio de Justicia y gestionado por funcionarios públicos. Con ello se descarga a los jueces de una función impropia, lo que les permitirá dedicarse en exclusiva a su función constitucional de juzgar y ejecutar lo juzgado. Será necesario modificar la Ley Orgánica del Poder Judicial para revisar el articulado donde se recogen las atribuciones de los juzgados y tribunales con respecto a sus funciones sobre el Registro Civil y adaptarlo a la nueva norma. Ello redundará en una sustancial mejora de la calidad y rapidez del sistema judicial.

Otra de las novedades que traerá consigo la modernización está relacionada con la pluralidad lingüística y el estado de las autonomías. El ciudadano podrá obtener las certificaciones en cualquiera de las lenguas oficiales del Estado. Además, se amplía la relación de actos que deben ser objeto de asiento para adaptarse al Derecho Civil autonómico. A partir de ahora se incluirán la autotutela, los apoderamientos preventivos o especialidades en materia de régimen económico del matrimonio.

Hasta el momento, hay un solo registro desde el punto de vista institucional integrado por 431 registros municipales, los registros consulares y el Registro Civil central. Además, hay 7.667 juzgados de paz que actúan como Registros Civiles municipales delegados.

Cuando se apruebe la ley se modificará la estructura, que será más simple. El nuevo Registro Civil se articulará en torno a tres órganos sin dependencia jurídica. Las oficinas generales serán su unidad básica y estarán encargadas de las funciones ordinarias. En cada comunidad autónoma habrá, al menos, una oficina y otra más por cada 50.000 habitantes. El segundo órgano será la oficina central y su función será inscribir las resoluciones de la Dirección General de Registros y del Notariado, los documentos auténticos extranjeros y encargarse de la cooperación jurídica internacional en materia registral. Las oficinas consulares serán las dependencias del Registro Civil en el extranjero, y no varían de modo sustancial respecto al actual modelo.