¿Alguna vez, tras un día ajetreado, has tenido la sensación de no poder recordar en qué has invertido todo tu tiempo? ¿O de que, pese a haber trabajado en diversas tareas, te ha faltado el alivio que produce haber dado carpetazo a algún asunto urgente? Pasa, sí, y aunque hayamos descansado como poco media hora. Y lo más probable es que sea así porque nuestra jornada haya transcurrido a trompicones entre las tareas importantes, las distracciones más habituales (redes sociales, mensajes y correos electrónicos) y, por último, el tiempo desperdiciado en tratar de organizarnos, o incluso en culparnos por no haber sido capaces de hacerlo. ¿Cómo ponerle freno? Las siguientes apps te ayudarán a no perder tanto el tiempo con el móvil y el ordenador.
Se calcula que pasamos una media de 1,38 horas diarias en las redes sociales, frente a las 2,53 que todavía dedicamos a ver la televisión. Aunque esta última siga siendo la reina en consumo de tiempo, hay una diferencia crucial que hace que Internet suponga un mayor riesgo para nuestra organización cotidiana: mientras que lo habitual es ver la tele durante unas horas concretas y consecutivas, la Web y las redes sociales nos acompañan en todo momento mediante los dispositivos móviles e interrumpen de forma constante nuestras tareas. A las horas que les dedicamos, debemos añadir la cantidad de tiempo y dispersión intelectual que genera su uso, algo difícil de determinar. Es decir, a menudo el mayor riesgo reside en que ni siquiera somos conscientes de cómo estamos empleando el tiempo.
¿Cuál es mi problema con las nuevas tecnologías?
Hablamos con Santiago Álvarez de Mon, experto en liderazgo y comportamiento organizacional, además de autor del libro ‘Mi agenda y yo: repensando nuestra relación con el tiempo’, entre muchos otros manuales y ejemplares divulgativos. Lejos de culpar a la Red y las nuevas tecnologías de nuestros sinsabores en la gestión de nuestra agenda, Álvarez de Mon señala la utilidad de los recursos que nos brindan y pone como ejemplo una videoconferencia: «Permite hablar con un hijo o un compañero que estén a gran distancia, ser más selectivo en los viajes y no necesitar desplazarte para ver a un jefe o un proveedor. Realmente nos hacen posible administrar mucho mejor nuestro tiempo».
Para este experto, el problema proviene de la superabundancia de medios «que exige al ser humano una inversión cada vez mayor para aprender a usarlos. Si no, al final el mundo digital se convierte en un maremágnum, en un tráfico ininterrumpido de correos; terminamos conectados a tres dispositivos a la vez, con la cabeza dispersa e incapaces de atarnos a la tarea o a la actividad requerida, pues la inteligencia artificial exige invertir en inteligencia humana. Esto no es culpa de la tecnología, sino de nuestra mala gestión de la misma. Y debemos tener en cuenta que la atención es una frontera diferencial entre la excelencia y la mediocridad».
La solución a estos problemas no es sencilla, y conviene ser precavido ante los atajos que a menudo se nos ofrecen para gestionar el tiempo. «Los tratamientos deben aplicarse en función del diagnóstico: si el problema que tengo tiene que ver con mi mala gestión del tiempo, la solución no puede provenir del mero uso de una app. Y no digo que esto no te pueda ayudar, pero lo que debes hacer es ir a la raíz del problema. Y este puede consistir en una mente dispersa, en haber perdido las riendas de tu propia agenda», sostiene el especialista.
Un buen comienzo para evitar la disipación mental consiste en planificar el tiempo atendiendo solo a lo esencial. Para ello, Álvarez de Mon propone emplear 10 minutos de la tarde del domingo para, con la agenda en la mano, pensar en «qué es lo importante que tenemos que hacer esa semana, cuáles son las cosas por las que nos pagan y qué decisiones necesitamos tomar. Conocer cuál es la esencia de tu trabajo y proteger esos pilares». También añade que es importante blindar el ocio en esa agenda: el tiempo que dedicas a tu familia, a tus aficiones, al deporte, etc. «Todo esto varía en función de si alguien se dedica a una profesión liberal en la que tiene más margen para gestionar su tiempo, o si forma parte de una estructura corporativa con ciertos tics culturales», reconoce.
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Apps para gestionar bien el tiempo
Hasta ahora, según un estudio llevado a cabo en los años 50 por el cirujano plástico Maxwel Maltz, se calculaba que el ser humano necesitaba al menos tres semanas para adquirir un nuevo hábito. Investigaciones posteriores estiman que el tiempo medio que nos lleva incorporar a nuestra vida una nueva costumbre es de dos meses, aunque, según la persona y el hábito que se desee adquirir, el plazo puede ampliarse hasta los 250 días.
Así que si uno quiere aprender a gestionar bien su tiempo, la forma más eficaz de hacerlo será fijarse una meta realista que pueda mantener durante un periodo, en vez de intentar abarcar mucho y abandonar estos propósitos a las pocas semanas. ¿Cómo hacerlo? Con las siguientes apps:
- Analizar nuestros hábitos. Antes de adquirir un hábito nuevo, necesitamos conocer bien nuestras costumbres actuales. Aplicaciones como App Usage o Estadísticas de la aplicación nos informan con precisión sobre el tiempo que invertimos utilizando las diversas funciones y programas de nuestro teléfono. Es algo similar a consultar nuestra báscula para comprobar si hemos engordado y contabilizar las calorías que ingerimos. Puede sernos útil para empezar a tomar conciencia de cuántas horas dedicamos a estos menesteres, y obrar en consecuencia si vemos que resultan excesivas.
- Evitar las distracciones. Identificados nuestros malos hábitos, deberemos aplicar programas como HelpMeFocus o AppBlock que aspiran a evitarnos toda distracción innecesaria, bloqueando las funciones de nuestro teléfono que nos arrebaten tiempo y atención. Es posible configurarlas para que desactiven las notificaciones, bloqueen las redes sociales de nuestra elección o nos permitan usarlas solo durante un tiempo diario determinado. E, incluso, la primera dispone de opciones premium tales como bloquear la desinstalación de la propia app, de forma que aunque estemos desesperados por incumplir las normas que nos hemos impuesto, no podamos dar marcha atrás y debamos cumplirlas. Es casi como volver al colegio y tener a un profesor estricto encima de nosotros durante un examen.
- Para el ordenador. Y, aunque nos estamos centrando en los teléfonos móviles, existen programas equivalentes para nuestros equipos. Focal Filter, Stay Focusd o Self Control funcionan de manera muy similar, ya que nos permiten, por ejemplo, hacer que Chrome no nos deje acceder a determinados sitios web durante nuestro tiempo de trabajo.
Por último, debemos evitar caer en el abuso de estos recursos o, de lo contrario, terminaremos más pendientes de utilizar diversos programas que de potenciar nuestra eficiencia. Podría pasarnos como a un fumador que pretende reducir el número de cigarrillos que fuma y carga con un estrés extra a raíz de obsesionarse por contabilizar su consumo en todo momento.
Terminamos con unas palabras de Santiago Álvarez de Mon: «La agenda que más me preocupa es la agenda mental, que consiste en saber que uno está en lo que está: que, al final del día, hayamos logrado hacer unas cuantas cosas razonablemente bien gracias a que solo hacíamos una al mismo tiempo. La filosofía multitarea es una trampa«.
