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Optimizar el uso de los servicios de correo electrónico

Gmail, Yahoo! Mail y Hotmail tienen muchas funcionalidades poco conocidas que pueden mejorar la gestión del e-mail

Img listas blancas Imagen: bruno neves

Configurar
filtros de mensajes para controlar el spam, activar el modo
“vacaciones”, crear cuentas de correo desechables,
redireccionar mensajes, incluir una firma personal en cada mensaje…
En los últimos años, los servicios webmail más
populares han desarrollado una serie de funcionalidades que hacen de
la gestión del correo electrónico una experiencia
similar, en comodidad, a la utilización de programas de
escritorio. La gran mayoría de los usuarios utilizan sus
cuentas de correo electrónico “online” de forma básica.
Es decir, no suelen aprovechar estas nuevas funcionalidades porque
las desconocen o no saben cómo configurarlas. Este reportaje
pretende hacer un repaso a características más
interesantes que incorporan Yahoo! Mail!, Hotmail y Gmail.

Entornos gráficos alternativos

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Los entornos
gráficos
evolucionan continuamente tratando de adaptarse a
las mejoras en diseño y usabilidad que se imponen en la Red,
así como a la mayor potencia de los procesadores de los
ordenadores. Lo mismo ocurre también en los servicios de
correo electrónico. Si sus versiones anteriores eran más
estáticas, menos plásticas y no permitían el uso
de tecnologías propias de las aplicaciones
web
como AJAX
(la de “pinchar y arrastrar” sobre la página web),
las más modernas se han adaptado y ofrecen una mayor
personalización del servicio y una mejor interactividad con
el mismo.


Los usuarios ya no se enfrentan a una página corporativa de la que no pueden modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno gráfico con elementos movibles

Así, los usuarios ya no se
enfrentan a una página corporativa de la que no pueden
modificar el aspecto, sino que se mueven en un entorno gráfico
con elementos movibles, intercambiables y que se pueden personalizar
según las necesidades del usuario. Yahoo!
Mail
y Hotmail son los que
más han apostado por nuevas versiones gráficas, pero
siempre dejando la posibilidad de utilizar las antiguas. El cambio de
versión se especifica claramente en la parte superior de la
página web del correo, de modo que con sólo pulsar el
ratón se pasa de un entorno gráfico a otro.

La razón por la que conservan la
alternativa de usar el entorno gráfico anterior es que estos
servicios tienen una gran base de usuarios que llevan más de
cinco años utilizando su apariencia gráfica “clásica”
y no desean cambiar a la nueva. Dicha posibilidad de elección
también se debe a los diferentes tipos de conexión de
los usuarios, ya que las versiones nuevas requieren un ancho de banda
de ADSL para funcionar óptimamente, cosa que no siempre se
tiene. También son menos accesibles que la versión
“clásica”, por lo que ésta se deja como
alternativa para usuarios con dificultades de visión o
cognitivas.


Filtros
Los filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos mediante palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o mediante la dirección de procedencia

La utilización de filtros de
correo es una de las aplicaciones más útiles que pueden
utilizar los usuarios de estas nuevas versiones gráficas,
tanto para organizar por temas los mensajes que les vayan llegando a
la bandeja de entrada como para defenderse mejor del spam. Los
filtros sirven para catalogar diferentes correos electrónicos
mediante palabras clave que figuren en el asunto del mensaje o
mediante la dirección de procedencia. A la vez que el filtro,
se puede preestablecer qué acción debe realizar el
servicio con los mensajes filtrados: eliminar, guardar para estudiar
su contenido…

Por ejemplo, a base de aplicar filtros,
los usuarios pueden ordenar de forma automática los mensajes
entrantes, clasificándolos y destinándolos a diferentes
carpetas, cada una con un nombre concreto. Estos filtros detectan
cadenas de texto en el asunto o el cuerpo del mensaje, o bien por la
dirección de correo electrónico del destinatario, y
saben que dicho mensaje tiene que ir a una carpeta u otra.

En el caso del spam, basta con abrir
unos cuantos mensajes y determinar las palabras clave más
frecuentes en los mismos para crear un filtro que mandará a
dicha carpeta el correo basura que no haya detectado el filtro que por
defecto trae el servicio. También se pueden crear filtros para
determinados correos comerciales que no se consideran spam pero de
los cuales se quiere posponer la lectura; basta con guardarlos en una
determinada carpeta para que no estorben en la bandeja de entrada.


Se pueden crear filtros para determinados correos comerciales que no se consideran spam pero de los cuales se quiere posponer la lectura

Yahoo! Mail permite realizar hasta 15
filtros de correos y se puede elegir una carpeta de destino o bien
crearla en el momento de crear el filtro. En el caso de Hotmail los
usuarios deben crear previamente las carpetas que quieran utilizar
antes de realizar un filtro.

Gmail,
en cambio, da unas opciones más generales a la hora de
realizar filtros, con diferentes tipos de combinaciones para

personalizar al máximo su creación.
Además, una vez creados, los usuarios pueden aplicar los filtros
sobre todo el correo ya recibido en la bandeja de entrada, que pueden
ser varios gigas. Esta característica resulta interesante por
el hecho de que estos servicios se utilizan a la vez de almacén
“online” de información, que puede ser ingente. Una buena
separación por carpetas temáticas ayuda a encontrar los
mensajes más recónditos.

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