La gestión de las cuentas de la comunidad de propietarios, a pesar de parecer una tarea sencilla, debido a circunstancias concretas puede complicarse mucho.
Entre las funciones de la junta de propietarios se encuentra la aprobación de las cuentas anuales y los presupuestos de ingresos y gastos, así como la autorización para llevar a cabo obras extraordinarias y de mejora y la tarea de recabar fondos para su ejecución. Pero, en primer lugar, conviene dejar muy claro que la contabilidad la realiza el presidente-administrador de la comunidad, quien, dentro de sus atribuciones, detenta la de ser habilitado para poder sacar dinero de las cuentas que tenga la comunidad cuando esto sea necesario, y siempre previo consentimiento y conocimiento del resto de vecinos del inmueble.
Normalmente los movimientos habituales son los ingresos correspondientes a la cuota de comunidad que a cada vecino le corresponde, por gastos generales o comunes de la comunidad. Si bien puede existir una sola cuenta corriente para todos los ingresos o varias, según se determine en la junta de propietarios.
A su vez, la cuota de cada vecino para contribuir a los gastos puede obedecer a las características del piso determinadas por el constructor en la escritura de obra nueva o bien puede ser la misma cantidad para todos fruto de un acuerdo de la junta de propietarios.
La contabilidad se complicará cuando se pretenda llevar a cabo una obra y haya que aprobar derramas para la consecución de la misma. Hay que tener en cuenta que, si bien para contribuir a los gastos comunes de mantenimiento, como son los de escalera o portal, las lonjas no se verán afectadas por éstos, en cambio cuando se aprueban derramas para obras hay que prestar especial atención a la escritura de obra nueva, ya que pueden estar o no exentos en estos casos. Lo habitual es que para gastos de fachada ,etc. tengan que contribuir.
Pero, ¿cuándo hay que presentar las cuentas anuales de gastos de la comunidad? Lo cierto es que la Ley de Propiedad Horizontal no dice nada al respecto, es decir no fija un mes en concreto, de lo que se deduce que dentro de cada ejercicio anual se presentaran las cuentas para la aprobación de la junta vecinal, como mínimo. Ya que se cambia de presidente-administrador cada 6 meses, será el presidente saliente quien deba presentar las cuentas en el total de su cargo. Pero no hay ninguna exigencia de que coincida el rendimiento de cuentas con la finalización del año. Puede ser del 1 enero al 31 de diciembre o bien del 1 de abril al 30 de marzo del año siguiente.
Las cuentas han de detallar todos los ingresos habidos y los gastos, así como las posibles deudas y su concepto y los deudores de la comunidad. No hay que olvidar que el dinero en caja, es decir, el dinero en metálico para los pequeños gastos también debe computarse en la contabilidad.
Ante cualquier error quien debe responder de su actuación es el presidente.
