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Soy autónomo, ¿qué gastos me puedo deducir?

Los gastos desgravables tienen que estar vinculados a la actividad económica del autónomo y han de estar justificados y registrados en sus libros de contabilidad

  • Autor: Por ANA PALOMO TRIGO
  • Fecha de publicación: 26 de octubre de 2012
Imagen: adri021

España se encuentra en el quinto lugar de Europa en número de trabajadores autónomos, por detrás de Italia, Reino Unido, Alemania y Polonia, como apunta un informe del Eurostat. Las elevadas tasas de paro han llevado a muchos españoles a recurrir al autoempleo como única forma de acceder al mercado laboral. De hecho, en septiembre de 2012 había en nuestro país un total de 3.043.562 autónomos, un 0,8% menos que a primeros de año, según la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA). Con estos datos, tal y como se detalla a continuación, es conveniente conocer qué gastos de los autónomos son fiscalmente deducibles, sobre todo cuando hacen la declaración trimestral del IVA o la del IRPF, tras haberse dado de alta en el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos).

Requisitos para deducir gastos

Los trabajadores autónomos, a la hora de realizar su actividad económica, tienen que afrontar una serie de desembolsos y obligaciones tributarias, además de unos pagos mensuales y trimestrales.

La deducción del IVA debe hacerse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura

La deducción de algunos de estos conceptos es esencial, porque de ella depende lo que se abonará a Hacienda en concepto de IRPF. Sin embargo, para que estos gastos sean fiscalmente desgravables han de cumplir los siguientes requisitos:

  • Deben estar vinculados a la actividad económica que desarrolla el trabajador autónomo.

  • Han de estar debidamente justificados (con sus correspondientes facturas, recibos, tiques, etc.) como necesarios para la realización de su actividad económica.

  • Tienen que estar registrados en la contabilidad o en los libros que están obligados a llevar los contribuyentes que desempeñan actividades económicas.

Qué gastos son fiscalmente deducibles

Entre los gastos más comunes que se pueden considerar como desgravables, se encuentran los siguientes:

  1. Consumos de explotación

    Son las adquisiciones de bienes corrientes que utiliza el autónomo para el ejercicio de su actividad profesional. Se consideran incluidos en este concepto las compras de mercaderías, materias primas, combustibles, envases, embalajes, material y mobiliario de oficina, etc., consumidos durante el ejercicio en la actividad económica. En el precio de compra deben incorporarse también los gastos de transporte, seguro, carga y descarga, etc.

  2. Sueldos y salarios

    Son los pagos que se realizan a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes y las retribuciones en especie.

  3. Seguridad social a cargo de la empresa

    Se incluyen aquí las cotizaciones del titular, además de las cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores.

  4. Otros gastos de personal

    Cuentan los gastos derivados de la formación del personal, las indemnizaciones por rescisión de relaciones laborales, los seguros de accidentes y las contribuciones a planes de pensiones del personal. Asimismo, es desgravable el pago a las Mutualidades de Previsión Social de profesionales no integrados en el régimen de Seguridad Social y cualquier otro pago relacionado con el personal al servicio de la actividad, como los obsequios.

  5. Arrendamientos y cánones

    Se refiere a los alquileres relacionados con la actividad, cánones, asistencia técnica y las cuotas de arrendamientos financieros que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables.

  6. Reparaciones y conservación

    Son los gastos de mantenimiento, repuestos o la adaptación de bienes materiales. No se incluyen aquí los desembolsos que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.

  7. Servicios de profesionales independientes

    En ellos se introducen los honorarios de notarios, abogados, economistas, auditores y las comisiones de agentes comerciales o de mediadores independientes que estén relacionados con la actividad económica del autónomo.

  8. Otros servicios exteriores

    Son los servicios que se contratan con terceras personas. Pueden ser en concepto de gastos de investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, propaganda y relaciones públicas, gastos de oficina y los suministros (agua, gas, electricidad y teléfono) de los locales donde se desempeña la actividad.

  9. Tributos fiscalmente deducibles

    Se refiere al Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI), el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y otros tributos estatales o municipales correspondientes a la actividad económica desarrollada.

  10. El IVA soportado

    Es el IVA derivado de las compras de bienes o servicios que realiza el autónomo. La deducción del IVA debe hacerse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura, debidamente desglosada, o se perderá el derecho a desgravación. Además, el IVA es deducible en la proporción que el gasto esté relacionado con la actividad. Esto significa que, si un pago está imputado al 50% a la actividad económica del autónomo, el IVA correspondiente solo será deducible al 50%.

  11. Gastos financieros

    Son los procedentes del uso de recursos financieros ajenos para gestionar la actividad de la empresa. Se refieren a los intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas o los intereses de demora correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias. No se meten aquí los que se derivan de la utilización de capital propio.

  12. Amortizaciones

    Incluye el importe del deterioro o depreciación del inmovilizado material o inmaterial relacionado con la actividad económica, siempre que se produzca por funcionamiento, uso y disfrute u obsolescencia.

  13. Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales

    Se alude al deterioro de: los créditos derivados por insolvencias de deudores (solo si no están respaldados por avales, seguros, etc.); los fondos editoriales, fonográficos y audiovisuales; y el inmovilizado intangible, con un máximo del 20% de los fondos de comercio que hayan sido adquiridos.

  14. Otros gastos deducibles

    Entre ellos se encuentran la adquisición de libros, la suscripción a revistas profesionales, los gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos o conferencias) y las cuotas a colegios profesionales, asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras. Asimismo, se pueden desgravar las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o los hijos menores de 25 años que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona y año.

  15. Otras provisiones deducibles

    • Las provisiones para riesgos y gastos acaecidos fuera de las actividades ordinarias y que no se espera que vuelvan a producirse de forma habitual.
    • Las provisiones fiscalmente deducibles. Solo los autónomos que tributen en estimación directa normal pueden desgravar las facturas no cobradas o los gastos asociados a las devoluciones de ventas.
    • Los incentivos fiscales al mecenazgo. La colaboración con determinadas entidades sin ánimo de lucro puede ser desgravable y está regulada en los artículos 25 al 27 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de Régimen Fiscal de las Entidades sin fines lucrativos y de los Incentivos Fiscales al Mecenazgo.

Gastos deducibles "especiales"

Entre los trabajadores autónomos hay una serie de partidas de gasto muy habituales que, debido al grado de vinculación a la actividad económica, presentan algunas peculiaridades y siempre generan dudas.

El autónomo puede desgravarse los gastos asociados al local donde desarrolla su actividad: alquiler, reformas, etc.

  1. Oficina o local utilizado para la actividad

    El trabajador autónomo puede desgravarse todos los gastos relacionados con el local donde desarrolla su actividad: alquiler, reformas, mantenimiento, suministros, teléfono, Internet y los gastos asociados a la hipoteca o el seguro. Si se adquiere un local para ejercer la actividad, se puede amortizar la inversión realizada.

    Cuando se comienza una actividad en un local o al trasladarse a una nueva oficina, hay que notificar a Hacienda los datos de dicho local, cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037 (Censo de empresarios, profesionales y retenedores). Estos formularios se pueden descargar desde la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

  2. Local u oficina en una vivienda

    Como en el caso anterior, se debe notificar a Hacienda, indicando el porcentaje del domicilio dedicado a la actividad. Lo normal es que sea una habitación o dos, por lo que afectará entre un 15% y un 50% del inmueble, como máximo. Los gastos asociados a la vivienda pueden deducirse en ese mismo porcentaje.

    Cuando se trata de un piso en régimen de arrendamiento, el autónomo debe saber que el alquiler de locales para negocios está gravado con el IVA. Para poder desgravarlo, el propietario puede hacer un contrato con IVA por el total de la vivienda o, al menos, uno separado por el arrendamiento del porcentaje utilizado para negocio.

  3. Vehículo particular y sus gastos asociados (mantenimiento, combustible, seguro, etc.)

    A efectos del IRPF, solo se admiten de forma íntegra como gastos los de los autónomos dedicados a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes. Los demás autónomos pueden deducirse estos gastos solo a través del IVA y hasta un 50%.

  4. Viajes y representación

    El autónomo puede desgravarse los gastos de desplazamiento en transporte público (avión, tren o taxi) y los de estancia en hoteles y gastos de manutención. Siempre debe acreditarse el carácter profesional, por lo que la realización de este tipo de desembolsos en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

  5. Vestuario

    Únicamente se admite el gasto en vestuario profesional, como uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio.

Hay que tener en cuenta que todos estos conceptos solo son desgravables cuando se justifica que son necesarios para la realización de la actividad económica.

Gastos no desgravables

Hay una serie de gastos que no pueden ser considerados deducibles. Se trata de conceptos como las sanciones, los recargos de apremio o por presentación fuera de plazo y las multas. Además, tampoco desgravan los donativos, ni los regalos a terceros, aunque sean clientes.


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