Conclusiones generales
Las aplicaciones web ofimáticas son una alternativa gratuita para editar textos, crear hojas de cálculo o realizar presentaciones sin necesidad de instalar uno de los programas tradicionales de escritorio como el Office de Microsoft. Se manejan a través de un navegador y sólo requieren una conexión a Internet. Reúnen además numerosas ventajas para colaborar con otros usuarios en la edición simultánea de documentos, algo impensable hasta la fecha, ya que habilitan numerosas y variadas opciones para desarrollar los más diversos trabajos en equipo.
¿Este tipo de programas pueden servir de reemplazo a las suites ofimáticas convencionales, como Microsoft Office u Open Office? Con el fin de responder a este interrogante, CONSUMER EROSKI ha analizado durante un mes los tres servicios más populares, todos ellos gratuitos para el usuario:
- Google Docs
- Zoho
- Thinkfree Online
Los tres se caracterizan por su sencillez de uso, sobre todo Google Docs que, como de costumbre en los productos del famoso buscador, apuesta por potenciar la usabilidad y por un diseño muy limpio. La curva de aprendizaje respecto a las aplicaciones que se instalan en el escritorio es mínima. Thinkfree es muy similar al Microsoft Office tradicional (el anterior a la última versión de 2007) y los botones cumplen las mismas funciones.
Los tres servicios coinciden en ofrecer tres aplicaciones básicas: el procesador de textos, la hoja de cálculo y el software de presentaciones. Google añade la posibilidad de enviar formularios, útiles para realizar invitaciones y confirmaciones de asistencia, mientras que Thinkfree dispone del extra de un editor WYSWYG que permite insertar en sus documentos diferentes contenidos de Internet, como fotos de Flickr o vídeos de YouTube. Sin embargo, Zoho sobresale en este aspecto con sus 12 aplicaciones distintas, entre ellas un wiki, un programa de correo electrónico, un calendario o un software para controlar otros ordenadores a distancia, con vistas a realizar un soporte técnico.
La mejor aplicación web ofimática…
Por su sencillez: Google Docs
Por exportar mejor los documentos: Zoho y Thinkfree
Para trabajar en equipo: Google Docs
Para trabajar de forma individual: Thinkfree
Por ser el más completo: Zoho
Por su diseño: Google Docs
Por su similitud con las aplicaciones de escritorio: Thinkfree
Más básicos
Estos programas no resultan tan completos como los que se instalan en el ordenador. Thinkfree proporciona más opciones de edición que el resto y Google Docs es el más básico. La colaboración de varias personas conectadas por Internet para trabajar en un mismo documento funciona bien en Google Docs y en Zoho, aunque siempre que se usa durante un periodo prolongado el programa funciona con lentitud.
Google Docs destaca por su mayor flexibilidad en este aspecto y hasta 10 personas pueden editar a la vez un texto, incluso dentro de un mismo párrafo. Sin embargo, Zoho ofrece un sistema menos ágil que bloquea el párrafo modificado para que no se solapen los cambios. Thinkfree se desmarca de sus dos rivales porque no contempla la edición simultánea y sólo se puede trabajar en los contenidos de forma individual.
En general, mientras los procesadores de texto trabajan con una agilidad similar a la de las aplicaciones de escritorio, las hojas de cálculo son más lentas y los programas de presentaciones proporcionan menos opciones (con Thinkfree y Zoho como los mejores) respecto al software correspondiente que se instala en el ordenador.
Por otro lado, Zoho y Thinkfree ofrecen un gigabyte para almacenar todos los documentos, una capacidad mayor que el límite de 5.000 archivos de Google Docs. La propuesta del buscador también queda la última de la prueba en cuanto al tamaño de los contenidos que se pueden cargar en el servidor. Zoho y Thinkfree han establecido un límite de 10 megabytes, mientras que Google Docs sólo iguala esta cifra cuando se trata de presentaciones y reduce el tamaño hasta los 500 kilobytes para textos y un megabyte para las hojas de cálculo. Google Docs y Zoho trabajan con los principales formatos ofimáticos, pero Thinkfree se olvida del soporte al OpenDocument, el estándar libre que utiliza Open Office. Los tres servicios exportan a PDF.
Este tipo de servicios ha incorporado una nueva prestación gracias a las aplicaciones ricas de Internet. Se puede trabajar, por tanto, sobre los archivos aunque no se tenga conexión a Internet y sincronizarlos con la versión del servidor más tarde. Así, es posible iniciar un viaje en tren, autobús o avión y trabajar sin conexión durante el trayecto para recuperarla cuando haya finalizado, momento en que se sincronizarán las dos versiones y se validará la más reciente. Zoho fue el primero en incorporar esta opción, paradójicamente con Gears, una tecnología de Google. Docs lo añadió en 2009, mientras que Thinkfree utiliza un programa convencional para desarrollar esta tarea.
Con el fin de crear documentos en colaboración, Google Docs es la mejor opción por su mayor facilidad de uso, mientras que Zoho es una apuesta segura para los interesados en disponer de diversas aplicaciones en un solo sitio destacando, además, por su hoja de cálculo. Por su parte, Thinkfree atrae a quienes desean trabajar en un sistema similar al Office tradicional, aunque la utilización que hace de Java origina que sea más lento en tareas como abrir o guardar los contenidos cuando se trabaja en conexión a la Red.
| Google Docs | Zoho | Thinkfree | |
|---|---|---|---|
| Soportan Office 2007 | No | Sólo el .docx | Sólo el .docx |
| Soportan ODF | Sí | Sí | No |
| Exportan a PDF | Sí | Sí | Sí |
| Número de programas | 4 | 12 (en su versión personal) | 4 |
| Edición en grupo simultánea | Sí | Sí | No |
| Capacidad del documento que se puede subir | Documentos: 500 KB; Presentaciones 10 MB; Hojas de cálculo 1 MB, PDF 10 MB | 10 MB | 10 MB |
| Enviar documentos por correo electrónico | Sí (también creación) | Sí | Sí |
| Número de tipos de letra | 11 (Verdana por defecto) | 24 (Verdana por defecto) | Las del equipo |
| Capacidad de almacenamiento | 5.000 documentos y 5.000 imágenes * | 1 GB | 1 GB |
Lo mejor: Facilidad de uso. Buscador interno dentro de los documentos. Corrector ortográfico.
Esta aplicación permite trabajar con los archivos ofimáticos más extendidos, como los de Microsoft Office con su versión anterior a 2007 (los .doc, .xls o .ppt) y los estándares libres de OpenDocument. Exporta a HTML, RTF, CSV y a PDF. Resulta llamativa la ausencia de los nuevos formatos de archivos que Microsoft lanzó con la edición 2007 de Microsoft Office, que sí incluyen parcialmente Zoho y Thinkfree. Igual que Zoho y Thinkfree, Google Docs permite compartir las tareas de creación en dos niveles, uno para invitar a colaboradores y otro sólo a lectores. Hasta 200 personas pueden tener permiso para editar los documentos de texto y las presentaciones, aunque de ellos sólo 10 pueden trabajar en un mismo documento a la vez. En el caso de las hojas de cálculo, el límite de editores asciende hasta 50 de forma simultánea. 
En la página de inicio de Google Docs, los contenidos se clasifican por carpetas gracias a la utilización de Ajax. Destaca el cuadro de búsqueda que rastrea los propios archivos guardados en el servidor con el fin de encontrar los términos deseados. Por otro lado, ofrece plantillas para diferentes documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Una prestación de gran utilidad para crear tarjetas de visita, listas de invitados o llevar la contabilidad doméstica, entre otras tareas.
En el procesador de textos destaca su corrector ortográfico, que personaliza su diccionario con los términos que designe el usuario, y sugiere alternativas a los posibles fallos. El sistema de búsqueda resalta de forma automática las palabras con un fondo amarillo. La creación automática de un texto por medio de un correo electrónico (a través de la extracción de la información del cuerpo del mensaje y el asunto) funciona con corrección y respeta los estilos que se hayan añadido en la redacción del mensaje, como las negritas o los enlaces. Sin embargo, el paso inmediato de un adjunto del correo electrónico al programa sin descargarlo es muy lento . 
En las hojas de cálculo se pueden añadir gráficos o “Gadgets”, pequeñas aplicaciones que muestran los datos de forma diferente. Por otro lado, es útil la creación de nombres de rango que agrupan varias celdas para simplificar las diferentes fórmulas. Se trata de una de las características más importantes ya que hasta ahora sólo estaba disponible en las hojas de cálculo de sobremesa, las más avanzadas. 
Lo mejor: Es el servicio que más aplicaciones ofrece, el más compatible con formatos ofimáticos. Posibilita chatear en los principales programas. Destaca su hoja de cálculo.
Zoho brilla por su compatibilidad con los formatos ofimáticos. Además de trabajar con los del Microsoft Office anteriores a 2007, como Google Docs y Thinkfree, también soporta el “.docx”, el sucesor del “.doc” en la versión 2007, los documentos a OpenDocument, el estándar libre; LaTex, un formato indicado para la publicación de libros de forma profesional; SXW, el formato original del Open Office, PDF, RTF, TXTi, CSV, TSV, XHTML y HTML.
Por otra parte, ofrece más prestaciones que el resto de los servicios analizados en el manejo del programa en móviles o a través de complementos para el navegador. Dispone de una versión para el iPhone del procesador de textos, la hoja de cálculo y el software de presentaciones y otra para los terminales con sistema operativo Windows Mobile. Por otro lado, incluye un complemento, Zoho Plugin -instalado en el Microsoft Office para guardar los textos y las hojas de cálculo en Zoho- con el fin de obtener una copia de seguridad o favorecer la colaboración en grupo. También ha realizado un complemento para Internet Explorer y Firefox que abre directamente los documentos con Zoho desde el menú del botón derecho. Otro aspecto positivo es que no se necesita registrarse en esta compañía para utilizar el servicio porque se puede acceder con los datos de las cuentas de Yahoo! y Google.
El procesador de textos no está diseñado con la sencillez del de Google Docs y los iconos se han colocado de manera desordenada. Por otro lado, es el servicio con mayor cantidad de tipos de letra, 24, con un tamaño que va de los 8 puntos a los 36, y sus prestaciones son más numerosas que en Google Docs. Se agradece la opción de “Page Setup”, situada en la parte superior de la página (su utilidad es la de poner un logotipo o el número de página, por ejemplo) y la parte inferior (para los datos de contacto). 
La hoja de cálculo de Zoho reúne más prestaciones que sus rivales; puede realizar macros, vincularse con datos externos a partir de RSS o CSV, crear tablas pivote o dar un formato condicional a las tablas. El programa de presentaciones proporciona más de 50 plantillas prediseñadas, de fácil acceso, a diferencia de Google Docs, donde deben buscarse en una página aparte. Además, cuenta con una surtida variedad de formas, clip arts, flechas, leyendas o estrellas. Como en el caso de Google Docs, se puede enseñar la presentación mientras se chatea con otras personas. Sin embargo, no permite introducir vídeos dentro de la misma.
Lo mejor: Su aspecto casi idéntico a los Office de escritorio. Numerosas prestaciones para la edición de textos.
Los documentos se comparten de manera distinta porque el sistema crea un enlace a una página web para visualizar el documento y luego brinda la posibilidad a los que no son usuarios de descargarlo para su edición en una aplicación ofimática tradicional, y de editarlo a los que sí lo son. 
Tal y como caracteriza a Zoho, no exige que los usuarios se registren en su sitio, y pueden utilizar su servicio directamente todas las personas que se hayan abierto una cuenta de Google. Thinkfree soporta el formato de texto del Office 2007 (.docx), los del Office tradicional, más RTF, TXT, PDF, XML y HTML. Es sorprendente que no permita almacenar en ODF, el estándar de Open Document aprobado por la ISO, a diferencia de Google Docs y Zoho. Sin embargo, es de gran utilidad que permita guardar de forma directa los archivos al ordenador. De esta forma, no se necesita exportarlos como sucede con Google Docs o Zoho sino que se puede trabajar de manera directa, aunque el programa funcione desde el navegador.
El procesador de textos dispone de una gran variedad de tipos de letra porque los toma del propio ordenador, y el tamaño de los mismos es el más amplío de todos los de la prueba de uso, desde 8 hasta 72 puntos. Cuando se trata de teclear las palabras o introducir estilos, el programa funciona muy bien, aunque se demora en guardar los documentos. Por sus características, es completo y permite realizar formatos de texto avanzados, con más opciones de edición que sus rivales. 
Por otra parte, las hojas de cálculo se sitúan en un nivel intermedio en cuanto a prestaciones entre Zoho, la mejor opción en este campo, y Google Docs. En las presentaciones cuenta con mayor número de opciones que los otros dos servicios; se pueden incrustar vídeos (AVI, MPEG, MOV), imágenes de Flickr o del ordenador, archivos de sonido MP3, WAV o MIDI y añadir animaciones personalizadas a cada diapositiva.
