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Facturar por Internet

Sólo el 0,3% de las empresas españolas utiliza sistemas de facturación electrónica

  • Autor: Por
  • Fecha de publicación: jueves 11 septiembre de 2008

En continuo crecimiento

/imgs/2008/03/empresaria-art.jpgVivir sin ordenador ni correo electrónico es casi impensable, estructurar una red de comercio con productos que no tengan códigos de barras, imposible. En este contexto, llama la atención el hecho de que las empresas aún mantengan archivados durante años miles de albaranes y facturas en papel, ya que lo ideal sería suplirlos por ficheros electrónicos que, además de añadir comodidad, ahorrarían espacio y tiempo. Esta “revolución” está a la vuelta de la esquina y, aunque no todos se han decidido, cada vez más pequeños empresarios y autónomos utilizan para llevar sus cuentas la factura electrónica , un medio seguro y eficaz.

Archivar, gestionar, ensobrar y enviar las facturas es un proceso en vías de extinción. De hecho, hace ya tres años la Asociación Española de Fabricantes y Distribuidores (AECOC) indicaba que en España circulaban cada mes por Internet más de dos millones de e-facturas; la cifra crece un 5% cada 30 días, ya que los recortes de coste por emisión y recepción de facturas alcanzan una media de 1,35 euros por unidad. Pero aunque las cifras parezcan alentadoras, sólo el 0,3% de los tres millones de empresas (incluyendo a autónomos, profesionales y pymes) que hay en nuestro país utiliza sistemas de facturación electrónica, según señala Julián Inza, coordinador del Grupo de Trabajo de Factura Electrónica de la Asociación multisectorial de empresas españolas de electrónica y comunicaciones (ASIMELEC). De dicho porcentaje, prácticamente la mitad opera a través de redes diferentes a Internet, sobre todo de redes EDI (Electronic Data Interchange).

Los recortes de coste por emisión y recepción de facturas alcanzan una media de 1,35 euros por unidad

El crecimiento en el último año, sin embargo, ha sido relevante, debido en parte al apoyo recibido desde la Administración (por ejemplo, para los proveedores de la Administración
Pública es obligatoria la factura electrónica). Además, según señala el coordinador de ASIMELEC, cabe destacar el esfuerzo de homogeneización de normativas respecto al tema de la facturación electrónica desarrollado por la Comisión Europea, legislada a través de la Directiva 2006/112. En España, el camino hacia la facturación a través del ordenador está trazado, y la norma más importante al respecto es el Real Decreto 1496/2003 de 28 de noviembre, acompañado de la Orden EHA/962/2007, la Orden PRE/2971/2007 y las leyes de Contratos del Sector Público, y la de Medidas de Impulso a la Sociedad de la Información. Pero, ¿qué es la factura electrónica y cómo puede llevarse a la práctica?

La factura electrónica

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. Consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos, según señalan desde Red.es, empresa encargada de impulsar el desarrollo de la sociedad en Internet. En el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, por su parte, se define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.

Hay dos operativas diferentes, la del emisor y la del receptor:

  • En la emisión, el aspecto fundamental es el de aplicar la firma electrónica a la factura.
  • En la recepción, lo más importante (además de comprobar la firma) es contar con un buen sistema de custodia digital para archivar las facturas electrónicas de forma segura.

Respecto al proceso de puesta en marcha de una factura electrónica, hay detalles -más o menos importantes según la dimensión de la empresa- que determinan que un proyecto de facturación de este tipo pueda ser muy sencillo o complejo. En todo caso, según señala Julián Inza, una buena implementación sería aquélla que lograse la “integración informática con los sistemas de contabilidad de la empresa”, especialmente en los casos en que se utiliza software del tipo ERP (Enterprise Resource Planning).

Se puede resumir el proceso de facturación electrónica del siguiente modo:

  • El ordenador del emisor genera la factura en un formato acordado con el destinatario. Los más habituales son PDF, XML Facturae, XML UBL, y EDI.
  • La factura debe incluir los mismos datos que una factura emitida por otro medio: CIF de emisor y receptor, direcciones de ambos, número de factura, fecha, detalles de los suministros, tipo de IVA, importe de éste, importe total…
  • Una vez generada la factura hay que incorporar una firma electrónica, lo que puede hacer el propio emisor, o un tercero (por ejemplo, su entidad financiera, ya que hay varias que prestan este servicio). También puede firmar el destinatario, si así lo tienen acordado. El formato de la firma electrónica depende del de la factura; lo más habitual son las firmas en PDF, XML (XadES), y EDI (Security Trailer). Los certificados más frecuentemente utilizados son los expedidos por ANCERT, Camerfirma y Firmaprofesional.
  • Una vez la factura está firmada de este modo, se hace llegar al destinatario a través de un sistema telemático, como Internet o una red EDI.
  • Todo este proceso puede hacerlo un tercero -habitualmente las entidades financieras con sus clientes-. Basta con que el sistema informático tome razón de la recepción de la factura y que informe a los responsables para que efectúen las últimas comprobaciones (presupuestarias, de conformidad con el suministro, de imputación al departamento responsable…) para autorizar después el pago.

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